Składki ZUS od diet dla pracowników delegowanych do pracy za granicą

Wynika to z reguł naliczania składek za te osoby. Za pracownika, który w czasie oddelegowania do pracy w innym kraju nadal objęty jest ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym w Polsce, składki nalicza się na ogólnych zasadach. Trzeba jednak pamiętać o dwóch odstępstwach:

Więcej na jedzenie

Od 1 marca 2013 r. obowiązuje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Po zmianach podniesiono nie tylko stawkę polskiej diety (z 23 zł na 30 zł), ale również większość diet zagranicznych. Ponadto dominującą walutą do rozliczeń jest teraz euro.

Te zmiany są korzystne nie tylko dla wysyłanych w delegacje służbowe, którzy otrzymają wyższe należności za czas takiego wyjazdu. Pozwolą zaoszczędzić również tym pracownikom, którzy nie są w podróży służbowej, lecz czasowo ich miejsce pracy znajduje się poza granicami Polski. Zapłacą mniej na ZUS, bo zwiększenie diet zwolni większą część ich przychodów z oskładkowania.

Kolejność działań

Aby ustalić kwotę podstawy, od której trzeba opłacić składki za wysłanego do pracy za granicę, trzeba kolejno:

Krok 1

Zsumować przychody, które podlegają oskładkowaniu. Należy przy tym pomijać składniki płacowe wolne od opłat na ZUS takie jak wynagrodzenie chorobowe, zasiłki i przychody wymienione w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Krok 2

Ustalić równowartość diet, które można odliczyć. Chodzi tu o stawki należne pracownikom sfery budżetowej, czyli wymienione w powołanym rozporządzeniu właściwe dla kraju wykonywania pracy.

Diety wolno przy tym odliczać tylko za dni pracy i dni rozkładowo wolne od pracy (np. soboty, niedziele, święta). Nie można zmniejszać podstawy do oskładkowania o równowartość diet za dni urlopu – ani wypoczynkowego, ani bezpłatnego, a także za dni niezdolności do pracy, za które zatrudniony otrzymał wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek.

Podstawy do oskładkowania nie zmniejszą zatem diety za dni przypadające na czas wakacji, urlopu bezpłatnego, a także pobierania świadczeń chorobowych i macierzyńskich – niezależnie od tego, czy zatrudniony przebywał w czasie tej nieobecności w kraju, czy za granicą.

Krok 3

Od przychodu do oskładkowania odjąć równowartość diet.

Na etapie, kiedy trzeba przeliczyć należności ustalone w obcej walucie na złote, należy zastosować kurs średni walut obcych ogłoszony przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Tak wynika z art. 11a ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.).

Krok 4

Sprawdzić, czy ustalona podstawa wymiaru składek nie jest niższa od najniższej stawki, jaką wskazuje § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. – czyli czy jest to co najmniej prognozowane na dany rok przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej. W 2013 r. jest to kwota 3713 zł.

Gdy wynik tych działań okaże się wyższy niż stawka minimalna, składki trzeba opłacić od ustalonej kwoty. Jeżeli jednak będzie niższy – opłaty na ZUS należy obliczyć od stawki nie niższej niż prognozowane wynagrodzenie.

Tę miesięczną najniższą stawkę do opłat można zmniejszyć tylko wtedy, gdy:

Jeśli nie miały miejsca żadne z tych okoliczności, składki za cały miesiąc trzeba naliczyć i opłacić od kwoty nie niższej niż prognozowana płaca.

Przykład

Na podstawie poświadczonego przez ZUS formularza A1 pracownik wykonuje czasowo pracę na terenie Słowacji, a ubezpieczeniami nadal objęty jest w Polsce. Jego miesięczny przychód za czas tej pracy to 11 000 zł. Pensję za marzec br. otrzymał 29 marca.

Aby ustalić podstawę wymiaru składek na jego ubezpieczenia za marzec, pracodawca musi:

Gdyby stawka diety się nie zmieniła, podstawa wymiaru składek za marzec byłaby wyższa o 1136,37 zł:

31 dni (33 euro x 4,1866 zł) = 4282,89 zł

11 000 zł – 4282,89 zł = 6717,11 zł