Zgodnie z § 2.1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 24 kwietnia 2012 r., poz. 444) podstawowym dokumentem do podjęcia wypłaty świadczeń przez ZUS u pracowników jest zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3.
Wynagrodzenie oraz jego składniki należy podać w ZUS Z-3 w wysokości niepomniejszonej o kwotę zapłaconych składek społecznych w części finansowanej przez pracownika. Pomniejszenia tego dokona ZUS, obliczając podstawę wymiaru zasiłku.
Składnik roczny wynagrodzenia należy wpisać w pkt 14 zaświadczenia ZUS Z-3. Gdy pracownik nie przepracował pełnego roku z przyczyn usprawiedliwionych, składnik taki należy wykazać na poziomie faktycznie wypłaconym. Przed uwzględnieniem go w podstawie wymiaru zasiłku ZUS to uzupełni. W tym celu należy podać liczbę dni, które pracownik przepracował, oraz te, które powinien przepracować, wskazując jednocześnie przyczynę, dlaczego tego nie zrobił przez pełny rok.
Jeżeli składnik wynagrodzenia przyjmuje się do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, gdyż zmniejsza się za czas choroby, ale w inny sposób niż proporcjonalnie, nie uzupełnia się go do wysokości, jaka przysługiwałaby, gdyby podwładny pracował przez wszystkie dni. Wypełniając wtedy ZUS Z-3, należy podać kwotę tego składnika wynagrodzenia, bez wpisywania liczby dni roboczych przepracowanych i tych, które dla pracownika były robocze w danym okresie roku.
Co i gdzie wpisać
Od 25 maja br. czytelniczka musiała przekazać wypłatę zasiłku chorobowego do ZUS, gdyż stan zatrudnienia do 20 ubezpieczonych nie uprawnia ją do wypłacenia tego świadczenia.
Przekazując do ZUS zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA, dodatkowo musi wypełnić zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3. W jego pkt 12 wykazuje wynagrodzenie osiągnięte przez pracownicę od kwietnia 2011 r. do marca br. Jeżeli przysługuje ono w stałej miesięcznej wysokości, należy wypełnić kolumnę 6 tabeli. Jeżeli natomiast ma wynagrodzenie zmienne, należy uzupełnić kolumnę 7 pkt. 12.
Nagrodę roczną uzyskaną przez pracownicę za 2011 r. należy wpisać w pkt 14 druku ZUS Z-3 w wysokości faktycznie wpłaconej przez zakład, nie pomniejszając jej o składki finansowane przez pracownika. Ponieważ nagroda roczna została pomniejszona, gdyż pracownica korzystała z zasiłku opiekuńczego, a więc za czas niezdolności do pracy, należy podać liczbę dni, które przepracowała oraz jakie miała obowiązek przepracować w 2011 r.
Przed przyjęciem nagrody rocznej do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego ZUS to uzupełni. Gdyby to pracodawca uzupełniał nagrodę roczną i wpisał to w takiej kwocie w ZUS Z-3, mogłoby to zawyżyć podstawę wymiaru zasiłku i doprowadzić do jego nadpłaty.
