- Nasza spółka ma kontakty biznesowe z zagranicznymi partnerami. Często wysyłamy w podróże służbowe pracowników działu handlowego. Aby zapewnić im ochronę przed nieprzewidzianymi zdarzeniami podczas pobytu za granicą, wykupiliśmy dla tych najczęściej wyjeżdżających polisę ubezpieczeniową, która działa w czasie wyjazdów.

Umowa ubezpieczenia obejmuje swoim zakresem bagaż, koszty leczenia, assistance, NNW, OC. Czy opłacane składki stanowią przychód ze stosunku pracy? Jeśli tak, to czy podlega on opodatkowaniu i oskładkowaniu? Jeden z pracowników ma zajęcie komornicze. Czy z należności za podróż (diety, ryczałt za noclegi, zwrot kosztów biletów lotniczych) można dokonać potrącenia?

Jeszcze do niedawna organy podatkowe wyrażały wspólne stanowisko, że opłacona przez pracodawcę składka na ubezpieczenie pracownika udającego się w zagraniczną (najczęściej) podróż służbową jest przychodem ze stosunku pracy. A jeśli tak, to opodatkowanym i obciążonym składkami na ZUS.

Problem pojawiał się przy ustalaniu, w którym momencie ten przychód powstaje, a tym samym kiedy należy pobrać stosowne daniny. Jednak po wydaniu przez resort finansów w marcu 2011 interpretacji, powstaje również pytanie, czy składki na polisę w ogóle są przychodem dla pracownika.

Izby skarbowe swoje, a minister swoje

Coraz więcej pracodawców, szczególnie prowadzących międzynarodowe interesy, widzi potrzebę ubezpieczania pracowników wysyłanych w  podróże służbowe. Polisa ma chronić przed nieprzewidzianymi przykrymi incydentami, które mogą przydarzyć się podczas wyjazdu. Ochrona dotyczy zazwyczaj bagażu, zdrowia pracownika, jego osoby w razie szkody wyrządzonej innej osobie czy rzeczy.

Wykupienie ubezpieczenia wiąże się z opłaceniem składki, której koszt pracodawca bierze na siebie. I tu pojawia się kwestia powstania przychodu po stronie pracownika jako beneficjanta ewentualnych świadczeń odszkodowawczych. Trzeba bowiem dodać, że przychód można rozpatrywać tylko wówczas, gdy w razie zajścia wypadku, zgodnie z zawartą umową, pracownik otrzyma stosowną należność od ubezpieczyciela.

Zgodnie z dotychczasowymi interpretacjami organów podatkowych pracownik, któremu pracodawca zagwarantował ochronę w podróży służbowej w postaci polisy, uzyskuje przychód ze stosunku pracy w wysokości zapłaconej składki. Argumentacja jest taka, że pracownik zyskuje realną korzyść w postaci asekuracji na wypadek ryzyka, nie ponosząc przy tym żadnego uszczerbku na swoim majątku.

Składka ubezpieczeniowa pokrywana jest przez inny podmiot niż ten, w którego interesie jest umowa, a to powoduje powstanie przychodu u osoby, na rzecz której polisa jest zawierana. Gdyby bowiem pracodawca nie sfinansował z własnych środków kosztów ubezpieczenia, taki wydatek musiałby ponieść pracownik ze swojej kieszeni.

Przychód ze stosunku pracy powstaje m.in. z tytułu nieodpłatnego świadczenia, za które uznaje się darmowe przysporzenie majątku innej osobie kosztem majątku innego podmiotu, mające konkretny wymiar finansowy (tak wynika m.in. z indywidualnych interpretacji dyrektorów: Izby Skarbowej w Katowicach z 4 marca 2011, BPBII/1/415-994/ 10/BD, oraz Izby Skarbowej w Łodzi z 24 maja 2011, IPTPB2/415-4/11-4/GG). Potwierdził to również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 2 marca 2011 (I SA/Gl 1164/10).

Wyłomem od tej dość jednolitej wykładni organów podatkowych w tym zakresie jest interpretacja ministra finansów z 31 marca 2011 (DD3/033/ 205/ KDJ/10/PK-1417), zmieniająca wcześniejszą interpretację wydaną przez Izbę Skarbową w Poznaniu z 2 czerwca 2009 (IL PB1/415-312/09-2/AK).

Minister stwierdził, że wartość zapłaconej składki za pracownika w ogóle nie stanowi przychodu ze stosunku pracy.

Wyjaśnił, że „celem wykupienia ubezpieczenia przez pracodawcę jest zabezpieczenie siebie przed ewentualną koniecznością zwrotu z własnych środków kosztów leczenia pracownika poniesionych podczas podróży za granicą, do czego obliguje go – w przypadku pracowników – § 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.)”.

Trzeba jednak pamiętać, że po pierwsze polisa dotyczyła tylko kosztów leczenia, a po  drugie interpretacja ministra ma charakter indywidualny i została wydana w konkretnej sprawie. Nie znaczy to więc, że od razu organy podatkowe zmienią dotychczasowe stanowisko, bo nie są do tego zobligowane.

Uznając, że jest to przychód ze stosunku pracy (co jest bezpieczniejsze z punku widzienia pracodawcy), nie podlega on zwolnieniu ze składek i podatku.

Przychód, ale może zwolniony?

Wspomniane wcześniej rozporządzenie o podróżach służbowych zobowiązuje pracodawcę do wypłaty delegowanemu pracownikowi diet, a także zwrotu kosztów m.in. innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do  uzasadnionych potrzeb.

Należności te są zwolnione z podatku i składek na ZUS do wysokości określonych w rozporządzeniu. Tymczasem składka ubezpieczeniowa nie jest zwrotem wcześniej poniesionych przez pracownika wydatków. Stąd nie można powoływać się na ten przepis i zwolnienie nie ma tu zastosowania.

Kiedy pobrać daniny

Jeśli ustalimy, że kwota składki ubezpieczeniowej jest przychodem ze stosunku pracy (cena zakupu polisy) i nie korzysta ze zwolnienia ani w podatku, ani w składkach na ZUS, należy jeszcze zastanowić się nad momentem powstania przychodu dla celów potrącenia zaliczki na PIT oraz składek.

Organy podatkowe twierdzą, że jest nim miesiąc zapłaty składki przez pracodawcę. Dlatego że w następstwie już samej zapłaty składki ubezpieczeniowej pracownik otrzymuje konkretną ochronę. Zapłata składki jest warunkiem koniecznym powstania odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń. W zamian za składkę zatrudniony zyskuje ochronę.

Z kolei zdaniem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach (wyrok z 8 lipca  2010, I SA/Gl  331/10) „z momentem zawarcia umowy ubezpieczeniowej to pracownik uzyskał określoną korzyść, ponieważ w razie ziszczenia się warunku wynikającego z tej umowy na jego rzecz nastąpi wypłata należności (zwrot kosztów leczenia, asisstance itd.)”.

Są też opinie, że pracodawca powinien doliczyć wartość składki z tytułu ubezpieczenia do pozostałych przychodów pracownika w miesiącu, w którym pracownik faktycznie odbywał podróż służbową. Dopiero w tym czasie polisa działa i następuje wykonanie przedmiotu umowy z ubezpieczycielem. Termin opłacenia przez pracodawcę składki nie ma wpływu na moment powstania przychodu u pracownika.

Kto ma rację? Nie zawsze przecież zawarcie umowy, opłacenie składki i podróż pracownika odbywają się w  tym samym miesiącu. Najbardziej sensowny wydaje się pogląd, że przychód powstaje w każdym miesiącu opłacenia składki na polisę.

Nie ujmujemy z pieniędzy za podróż

Z należności wypłaconych pracownikowi z tytułu podróży służbowych nie można dokonywać potrąceń. Wynika to z art. 831 § 1 pkt 1 kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którym nie podlegają egzekucji sumy i świadczenia w naturze wyasygnowane na pokrycie wydatków lub wyjazdów w sprawach służbowych.

Przykład

Załóżmy dla celów wyliczeń, że pracownik zarabia 5800 zł miesięcznie. Ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył PIT-2. W sierpniu przebywał dziesięć dni w podróży służbowej do Niemiec.

Przed wyjazdem pracodawca zawarł umowę ubezpieczenia na okres wyjazdu i zapłacił składkę 250 zł. Po powrocie pracownik rozliczył się z firmą i otrzymał następujące należności po przeliczeniu na złote:  1812,51 zł (diety za 10 dób podróży po 42 euro za dobę), 415 zł (zwrot kosztów noclegu; limit 103 euro), zwrot kosztów biletów lotniczych 650 zł. Razem 2877,51 zł należności zwolnionych z PIT i ZUS.

Do opodatkowania i oskładkowania należy przyjąć kwotę 6050 zł (5800 zł + 250 zł).

Lista płac za sierpień 2011

Rozliczenie przychodu ze stosunku pracy:

kwota przychodu 6050 zł (5800 zł + 250 zł)

podstawa wymiaru składek społecznych finansowanych

przez pracownika 6050 zł

składki społeczne 13,71 proc., łącznie 829,46 zł

(6050 zł x 13,71 proc.)

podstawa wymiaru składki zdrowotnej 5220,54 zł

(6050 zł – 829,46 zł)

składka zdrowotna

- do ZUS 469,85 zł (5220,54 zł x 9 proc.)

- do odliczenia od podatku  404,59 zł

(5220,54 zł x 7,75 proc.) podstawa opodatkowania

5220,54 zł – 111,25 zł = 5109,29 zł; po zaokrągleniu 5109 zł zaliczka PIT do urzędu skarbowego

(5109 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 873,29 zł – 404,59 zł = 468,70 zł; po zaokrągleniu 469 zł do wypłaty

5800 zł – (829,46 zł + 469,85 zł + 469 zł) = 4031,69 zł

Zobacz serwisy:

ZUS » Składki ZUS » Świadczenia dla pracowników

Podatki i księgi » Samochód i podróże » Podróże służbowe » Podróże i ryczałty pracownika