W którym państwie należy odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne

Współcześnie pracodawcy coraz częściej oddelegowują pracowników do wykonywania pracy w innym państwie (najczęściej w ramach Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego), np. w związku z realizacją zagranicznych kontraktów.

Jednocześnie, również pracownicy często decydują się na zatrudnienie u kilku pracodawców z różnych państw członkowskich UE lub EOG. Niewątpliwie swoboda przepływu osób, międzynarodowe powiązania gospodarcze, jak i poszukiwanie możliwie najszerszego kręgu potencjalnych klientów sprzyjają takim krokom.

Należy jednak pamiętać, że takie działania pracodawców i pracowników wiążą się z możliwością powstania dodatkowych obowiązków z zakresu ubezpieczeń społecznych, prawa pracy czy prawa podatkowego.

Jedną z problematycznych kwestii może być ustalenie zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym pracowników oddelegowanych do pracy za granicą, jak również pracowników wykonujących w tym samym okresie pracę na terenie kilku państw. W takich przypadkach należy bowiem rozważyć, czy składki powinny trafić do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych, czy też do systemu ubezpieczeń społecznych innego państwa.

System unijny

Państwa członkowskie UE co do zasady mają swobodę w kształtowaniu systemów ubezpieczenia społecznego. Jednak pogłębiająca się wspólnotowa integracja spowodowała, że pewien zakres zagadnień dotyczących ubezpieczeń społecznych został uregulowany przepisami rangi unijnej.

Chodzi m.in. o zasady opłacania składek w przypadku wykonywania pracy na terenie kilku państw członkowskich. Ma to na celu koordynację systemów zabezpieczenia społecznego. Regulacjami tymi objęte są również państwa wchodzące w skład EOG i Szwajcaria.

Zgodnie z prawem UE, jedną z naczelnych zasad ustalania właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych jest zasada miejsca wykonywania pracy. W myśl tej zasady pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu w państwie, w którym pracuje. Nie ma zatem znaczenia, gdzie pracownik mieszka, bądź gdzie jego pracodawca ma siedzibę.

Druga z naczelnych zasad unijnych dotyczących ubezpieczeń społecznych przewiduje, że w danym okresie składki na ubezpieczenie społeczne należy opłacać tylko w jednym państwie. W przypadku pracy w kilku państwach, składki odprowadzane są więc tylko w jednym państwie od sumy wszystkich wynagrodzeń otrzymywanych przez pracownika.

Jak nietrudno zauważyć, w pewnych przypadkach powyższe zasady wzajemnie się wykluczają. W celu zapewnienia spójności obu zasad, przepisy UE zawierają wiele wyjątków od zasady opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w miejscu wykonywania pracy. W szczególności odstępstwa te dotyczą:

- pracowników czasowo oddelegowanych do wykonywania pracy w innym państwie;

- pracowników zwykle wykonujących pracę w dwóch lub kilku państwach;

- szczególnych kategorii pracowników określonych w przepisach unijnych, m.in. urzędników służby cywilnej.

Czasowe oddelegowanie

Istota oddelegowania pracownika polega na zmianie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka wymaga zawarcia umowy pracownika z pracodawcą np. w formie aneksu do umowy o pracę. Jedynie w przypadku oddelegowania na okres krótszy niż trzy miesiące, pracodawca nie musi uzyskać zgody pracownika. Co istotne, należy odróżniać pojęcie oddelegowania od unormowanej w kodeksie pracy instytucji podróży służbowej, zwanej potocznie delegacją, która polega na wykonaniu określonych czynności poza miejscem pracy w ramach polecenia pracodawcy.

Z uwagi na silny związek pomiędzy pracodawcą a oddelegowanym pracownikiem oraz na zakładany powrót pracownika do pierwotnego miejsca pracy, prawo UE zezwala na opłacanie składek za takiego pracownika w państwie, z którego został on oddelegowany.

Skorzystanie z tej regulacji wymaga jednak spełnienia łącznie kilku warunków:

a) okres oddelegowania (poza wyjątkowymi przypadkami) nie jest dłuższy niż 24 miesiące;

b) pracownik nie jest wysyłany w celu zastąpienia innej oddelegowanej osoby;

c) pracodawca prowadzi normalnie działalność w państwie członkowskim, z którego pracownik jest oddelegowany;

d) istnieje bezpośredni związek pomiędzy delegującym przedsiębiorstwem a oddelegowanym pracownikiem.

Ad. a)

Okres oddelegowania (co do zasady nie dłuższy niż 24 miesiące) wskazany jest w zaświadczeniu A1 (czym jest ten dokument, wyjaśniamy niżej). Może on jednak ulec zmianie, jeżeli pracownik nie mógł wykonywać swojej pracy z uwagi na zajście nieprzewidzianych okoliczności. W takiej sytuacji, pracodawca lub pracownik mogą wystąpić z wnioskiem o wydłużenie pierwotnego okresu, poprzez nieuwzględnienie koniecznej przerwy (musi ona wynosić co najmniej dwa miesiące).

Ad. b)

Zakaz oddelegowania pracownika w celu zastąpienia innej osoby ma na celu uniknięcie wykorzystywania przez pracodawców regulacji dotyczących oddelegowania do powtarzającego się wysyłania pracowników za granicę na te same stanowiska i w tych samych celach. Regulacje te mają bowiem na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych związanych z ubezpieczeniami społecznymi pracowników jedynie tymczasowo wykonujących pracę za granicą.

Ad. c)

Pracodawca prowadzi normalnie działalność w państwie oddelegowania, jeżeli prowadzi znaczną część działalności w tym państwie. Aby określić tę „znaczną część", należy brać pod uwagę następujące kryteria:

- miejsce siedziby i administracji przedsiębiorstwa;

- liczbę zatrudnionych w danym państwie pracowników;

- miejsce rekrutacji delegowanych pracowników;

- miejsce zawierania większości umów z klientami;

- ustawodawstwo mające zastosowanie do zawieranych umów z klientami i pracownikami;

- liczbę umów wykonywanych w danym państwie;

- obroty osiągane w typowym okresie dla danego pracodawcy; jeżeli udział obrotów uzyskiwanych w państwie oddelegowania wynosi co najmniej 25 proc., to może to być uznane za wystarczający wskaźnik, jeżeli zaś wysokość obrotów jest niższa, to dana sytuacja wymaga pogłębionej analizy;

- okres, przez jaki pracodawca posiada siedzibę w danym państwie.

Jeżeli działalność pracodawcy w państwie oddelegowania ograniczona jest jedynie do zarządzania wewnętrznego, to opisywany wymóg nie zostanie spełniony.

Ad. d)

Przesłanka zachowania bezpośredniego związku pomiędzy delegującym pracodawcą a oddelegowanym pracownikiem jest spełniona, jeżeli pracownik nadal podlega zwierzchnictwu pracodawcy. Do oceny tego związku należy po stronie oddelegowującego pracodawcy uwzględnić takie elementy jak:

- odpowiedzialność za rekrutację;

- zobowiązania dotyczące wynagradzania pracownika;

- wyłączne prawo delegującego pracodawcy do rozwiązania umowy o pracę;

- prawo do określania charakteru pracy, ale niekoniecznie konkretnych czynności związanych z wykonywaniem pracy;

- prawo do podjęcia działań dyscyplinarnych;

- trwałość umowy o pracę przez cały okres oddelegowania.

Praca w kilku państwach

Drugim wyjątkiem od zasady opłacania składek w miejscu wykonywania pracy jest sytuacja, w której pracownik normalnie wykonuje pracę na terenie co najmniej dwóch państw. W takim przypadku pracownik podlega zabezpieczeniu społecznemu w kraju zamieszkania, jeśli:

- wykonuje w nim znaczną część pracy, lub

- nie wykonuje w nim znacznej części pracy, ale jest zatrudniony przez dwóch lub więcej pracodawców mających siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich innych niż kraj zamieszkania pracownika;

- podlega zabezpieczeniu społecznemu w państwie, w którym jego pracodawca ma siedzibę lub miejsce wykonywania działalności, jeżeli nie wykonuje znacznej części pracy w kraju zamieszkania oraz:

- jest zatrudniony przez jednego pracodawcę, lub

- wykonuje pracę na rzecz co najmniej dwóch pracodawców mających siedzibę w tym samym państwie, lub

- jest zatrudniony przez dwóch lub więcej pracodawców mających siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych państwach, z których jedno jest jego miejscem zamieszkania.

O wykonywaniu znacznej części pracy w kraju zamieszkania można mówić, jeśli zaistnieje co najmniej jedno z dwóch kryteriów:

- czas pracy w kraju zamieszkania stanowi co najmniej 25 proc. łącznego czasu pracy pracownika, lub

- wynagrodzenie uzyskane w kraju zamieszkania stanowi co najmniej 25 proc. łącznego wynagrodzenie pracownika.

Zaświadczenie A1

Możliwość skorzystania z odstępstw od zasady opłacania składek w miejscu wykonywania pracy wymaga dopełnienia formalności, w tym uzyskania zaświadczenia A1 (dawniej E 101), potwierdzającego, w którym kraju wnioskodawca zobowiązany jest do opłacania składek.

Zaświadczenie A1 jest wydawane przez organ państwa, w którym wnioskujący ma zamiar kontynuować opłacanie składek. Po przedłożeniu zaświadczenia A1 w drugim państwie potwierdza ono prawo pracownika do dalszego opłacania składek na ubezpieczenie od sumy wynagrodzeń w kraju, z którego pracownik został oddelegowany, bądź w kraju zamieszkania.

Spór o dokument z ZUS

Trybunał Sprawiedliwości UE wydał 4 października 2012 r. wyrok (C-115/11) w sprawie polskiej spółki Format. Osią sporu była możliwość otrzymania przez pracownika zaświadczenia E-101 (obecnie A1) z uwagi na normalne wykonywanie pracy w kilku państwach.

Spółka Format, mająca siedzibę w Polsce, prowadziła działalność w zakresie budownictwa na terenie innych niż Polska państw członkowskich UE i zatrudniała pracowników w Polsce. W umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania wskazano kilka państw członkowskich UE. Poczynając od 2006 r., spółka zawarła z jednym z pracowników, mającym miejsce zamieszkania w Polsce, trzy umowy o pracę na czas określony.

Umowy nie były zawierane bezpośrednio po sobie. Wszystkie określały miejsce pracy na terenie kilku państw członkowskich UE. W praktyce, w ramach pierwszej i drugiej umowy, pracownik pracował tylko we Francji, a w przypadku trzeciej umowy tylko w Finlandii.

W trakcie obowiązywania drugiej umowy ZUS odmówił pracownikowi zaświadczenia E101. Uznał, że nie był on osobą zwykle zatrudnioną na terytorium kilku państw członkowskich. Wskazał też, że pracownik może być uznany za osobę oddelegowaną przez pracodawcę do pracy w innym państwie.

Sąd, który rozpatrywał odwołanie spółki, potwierdził stanowisko ZUS-u, zgodnie z którym pracownik nie był osobą zwykle zatrudnioną na terytorium kilku państw, wykonywał bowiem pracę przez okres kilku miesięcy na terytorium jednego państwa (Francji, a potem Finlandii).

W tej sprawie oczywiste było, że pracownika nie można było uznać za oddelegowanego do pracy w innym państwie, gdyż Format nie prowadził w Polsce znacznej części działalności. W konsekwencji jedyną możliwością opłacania składek z tytułu wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi w Polsce było uznanie, że jest on pracownikiem zwykle pracującym w kilku państwach.

Sąd apelacyjny nabrał wątpliwości co do właściwego rozumienia pojęcia „osoba zwykle zatrudniona" na terytorium kilku państw członkowskich. W związku z tym zwrócił się z pytaniem prejudycjalnym do Trybunału.

Ten zaś orzekł, że „osoba, która na podstawie kolejnych umów o pracę wskazujących jako miejsce jej świadczenia terytorium kilku państw członkowskich pracuje w rzeczywistości w okresie obowiązywania każdej z tych umów w jednym czasie wyłącznie na terytorium jednego z tych państw, nie może być objęta zakresem pojęcia osoby zwykle zatrudnionej na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich". Trybunał przychylił się w ten sposób do interpretacji przepisów rozporządzeń unijnych dokonanych przez ZUS i sąd pierwszej instancji.

Jednocześnie w różnych miejscach

W konsekwencji, zgodnie z orzeczeniem TSUE, za pracownika zwykle wykonującego pracę w kilku państwach można uznać kogoś, kto wykonuje pracę na terenie kilku państw w jednym czasie (np. dwa dni w tygodniu dla jednego pracodawcy, a trzy dni w tygodniu u drugiego).

Takim pracownikiem nie jest natomiast osoba, która co pewien okres zmienia państwo miejsca pracy, a praca w poszczególnych miejscach w danych okresach ma charakter ciągły (np. praca przez pół roku w Niemczech, a przez kolejne pół roku w Holandii).

Niezależnie od tego, istotne są również rozważania Trybunału dotyczące zakresu analizy stanu faktycznego dokonywanej przez organ wydający zaświadczenie A1.

Sędziowie wskazali, że dla potrzeb oceny tego, czy przewidywane czynności składają się na pracę wykonywaną w sposób więcej niż incydentalny na terytorium kilku państw, należy przede wszystkim brać pod uwagę treść umowy o pracę. Jeżeli jednak zachodzą wątpliwości co do tego, jak faktycznie była wykonywana praca, to organ wydający zaświadczenie może wziąć pod uwagę również inne okoliczności. Trybunał wymienił m.in.:

- sposób, w jaki wcześniej wykonano postanowienia podobnych umów o pracę;

- okoliczności zawarcia umów o pracę;

- cechy charakterystyczne i metody prowadzenia działalności przez danego pracodawcę.

Trybunał wskazał wręcz na obowiązek ustalenia przez organ wydający zaświadczenie faktycznej sytuacji pracownika, bez względu na brzmienie umowy i w razie konieczności do odmowy wydania zaświadczenia. Natomiast w sytuacji, gdy organ wydał zaświadczenia A1, a następnie wyszły na jaw okoliczności wskazujące, że zaświadczenia takiego nie należało wydać, organ zobowiązany jest do cofnięcia zaświadczenia.

Na ogół pracodawcy i pracownicy mogą dążyć do uzyskania zaświadczenia i w konsekwencji kontynuowania opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w dotychczasowym państwie. Pozwala to przede wszystkim uniknąć problemów

natury administracyjnej, zarówno w związku z płatnością składek, jak i ewentualnym otrzymywaniem świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego. W niektórych przypadkach pracownikowi lub pracodawcy może natomiast zależeć na zmianie miejsca opłacania składek.

Może to być związane z potencjalną optymalizacją kosztów. Trzeba jednak pamiętać, że organy odpowiedzialne za ubezpieczenia społeczne mogą w przyszłości weryfikować, czy składki zostały zapłacone w odpowiednim państwie. Ewentualne stwierdzenie nieprawidłowości będzie prowadzić do konieczności ubiegania się o zwrot nienależnie zapłaconych składek i zapłatę składek we właściwym państwie.

Należy pamiętać, że do chwili obecnej ZUS wydając zaświadczenia A1, skupiał się na treści umowy o pracę. Biorąc jednak pod uwagę brzmienie omawianego wyroku Trybunału, ZUS może w szerszym zakresie analizować faktyczne wykonywanie pracy w ramach danej umowy o pracę.

Podstawa prawna:

- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego;

- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonania rozporządzenia nr 883/2004;

- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 465/2012 z 22 maja 2012 r. zmieniające rozporządzenie nr 883/2004 oraz rozporządzenie nr 987/2009.

Izabela Ukonu jest starszym konsultantem w Accreo Taxand

Rafał Kran jest konsultantem w Accreo Taxand