Do końca kwietnia wszyscy płatnicy składek mają obowiązek sprawdzić zeszłoroczne rozliczenia i skorygować błędy. Niedopełnienie tego obowiązku może oznaczać zapłatę grzywny do 5 tys. zł. Jak najlepiej wywiązać się z tego obowiązku, aby nie narazić się na odpowiedzialność?

Andrzej Radzisław: Z tego obowiązku, wynikającego ?z art. 41 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, najprościej można się wywiązać przez powołanie specjalnej komisji. Dobrze, gdy w jej skład wejdą osoby na co dzień zajmujące się rozliczeniami z ZUS, np. kadrowa i księgowa. Powinny spisać protokół, w którym potwierdzą, że zweryfikowały dokumenty rozliczeniowe. Takiego raportu nie trzeba wysyłać do ZUS. Warto go jednak zachować dla potrzeb dowodowych, aby inspektor ZUS nie zarzucił w przyszłości, że ten obowiązek nie został wykonany.

Kiedy ZUS może nałożyć karę za niesprawdzenie prawidłowości danych przekazanych do ZUS?

Taka sytuacja następuje np. wtedy, gdy przedsiębiorca przez cały 2013 r. opłacał za pracowników ubezpieczenie medyczne, ale od tego przychodu nie opłacał składek. Jeśli na początku 2014 r. inspektor ZUS zakwestionuje te rozliczenia, ?a przedsiębiorca nie dokona korekt dokumentów do ?30 kwietnia, może się spodziewać nałożenia kary przewidzianej w tym przepisie.

Co w sytuacji, jeśli złożone prawidłowo dokumenty będą później wymagały korekty ze względu na konieczność dopłaty składki, bo np. zleceniobiorca podał nieprawdziwe dane o wysokości swoich zarobków?

Taki płatnik ma obowiązek złożyć korektę dokumentów ubezpieczeniowych. Nie ma to wpływu na odpowiedzialność osób zajmujących się rozliczeniami z ZUS za naruszenie złożonego wcześniej oświadczenia o prawidłowości rozliczeń z ZUS. Płatnik nie mógł po prostu wiedzieć wcześniej, że konieczna będzie korekta. W takich przypadkach płatnik może bazować wyłącznie na informacjach przekazanych przez ubezpieczonego. Nie wolno więc pociągnąć go do odpowiedzialności, gdy ubezpieczony przedstawi nowe informacje mające wpływ na wysokość składek lub gdy takie informacje przekaże mu ZUS.

Czy w takiej sytuacji ZUS może nałożyć na przedsiębiorcę opłatę dodatkową, przewidzianą ?w art. 24 ustawy systemowej, ?w wysokości do 100 proc. zaległej składki?

ZUS nie nakłada tej kary na płatników w takich sytuacjach. Opłata dodatkowa jest bowiem przewidziana do przypadków, gdy płatnik nie opłaca składek lub reguluje je w zaniżonej wysokości i jest to spowodowane okolicznościami leżącymi po jego stronie. Gdy zaś nie opłaca składek, ale wynika to ?z przyczyn od niego niezależnych – np. braku zapłaty za wykonane usługi, wypadku losowego – to ZUS takiej opłaty nie powinien wymierzać. Jeśli płatnik nie reguluje zaległości mimo wezwań, ZUS może złożyć wniosek o popełnieniu przez niego przestępstwa lub wykroczenia. Wobec płatnika, który jest osobą fizyczną, nie można zastosować obu tych sankcji łącznie.

Czy przedsiębiorca może bronić się przed nałożeniem bardzo dotkliwej opłaty dodatkowej przez ZUS?

Jak najbardziej. W takiej sytuacji powinien przekonać ZUS, że do zwłoki w zapłacie składek doszło bez jego winy. Wielu przedsiębiorców, którzy przejściowo tracą płynność finansową, ma bowiem dylemat, czy płacić wynagrodzenia pracownikom czy składki od ich pensji do ZUS. Jeśli przedsiębiorca ma zaległości z takich powodów, to nie powinien być karany. Musi jednak o tych okolicznościach poinformować ZUS. Może także wystąpić o odroczenie terminu płatności składek.

Andrzej Radzisław radca prawny, współpracuje z kancelarią LexConsulting.pl