Podstawę wymiaru świadczeń chorobowych należnych pracownikowi ustala się uwzględniając przede wszystkim wynagrodzenie za pracę za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc absencji zdrowotnej. Dodatkowo zwiększyć ją mogą inne składniki pensji, w tym wynagrodzenie roczne. Warunkiem ich wliczania jest to, by nie przysługiwały za okres niezdolności do pracy.

Ustalona podstawa wymiaru zasiłku przysługującego u tego samego pracodawcy będzie tak długo niezmienna, dopóki między okresami poszczególnych niezdolności do pracy nie wystąpi przerwa obejmująca przynajmniej trzy pełne miesiące kalendarzowe.

- Nasz pracownik chorował w ubiegłym roku, do 21 grudnia. Ponownie zachorował 15 lutego. W styczniu 2013 r. otrzymał trzynastkę za 2012 r. Świadczenie to jest proporcjonalnie zmniejszane za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Jak ustalić podstawę wymiaru świadczenia tej osoby? Czy do wynagrodzenia chorobowego należnego od lutego br. mamy wliczyć trzynastkę za 2012 r.?

– pyta czytelnik.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi – zgodnie z art. 36 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.; dalej ustawa zasiłkowa) – przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W razie krótszego zatrudnienia, ustala się średnią z pensji wypłaconych za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia.

Wynagrodzenie to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę należności na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe (tj. łącznie zwykle 13,71 proc.). Przy czym pod uwagę bierze się przychód uzyskany u tego samego płatnika składek w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego z tego samego tytułu (np. kolejnych umów o pracę), w trakcie którego powstała niezdolność do pracy.

Nie tylko zasadnicze

W podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, oprócz płacy zasadniczej, uwzględnia się również składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne, kwartalne, czy roczne, od których odprowadzana jest składka chorobowa.

Jednak samo opłacanie tej składki nie oznacza jeszcze, że dany składnik uwzględnia się w rachunkach. Zgodnie z art. 41 ust. 1 płatnik zasiłku ma obowiązek pomijać te elementy płacy, do których pracownik nie traci prawa w okresie pobierania zasiłku, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego świadczenia.

Z zasady decydujące znaczenie mają tu postanowienia układów zbiorowych pracy lub przepisy o wynagradzaniu, które regulują uprawnienia do konkretnych składników wynagrodzenia w okresie absencji zdrowotnej. Jeżeli jednak te regulacje milczą w tej kwestii, płatnik powinien uznać, że dany składnik wynagrodzenia nie jest wypłacany za okres pobierania zasiłku i wliczyć go do podstawy wymiaru zasiłku (chyba że w rzeczywistości wypłacał to świadczenie za czas choroby i jest w stanie to udowodnić).

Jeśli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez cały rok, za który otrzymał nagrodę roczną, to w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia się ją w wysokości proporcjonalnej do liczby pełnych przepracowanych przez niego wówczas miesięcy. Tak samo należy postąpić, gdy przez część roku zatrudniony przebywał na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym.

Wsteczne miesiące

Składniki wynagrodzenia (np. premie i nagrody) przysługujące za okresy miesięczne dolicza się – zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy zasiłkowej – do przychodu za miesiąc, za który zostały wypłacone. Natomiast elementy płacy przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc uwzględnia się w rachunkach na zasadach określonych w art. 42 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej, tj.

- premie kwartalne dolicza się w wysokości stanowiącej 1/12 sumy premii wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (w razie krótszego zatrudnienia – odpowiednio proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy pracy w kwartałach poprzedzających chorobę),

- nagrodę roczną wlicza się w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (lub w innej proporcji adekwatnej do liczby faktycznie przepracowanych miesięcy).

Przykład

Pani Janina, zatrudniona od 1 czerwca 2012 r., w styczniu 2013 r. otrzymała nagrodę roczną za rok poprzedni. Nagroda ta jest proporcjonalnie zmniejszana za czas pobierania zasiłku chorobowego, opiekuńczego i macierzyńskiego. Pracownica zachorowała w lutym br.

Obliczając podstawę wymiaru przysługującego jej wynagrodzenia chorobowego, do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od czerwca 2012 r. do stycznia br. pracodawca doliczy nagrodę roczną w wysokości 1/7 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający zachorowanie, tj. proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia.

Niezmienna podstawa

Podstawy wymiaru świadczenia, które pracownik nabył u tego samego pracodawcy, nie oblicza się na nowo, jeżeli prawo do niego uzyskał bez dnia przerwy po poprzedniej płatnej absencji zdrowotnej lub pauza była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe.

Nie ma znaczenia, czy po przerwie trwającej krócej niż trzy miesiące kalendarzowe zatrudniony nabędzie prawo do tego samego, czy innego rodzaju zasiłku (np. po zasiłku chorobowym świadczenie za czas opieki nad chorym dzieckiem). Przepis ten ma zastosowanie także przy obliczaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, o którym mowa w art. 92 kodeksu pracy, a które ustala się według zasad obowiązujących przy naliczaniu zasiłku chorobowego.

Wyjątkiem zmiana etatu

Powyższa reguła nie ma zastosowania tylko wtedy, gdy doszło do zmiany wymiaru czasu pracy i wystąpiła przerwa w pobieraniu zasiłku. Wówczas zasiłek należny po przerwie trzeba ustalić od nowej podstawy wymiaru, nawet jeśli pauza w niezdolności do pracy była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe.

Przykład

Panu Jerzemu, zatrudnionemu na 1/2 etatu, od 1 lutego br. zwiększono wymiar czasu pracy do 3/4 etatu.

Pracownik pobierał zasiłek opiekuńczy za czas opieki nad chorym 3-letnim synem od 28 stycznia do 4 lutego 2013 r. (osiem dni), a następnie od 11 do 15 lutego 2013 r. (pięć dni). Podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego za okres od 28 stycznia do 4 lutego 2013 r. stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten, w którym pracownik nabył prawo do zasiłku opiekuńczego, tj. od stycznia do grudnia 2012 r. (tj. płaca przed zmianą wymiaru czasu pracy).

Ponieważ od 1 lutego br. pan Jerzy pracuje na 3/4 etatu, pracodawca na nowo ustalił podstawę wymiaru przysługującego mu zasiłku opiekuńczego za okres od 11 do 15 lutego 2013 r. w oparciu o wynagrodzenie po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za luty 2013 r. (mimo że w niezdolności do pracy wystąpiła tylko sześciodniowa przerwa).

Nie zawsze na korzyść

Pracownik, o którego pyta czytelnik, chorował do 21 grudnia ubiegłego roku. Poza wynagrodzeniem zasadniczym przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie roczne. Podstawę wymiaru zasiłku/wynagrodzenia chorobowego za czas grudniowej absencji stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres od grudnia 2011 r. do listopada 2012 r. oraz 1/12 dodatkowej płacy rocznej wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, tj. za 2011 r.

Od 15 lutego br. pracownik ponownie zaczął chorować, nabywając z tego tytułu prawo do wynagrodzenia chorobowego. Ponieważ przerwa między okresem pobierania świadczeń chorobowych trwała krócej niż trzy miesiące kalendarzowe (przypadała na styczeń), podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi ten sam przychód, od którego naliczono wcześniejszy zasiłek chorobowy.

W tej sytuacji wypłacenie nagrody rocznej za 2012 r. nie ma wpływu na podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Dopiero w razie, gdyby w niezdolności do pracy tej osoby wystąpiła przerwa trwająca co najmniej trzy miesiące kalendarzowe, pracodawca będzie musiał uwzględnić nagrodę roczną wypłaconą w br. za 2012 r.

Przykład

W październiku 2012 r. pani Katarzyna przez dziesięć dni pobierała zasiłek opiekuńczy z tytułu opieki nad chorą 8-letnią córką. Pracownica uprawniona jest do nagrody rocznej zmniejszanej proporcjonalnie za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Podstawę wymiaru zasiłku opiekuńczego stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od października 2011 r. do września 2012 r. oraz nagroda roczna za 2011 r. Od 17 lutego br. pracownica nabyła prawo do wynagrodzenia chorobowego.

W związku z tym, że przerwa między okresami pobierania zasiłku opiekuńczego a wynagrodzeniem chorobowym trwała trzy miesiące kalendarzowe (listopad, grudzień i styczeń), to podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy ustalić z nowego okresu. Będzie ją stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane od lutego 2012 r. do stycznia br. oraz 1/12 część nagrody wypłaconej za 2012 r.