ZUS: Odchodzącego z firmy musimy rozliczyć

Stosunek pracy to zawsze obowiązkowy tytuł do wszystkich ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Osobę, która w tej formie jest zatrudniona, płatnik składek (pracodawca) zgłasza do ZUS w terminie siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, na druku ZUS ZUA.

Pracownik pozostaje w tych ubezpieczeniach od dnia nawiązania stosunku pracy, tj. od dnia rozpoczęcia pracy określonego w umowie lub od dnia zawarcia umowy, jeśli terminu tego nie określono, do dnia ustania tego stosunku.

W okresie zatrudnienia na płatniku składek spoczywają obowiązki związane z comiesięcznym rozliczaniem z ZUS. Cała procedura obejmuje obliczenie, potrącenie z przychodu pracownika należnych składek, wypełnienie raportów imiennych i deklaracji zbiorczej oraz terminowe opłacenie należności z nich wynikających. I tak za każdy miesiąc kalendarzowy.

Oczywiście po drodze mogą nastąpić zmiany danych  wcześniej wpisanych w zgłoszeniu, np. identyfikacyjnych pracownika, o których też trzeba zawiadomić ZUS poprzez złożenie odpowiedniego formularza (ZUS ZIUA  przy korekcie/zmianie danych identyfikacyjnych).

Gdy stosunek pracy ulega rozwiązaniu, zanika automatycznie tytuł ubezpieczenia. Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z nich. Zgłoszenie wyrejestrowania na druku ZUS ZWUA płatnik składek musi złożyć w terminie siedmiu dni od daty zaistnienia tego faktu. Tak stanowi art. 36 ust. 11 ustawy z 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm., dalej ustawa systemowa).

Według wypłat do dyspozycji

W comiesięcznych raportach imiennych ZUS RCA pracodawca wykazuje pracownika z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx (dwa ostatnie znaki dotyczą posiadania uprawnień do emerytury/renty oraz legitymowania się odpowiednim stopniem niepełnosprawności). W tym dokumencie rozlicza składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od odpowiednich podstaw wymiaru, z podziałem na część finansowaną przez ubezpieczonego i przez płatnika.

Za dany miesiąc składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń zawsze nalicza od podstawy wymiaru, którą stanowi przychód uzyskany przez pracownika w tym miesiącu. Wynika to z § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465 ze zm.).

Zgodnie z tym przepisem dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik składek w raporcie i w deklaracji uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat – od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy – stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, z uwzględnieniem tzw. limitu 30-krotności.

U pracownika podstawą wymiaru składek społecznych jest przychód w rozumieniu przepisów podatkowych, a więc wszelkie otrzymane lub postawione do dyspozycji wypłaty pieniężne oraz otrzymane świadczenia w naturze bądź świadczenia nieodpłatne lub odpłatne częściowo. Oznacza to, że nie ma znaczenia, za jaki miesiąc świadczenia są należne, ale kiedy zostały faktycznie przekazane pracownikowi.

Na przykład  miesiąc, w którym osoba na etacie nie osiągnęła żadnego przychodu, bo np. firma zmieniła termin wypłaty wynagrodzeń z ostatniego dnia miesiąca na 10 dzień miesiąca następnego. W raporcie rozliczeniowym za taki miesiąc pracodawca wykazuje zerową podstawę wymiaru składek społecznych i zdrowotnej oraz zerowe kwoty samych składek.

Z końcem miesiąca...

Wynagrodzenie i inne świadczenia (np. ekwiwalent za urlop wypoczynkowy) z umowy o pracę, która rozwiązuje się wraz z końca miesiąca, powinny być wypłacone w ostatnim dniu pracy.

Jeśli pracodawca rozliczył się w ten sposób z odchodzącym pracownikiem, za ostatni miesiąc pracy składa za niego raport imienny na ogólnych zasadach, tzn. z pracowniczym kodem ubezpieczenia i przychodem uzyskanym w tym miesiącu jako podstawą wymiaru składek.

Natomiast wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń, na formularzu ZUS ZWUA, następuje od pierwszego dnia kolejnego miesiąca, w którym pracownik już nie pracuje.

Przykład 1

Umowa o pracę pana Marcina, zawarta na czas nieokreślony, rozwiąże się 30 czerwca br. Pracodawca wypłaci mu tego dnia wynagrodzenie za czerwiec, które przysługuje w wysokości 3000 zł, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy  208,30 zł, premię regulaminową 500 zł oraz odprawę pieniężną z tytułu zwolnień grupowych  6500 zł.

Za czerwiec pracodawca wypełni za pana Marcina raport ZUS RCA z kodem ubezpieczenia 01 10 00 w następujący sposób:

1. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

3708,30 zł (3000 zł + 208,30 zł + 500 zł, bez odprawy pieniężnej, która jest zwolniona ze składek)

2. Składki na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez ubezpieczonego

- emerytalna 361,93 zł (3708,30 zł x 9,76 proc.)

- rentowe 55,62 zł

(3708,30 zł x 1,5 proc.)

- chorobowa 90,85 zł (3708,30 zł x 2,45 proc.)

Łącznie składki społeczne 508,40 zł

3. Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

3199,90 zł (3708,30 zł – 508,40 zł)

4. Składka zdrowotna należna

287,99 zł (3199,90 zł x 9 proc.)

5. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez płatnika

- emerytalna 361,93 zł (3708,30 zł x 9,76 proc.)

- rentowa 166,87 zł

(3708,30 zł x 4,5 proc.)