Zasadniczo zgłoszenie o pracy szczególnej wykonywanej w danym roku (na druku ZSWA) należy składać do 31 marca następnego roku kalendarzowego. W tym roku termin ten się przesunie z soboty na poniedziałek 2 kwietnia.
Jest to zgodne z art. 57 § 4 kodeksu postępowania adminstracyjnego, który mówi, że jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni (roboczy). Zgodnie z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 czerwca 2011 r. (I OPS 1/11) sobota jest dniem równorzędnym z dniem ustawowo wolnym od pracy w rozumieniu art. 57 § 4 k.p.a.
W tym czasie zgłaszamy okresy wykonywania pracy „szczególnej” w 2011 r. zarówno obecnych, jak i byłych pracowników.
Przykład
Pracownik wykonywał pracę w warunkach szczególnych od 2009 r. do dnia rozwiązania umowy o pracę, czyli do 31 maja 2011 r. Informację o wykonywaniu przez niego pracy w szczególnych warunkach z wykazanym faktycznym okresem tej pracy (1.01 – 31.05.2011 r.) trzeba przesłać do ZUS do 2 kwietnia 2012 r. (łącznie z informacjami za innych zatrudnionych).
Czasem w trakcie roku
Są dwie sytuacje, kiedy płatnik nie może czekać ze złożeniem ZSWA. Druk ten składa w trakcie roku kalendarzowego, gdy:
• pracownik wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej (płatnik ma na przekazanie ZSWA siedem dni od dnia zgłoszenia wniosku o świadczenie), lub
• płatnik znalazł się w stanie upadłości lub likwidacji (przekazuje to zgłoszenie najpóźniej w dniu przesłania wyrejestrowania firmy jako płatnika na ZWPA).
Podsumuj okresy pracy „szczególnej”
Począwszy od 2010 r. w formularzu ZSWA należy wykazywać okresy, za które faktycznie została opłacona składka na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP). Wyjątkiem było zestawienie sporządzane w 2011 r., w którym trzeba było wykazać pracę szczególną wykonywaną w 2009 r. i w 2010 r., mimo że obowiązek opłacania składek na FEP istnieje dopiero od 2010 r.
Przykład
Pracownik zatrudniony na cały etat wykonuje pracę w warunkach szczególnych od 2009 r. W 2011 r. korzystał z dwóch urlopów wypoczynkowych, 14– i 10-dniowego. W dokumencie ZSWA, który pracodawca sporządza za 2011 r. po raz pierwszy (identyfikator 001), musi wykazać tę osobę z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i podać następujące dane:
• kod pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze 131,
• okres: 1.01.2011
– 31.12.2011,
• wymiar czasu pracy: 1/1.
Okres urlopu wypoczynkowego należy uwzględnić jako okres pracy w szczególnych warunkach.
>patrz rysunek.
Płatnik nie decyduje, który okres zasługuje na wykazanie w informacji. Trzeba w niej wpisać każdą pracę szczególną, za czas której opłacono składkę na FEP, choćby trwała jeden dzień.
Wypełniając ZSWA, należy jednak pomijać okresy, za które nie była należna składka na FEP. Trzeba więc wyłączyć czas niewykonywania pracy, za który pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (art. 12 ustawy o emeryturach pomostowych), a także okresy:
• urlopu wychowawczego,
• służby wojskowej.
Z ZSWA musi bowiem wynikać okres, w jakim pracownik nie wykonywał pracy szczególnej z powodu np. własnej choroby.
Przykład
Pracownik jest zatrudniony od 2005 r. przy ręcznym formowaniu wyrobów szklanych w hucie szkła. Jest niezdolny do pracy z powodu choroby od 27 października 2011 r.
W bloku III.B. druku ZSWA należy wykazać okres pracy od 1 stycznia 2011 r. do dnia poprzedzającego tę niezdolność do pracy.
Dokument ZSWA można przygotować w programie Płatnik na trzy sposoby. Manualnie, wypełniając pusty formularz, z kreatora dokumentu albo poprzez import z programu kadrowo-płacowego.
Wypełnij i prześlij
Jeden dokument elektroniczny może zawierać dowolną liczbę pozycji, dotyczących zarówno tego samego, jak i różnych ubezpieczonych. Sporządzając go po raz pierwszy, trzeba mu nadać właściwy identyfikator zgłoszenia, czyli oznaczyć odpowiedni numer i rok. Pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy ma numer 001.
Następne dokumenty ZSWA (dotyczące tego samego roku kalendarzowego, ale składane w innych terminach) trzeba numerować kolejnymi identyfikatorami (z zakresu 002 – 999).
Nie ma przy tym znaczenia, czy jest to zestawienie zbiorcze, czy nie, ani to, czy w dokumencie dokonywane są zgłoszenia, czy też korekty zgłoszeń. Ważne jest natomiast, by nie składać więcej niż jednego dokumentu z tym samym identyfikatorem.
Przykład
Płatnik składek w sierpniu 2011 r. złożył zgłoszenie ZSWA, oznaczone identyfikatorem 001 2011 za pana Piotra Nowaka, który złożył wniosek o emeryturę pomostową.
Wykazał w nim okres pracy w szczególnych warunkach od 1.01 do 14.08.2011 r. W listopadzie 2011 r. musiał je skorygować. W korekcie ZSWA oznaczonej identyfikatorem 002 2011 wykazał okres pracy w szczególnych warunkach od 1.01 do 25.04.2011 r., ponieważ poprzednio nie odjął czasu pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku.
W marcu 2012 r., kiedy płatnik składa informację o okresie pracy wykonywanej w szczególnych warunkach w 2011 r. przez innych jego pracowników, formularz ZSWA musi oznaczyć identyfikatorem 003 2011.
Dane osobowe
Wypełniając ZSWA, należy podać te same dane identyfikacyjne ubezpieczonego, co w zgłoszeniu do ubezpieczeń (na ZUA lub ZZA) albo w bloku IV formularza ich zmiany/korekty (ZIUA). Trzeba jednak pominąć numer NIP. Co jednak istotne, jeśli pracownik został nieprawidłowo zgłoszony do ZUS (na ZUA lub ZZA), program niepoprawnie przetworzy utworzony dla niego formularz ZSWA.
Dokument ZSWA można złożyć, używając wyłącznie kody tytułu ubezpieczenia: 01 10, 01 11, 01 20, 01 25, 01 26, 05 20, 05 30, oznaczające pracowników i ubezpieczonych z tytułu działalności twórczej lub artystycznej tancerzy zawodowych, wykonujących prace związane z bardzo ciężkim wysiłkiem fizycznym po 31 grudnia 2008 r. Za inne osoby nie trzeba płacić składek na FEP, dlatego ZUS nie przyjmie druku z innym kodem.
Mundurowi poza listą
Nie należy sporządzać ZSWA za żołnierzy zawodowych ani funkcjonariuszy zwolnionych ze służby, którzy nie spełniają warunków do nabycia prawa lub utracili prawo do emerytury określonej w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym tych osób i za których istnieje obowiązek opłacenia składek na FEP.
Wykazy zamieszczone w załącznikach nr 1 i 2 do ustawy o emeryturach pomostowych nie zawierają bowiem służby w charakterze żołnierza lub funkcjonariusza, mimo obowiązku opłacania składki na FEP w ww. przypadkach.
Trzyznakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze musi być zgodny z wymienionymi w części III załącznika nr 18 do rozporządzenia MPiPS z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU nr 186, poz. 1444 ze zm.).
Uwaga na daty
Jeśli na ZSWA za 2011 r. w polach dotyczących okresu pracy szczególnej płatnik poda inny rok niż 2011 r., to dokument ten będzie błędny. Data w polu 03 w bloku III.B („od”) nie może być wcześniejsza niż:
• 1 stycznia roku poprzedzającego – jeśli zgłoszenie jest przekazywane za rok poprzedni (w informacji składanej w 2012 r. nie wcześniejsza niż 1 stycznia 2011 r.),
• 1 stycznia roku bieżącego – jeśli zgłoszenie jest przekazywane w roku, w trakcie którego ubezpieczony wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej lub płatnik został postawiony w stan likwidacji lub upadłości.
Z kolei data w polu 04 tego bloku („do”) nie może być późniejsza niż:
• 31 grudnia roku poprzedzającego – jeśli zgłoszenie jest przekazywane za rok poprzedni,
• dzień wypełnienia zgłoszenia – jeśli zgłoszenie jest przekazywane w roku, w trakcie którego ubezpieczony wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej lub w trakcie którego płatnik został postawiony w stan likwidacji lub upadłości.
W polu 03 nie można przy tym podać daty późniejszej niż w polu 04. Jeśli obie będą takie same, ZUS przyjmie, że pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze dokładnie jeden dzień.
W składanym dokumencie okres obowiązywania kodu pracy musi być domknięty. Oznacza to, że data „do” musi być podana również wtedy, gdy płatnik składa dokument w ciągu roku.
Wymiar czasu pracy należy podać w ZSWA w postaci ułamka zwykłego, np. 1/2 czy 7/8 lub 150/176 – gdy został określony w godzinach. Jeśli u danego ubezpieczonego wymiar się zmieniał, należy oddzielnie wykazać poszczególne okresy pracy w poszczególnych wymiarach w polach 06–09, 10–13, 14–17.
Termin na korektę
Płatnik ma obowiązek złożyć korektę zgłoszenia ZSWA, gdy stwierdzi nieprawidłowości lub gdy ujawni je ZUS bądź właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy. Ma na to siedem dni od ustalenia, że popełnił błąd lub od otrzymania o tym zawiadomienia inspekcji lub decyzji ZUS. Jeśli konieczność skorygowania ZSWA wynika z przeprowadzonej przez ZUS kontroli, trzeba to zrobić w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu pokontrolnego.
W informacji korygującej należy podać wszystkie okresy faktycznego wykonywania pracy „szczególnej”, ponieważ została przyjęta zasada, że informacja korygująca będzie „przykrywała” poprzednią informację.
Przykład
W pierwszym zgłoszeniu za pracownika, który przez cały 2011 r. wykonywał pracę szczególną, pracodawca podał dwa okresy tej pracy:
– 1.01 – 31.05.2011 r.,
– 1.07 – 31.12.2011 r.
W dokumencie korygującym podał okres: 1.01 – 30.06.2011 r. Przy takiej korekcie ZUS przyjmie, że pracownik w szczególnych warunkach pracował tylko w pierwszym półroczu 2011 r.
