W zaświadczeniu od płatnika tylko przychód ze składką i zasiłki

Płatnik składek powinien uwzględnić w zaświadczeniu potwierdzającym przychód te wszystkie jego składniki, które zgodnie z przepisami stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.

Co więcej, nawet jeśli płatnik zwolniony był z naliczania składek od tych wypłat, powinien je ująć w wystawianym zaświadczeniu. Należy bowiem odróżnić to, że dany przychód jest osiągnięty ze źródła stanowiącego tytuł do ubezpieczeń społecznych, od tego, że faktycznie składki nie zostały odprowadzone, bo są płacone z innego tytułu (np. w przypadku umowy-zlecenia wykonywanej przez pracownika, którego wynagrodzenie jest co najmniej równe kwocie minimalnej płacy).

Druk dla pracownika

Jeśli zaświadczenie sporządza pracodawca dla swojego pracownika, co jest najczęstszą sytuacją, powinien on uwzględnić w tym dokumencie przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jest to nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe.

Ponadto, jeśli firma podpisała ze swoim pracownikiem dodatkową umowę cywilnoprawną (np. zlecenia, agencyjną czy o dzieło) albo podwładny wykonuje taki  kontrakt na rzecz pracodawcy (choć zawarł ją z innym podmiotem), to przychody z tych umów też trzeba wykazać.

Pomijane składniki

Ustalając przychód pracownika uprawnionego do świadczenia lub zasiłku przedemerytalnego wykazywany w wystawianym zaświadczeniu, pracodawca powinien pominąć te elementy, od których nie odprowadza się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wymienia je szczegółowo § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Należą do nich m.in.:

- nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat,

- odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy,

- ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika,

- świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

- zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby.

Od sierpnia 2010 r. przepisy tego rozporządzenia w sprawie zwolnienia niektórych przychodów ze składek stosuje się odpowiednio do zleceniobiorców i osób pracujących na podstawie umów o świadczenie usług. Jeśli więc zleceniodawca wystawiający zaświadczenie wypłacił zleceniobiorcy uprawnionemu do świadczenia przedemerytalnego wymienione w tym rozporządzeniu składniki, powinien je pominąć przy ustalaniu kwoty przychodu.

Do kwoty przychodu nie należy doliczać tych składników, które są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne, poza: wynagrodzeniem za czas niezdolności do pracy wypłaconym na podstawie art. 92 kodeksu pracy, zasiłkami chorobowym, macierzyńskim i opiekuńczym, świadczeniem rehabilitacyjnym, zasiłkiem wyrównawczym, a także świadczeniem bądź dodatkiem wyrównawczym.

Przykład

Spółka X zatrudnia od kilku lat na umowę o pracę pana Jana, uprawnionego do świadczenia przedemerytalnego. Z tego tytułu od 1 marca 2011 r. do 29 lutego 2012 r. osiągał on stałe miesięczne przychody w  wysokości 1800 zł. Oprócz tego od 1 marca 2011 r. podpisał ze swoim pracodawcą dodatkową umowę-zlecenia, z tytułu której do lutego 2012 r. dostawał co miesiąc 1000 zł brutto.

W zaświadczeniu o przychodach pracownika za poprzedni rok rozliczeniowy spółka musi wykazać kwotę obejmującą przychód zarówno z umowy o pracę, jak i ze zlecenia (sumę zarobków brutto).

Przykład

Pani Halina pracuje w ramach stosunku pracy od 1 maja 2011 r. Pracę podjęła po tym, jak uzyskała prawo do świadczenia przedemerytalnego.

W poprzednim roku rozliczeniowym pracownica otrzymała, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, nagrody za III i IV kwartał 2011 r., a za okres przebywania na zwolnieniu lekarskim w lipcu i sierpniu 2011 r. - wynagrodzenie chorobowe i zasiłek.

Wystawiając zaświadczenie potwierdzające zarobki uzyskane przez nią w poprzednim roku rozliczeniowym, pracodawca musi wykazać wszystkie te wypłaty.

Z kolejnych miesięcy

W poprzednich latach, wystawiając zaświadczenie o zarobkach, płatnicy nie musieli wykazywać przychodu w poszczególnych miesiącach rozliczanego okresu. Wystarczyło, gdy wskazali sumę zarobków za cały rok rozliczeniowy. To się zmieniło od 1 marca 2011 r.

Począwszy od roku rozliczeniowego trwającego od 1 marca 2011 r. do 29 lutego 2012 r., ZUS może rozliczyć przychód zarówno w wariancie rocznym, jak i miesięcznym, w zależności od tego, który będzie korzystniejszy dla osoby uprawnionej (szczegóły niżej). Aby wybór formy rozliczenia był możliwy, płatnik składek powinien wykazać w zaświadczeniu zarobki świadczeniobiorcy w rozbiciu na poszczególne miesiące rozliczanego okresu.

Przykład

Pracodawca zatrudnia nieprzerwanie od 1 stycznia 2007 r. pana Romana, uprawnionego do świadczenia przedemerytalnego. W poprzednich latach, wystawiając zaświadczenie za rozliczany okres, wpisywał jedynie całoroczną kwotę jego przychodu.

W zaświadczeniu za rok rozliczeniowy trwający od 1 marca 2011 r. do 29 lutego 2012 r. również może tak zrobić. Oprócz tego powinien jednak poinformować, jakie zarobki osiągnął pracownik w poszczególnych miesiącach.

Istotna data wypłaty

Wystawiając zaświadczenie do celów rozliczenia z ZUS, płatnik składek powinien pamiętać o jeszcze jednej zasadzie. Otóż, na prawo do świadczenia bądź zasiłku przedemerytalnego za poprzedni rok rozliczeniowy wpływa przychód, który został wypłacony w tym okresie.

I tylko te kwoty płatnik powinien uwzględnić w wystawianym zaświadczeniu. Musi przy tym  przyporządkować poszczególne wypłaty do tego miesiąca, w którym zostały zrealizowane (postawione do dyspozycji osoby ubezpieczonej).

Ale i od tej zasady przewidziany jest wyjątek. Jeśli bowiem w poprzednim roku rozliczeniowym płatnik wypłacił przychód z tytułu działalności wykonywanej przed ustaleniem prawa do zasiłku/świadczenia przedemerytalnego, to nie wpływa on na jego zawieszenie lub zmniejszenie, mimo że został wypłacony już po ustaleniu uprawnień. Dlatego nie należy wykazywać go w zaświadczeniu.

Przykład

Firma wypłaca wynagrodzenia ”z dołu”, tj. za dany miesiąc do 10. dnia następnego miesiąca. W marcu 2011 r. wypłaciła pracownikowi, panu Adamowi, uprawnionemu do świadczenia przedemerytalnego, pensję za luty 2011 r., czyli za okres przypadający przed rozpoczęciem poprzedniego roku rozliczeniowego obejmującego miesiące marzec 2011 r. – luty 2012 r.

Z kolei wynagrodzenie przysługujące za luty 2012 r. zostało wypłacone w marcu 2012 r., a więc już po zakończeniu tego okresu rozliczeniowego.