Z zasady ZUS z urzędu zalicza nienależne wpłaty na poczet zaległych, bieżących bądź przyszłych składek (w tej właśnie kolejności). Robi tak, jeśli płatnik nie wystąpi z wnioskiem o ich zwrot.
Przy zaległościach nie ma jednak co liczyć na jej oddanie. ZUS rozliczy ją na poczet długu według zasad określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze; dalej rozporządzenie (DzU nr 165, poz. 1197).
Konieczna korekta
Gdy firma nie ma długu w ZUS i chce, by uznać nadpłatę za część składek bieżących lub przyszłych, wystarczy, że złoży właściwą deklarację ZUS DRA z prawidłowo naliczonymi kwotami, a samą wpłatę pomniejszy o nienależnie wpłaconą wcześniej kwotę. Aby jednak uniknąć nieporozumień, warto zawiadomić na piśmie ZUS o przyczynach pomniejszenia dokonanej wpłaty.
Jeśli jednak powodem nadpłaty okazała się błędna deklaracja, w której zawyżono składki, aby odzyskać swoje pieniądze, płatnik musi złożyć dokumenty korygujące. Dopiero ten dzień uznawany jest bowiem za datę ujawnienia nadpłaty i powstania roszczenia o jej zaliczenie na zobowiązania lub oddanie.
Zwrot na prośbę
Z własnej inicjatywy ZUS nie zwraca nadmiarowej wpłaty. Płatnik powinien o to zawnioskować na piśmie. Na pozytywną odpowiedź może liczyć, gdy nie ma zobowiązań zaległych lub bieżących w kwocie pozwalającej na rozliczenie nadpłaty.
Fakt dokonania zawyżonej czy nienależnej wpłaty może stwierdzić sam płatnik lub ZUS. Ten ostatni ma wówczas obowiązek zawiadomić płatnika o kwocie nadmiarowo opłaconych składek, które mogą być zwrócone (z powodu braku zaległości i bieżących zobowiązań, na które można je rozliczyć).
Nie musi tego robić tylko wtedy, gdy nadpłata jest niska i nie przekracza kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, czyli obecnie 8,80 zł.
ZUS powinien oddać nadpłatę w terminie 30 dni od złożenia przez płatnika wniosku w tej sprawie. Wpłaca ją zwykle na rachunek bankowy płatnika, chyba że ten nie ma obowiązku posiadania konta i nie dał dyspozycji na rachunek utworzony z własnej woli, wówczas ZUS oddaje gotówkę.
Gdy organ rentowy nie odda pieniędzy we wskazanym terminie, do kwoty zwrotu musi doliczyć odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych, naliczone od dnia złożenia wniosku o zwrot nadpłaty do dnia zwrotu włącznie.
Przedawnienie prawa do zwrotu następuje po upływie dziesięciu lat, liczonych od dnia otrzymania zawiadomienia z ZUS o nadpłacie lub opłacenia składek przy braku takiego zawiadomienia. Warto jednak sprawdzić, czy nie było podstaw do zawieszenia okresu przedawnienia.
Nieco inne zasady zwrotu nadpłaty obowiązują w sytuacji, gdy jej powodem jest przekroczenie tzw. 30-krotności oraz gdy winny nie jest płatnik, ale instytucja przekazująca wpłatę
Dług wobec płatnika czy banku
Płatnik ma obowiązek zaprzestać pobierania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (a czasem i FEP) po przekroczeniu rocznego limitu podstawy ich wymiaru, tj. 30-krotności prognozowanego na dany rok wynagrodzenia (w 2011 roku 100 770 zł). Informacje o przekroczeniu limitu czerpie z:
- własnej dokumentacji płacowej, gdy osoba nigdzie więcej nie pracowała w danym roku,
- oświadczenia ubezpieczonego, który miał w roku więcej niż jednego płatnika; to on sam powinien pilnować wysokości swoich zarobków,
- informacji uzyskanej z ZUS, gdy podwładny go o tym nie poinformuje.
Gdy składki emerytalno-rentowe zostaną opłacone po przekroczeniu tego limitu, obowiązują szczególne zasady ich zwrotu.
W takiej sytuacji termin na oddanie nadpłaty przez ZUS to również 30 dni. Jednak sam wniosek o zwrot nie wystarczy. Termin ten biegnie dopiero po złożeniu przez płatnika korygujących deklaracji i raportów. Gdy płatników jest kilku, ZUS oddaje im pieniądze proporcjonalnie do opłaconych kwot.
Po otrzymaniu zwrotu płatnik ma obowiązek niezwłocznie oddać ubezpieczonemu część pobraną z jego pensji. Musi to zrobić również wtedy, gdy nie wnioskuje o zwrot nienależnie opłaconych składek w gotówce, tylko zażąda zaliczenia jej na poczet zobowiązań bieżących, lub gdy zostanie wliczona w poczet zaległości.
Bezpośrednio tylko wyjątkowo
Zasadniczo ZUS zwraca nienależnie opłacone składki płatnikowi. To on musi się rozliczyć z ubezpieczonym z tej nadpłaty.
Dopuszcza się jedną sytuację, gdy ZUS zwraca je bezpośrednio ubezpieczonemu: nie ma już płatnika ani jego następcy prawnego.
Taka osoba otrzymuje wówczas zawiadomienie o kwocie, która została nadmiarowo pobrana z jej pensji. Ale otrzyma zwrot pod warunkiem, że wystąpi do ZUS z wnioskiem w tej sprawie. ZUS wypłaca jej pieniądze w ciągu 30 dni od dnia wpływu takiego żądania.
Zdarza się, że nadpłata powstanie na skutek pomyłki instytucji obsługującej wpłaty (bank, SKOK), która jednocześnie sfinansuje ją z własnych środków. Również ona ma prawo żądać od ZUS zwrócenia tych pieniędzy.
Z wnioskiem o oddanie może wystąpić w ciągu dziesięciu lat od daty opłacenia nienależnych składek. Po upływie tego terminu bank nie może żądać od ZUS zwrotu nienależnie opłaconych składek.
Z kolei przed jego upływem nie może żądać zaliczenia nadpłaty w poczet bieżących lub przyszłych należności na składki, bowiem ustawa ogranicza uprawnienia instytucji jedynie do żądania zwrotu nadmiarowo przekazanych kwot. -