Prawem ubezpieczeń społecznych rządzi, co do zasady, generalna reguła – pracownik podlega pod system ubezpieczeń tego państwa, w którym wykonuje pracę. Zasada ta dotyczy również polskich osób pracujących poza Unią Europejską. Jednak w pewnych sytuacjach mogą oni pozostać przy opłacaniu składek do polskiego ZUS.
Wyjątek ten dotyczy głównie pracowników oddelegowanych. To osoby wysłane przez polskiego pracodawcę w celu czasowego świadczenia pracy na jego rzecz poza terytorium UE.
Kwestia powiązań
Oddelegowanie – w odróżnieniu od zagranicznej podróży służbowej – polega na powierzeniu stałego wykonywania zadań poza miejscem dotychczasowej pracy przez pewien z góry ustalony czas.
W praktyce można spotkać różne formy prawne, z jakich korzystają szefowie, kierując podwładnych do pracy w innych krajach. Często angaż w Polsce ulega rozwiązaniu lub zawieszeniu (np. przez udzielenie urlopu bezpłatnego), a podwładny wykonuje swe zadania za granicą na podstawie umowy o pracę zawartej z lokalną firmą, powiązaną z polskim pracodawcą.
Należy jednak pamiętać, że takie rozwiązanie ma dla pracownika negatywne konsekwencje. Na czas pracy poza krajem trzeba go bowiem wyrejestrować z polskiego ZUS albo zgłosić przerwę w opłacaniu składek (w zależności od tego, czy angaż w Polsce został rozwiązany czy zawieszony). W tym przypadku obowiązek ubezpieczeniowy tej osoby powstanie w państwie oddelegowania.
Nieznajomość tych przepisów oraz ograniczona współpraca między systemami ubezpieczeń społecznych w Polsce oraz kraju trzecim, powodują liczne obawy po stronie pracowników. W szczególności nie mają pewności, czy ich składki z tytułu pracy za granicą zostaną w przyszłości uwzględnione przy kalkulacji świadczeń emerytalno-rentowych. Obaw tych można jednak uniknąć.
W jednym systemie
Pracownik może nieprzerwanie podlegać ubezpieczeniom w Polsce, mimo wyjazdu poza UE, jeśli firma skieruje go tam do pracy w zakresie dotychczasowego angażu. Dzieje się tak, gdy stosunek pracy nie został zawieszony ani rozwiązany, a jego strony podpiszą jedynie porozumienie, w którym zmienią warunki pracy na czas oddelegowania.
Takie porozumienie powinno regulować kwestie praktyczne, ważne dla stron. Chodzi m.in. o okres oddelegowania, miejsce przejściowej pracy, warunki powrotu do kraju, walutę, w której podwładny będzie wynagradzany. Aby zapewnić możliwość dalszego odprowadzania składek w Polsce, konieczne jest też, aby w czasie oddelegowania:
Spełnienie tych warunków umożliwia oddelegowanemu do kraju poza UE pozostać w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Nie będzie w tym czasie objęty systemem innego państwa.
Powyższa zasada jest regułą generalną. Może ona podlegać pewnym modyfikacjom w zależności od tego, czy z krajem, do którego pracodawca wysyła podwładnego, łączy Polskę umowa międzynarodowa.
Kraje umowne
Istnieje 9 krajów trzecich, z którymi Polska zawarła umowy międzynarodowe w sprawie zabezpieczenia społecznego >patrz tabela. Do tego grona jeszcze niedawno należała Chorwacja. Od 1 lipca 2013 r., wysyłając pracownika do pracy w tym kraju, należy już mieć na względzie regulacje unijne, które objęły to państwo jako członkowskie.
Umowy międzynarodowe nakładają na pracodawców obowiązek dokonania formalności, zapewniających ich podwładnym podleganie pod polski system ubezpieczenia w czasie oddelegowania. Przed wysłaniem podwładnego do kraju spoza UE, pracodawca musi złożyć we właściwej dla niego terenowej jednostce ZUS odpowiedni formularz, w którym określi warunki i czas oddelegowania. W terminie 7 dni ZUS ma przeanalizować sprawę i – w razie braku zastrzeżeń – poświadczyć fakt ubezpieczenia w Polsce. Tak potwierdzony formularz jest urzędowym dokumentem, stwierdzającym podleganie przez podwładnego polskim przepisom w zakresie ubezpieczeń społecznych w czasie oddelegowania.
O potwierdzeniu tego dokumentu ZUS niezwłocznie informuje instytucje odpowiedzialne za zabezpieczenie społeczne w kraju oddelegowania. Przesyła im kopię potwierdzonego druku. Kopie dokumentu otrzymuje też pracodawca i pracownik.
Jeśli po otrzymaniu potwierdzonego formularza zajdą zmiany w oddelegowaniu pracownika (np. wyjazd nie dojdzie do skutku lub pracownik wróci do kraju przed zamierzonym czasem), należy niezwłocznie powiadomić o tym ZUS. On powiadomi o tym instytucję w kraju trzecim.
ZDANIEM AUTORKI
Paulina Grotkowska adwokat Kruk i Partnerzy
Umowy międzynarodowe, co do zasady, powtarzają wymienione 3 warunki, które bezwzględnie muszą zostać spełnione, aby składki mogły być nadal opłacane w Polsce – chodzi o powiązanie zależności co do podporządkowania pracownika i jego wynagradzania. Zdarza się jednak, że wprowadzają one dodatkowe ograniczenia i warunki w tym zakresie. Dla przykładu czas zatrudnienia osoby skierowanej do pracy w Australii, Kanadzie czy USA nie może przekraczać 5 lat. Delegacja do Macedonii nie może natomiast trwać dłużej niż 2 lata. Zaś w Libii podwładny musi opłacać część składek zdrowotnych do tamtejszego systemu ubezpieczeniowego, mimo że zmuszony jest odprowadzać je również do polskiego ZUS. W tym ostatnim przypadku częściowo zachodzi tzw. zjawisko podwójnego ubezpieczenia. Niestety niemożliwe do uniknięcia.