Stosunek pracy to zawsze obowiązkowy tytuł do wszystkich ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Osobę, która w tej formie jest zatrudniona, płatnik składek (pracodawca) zgłasza do ZUS w terminie siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, na druku ZUS ZUA.
Pracownik pozostaje w tych ubezpieczeniach od dnia nawiązania stosunku pracy, tj. od dnia rozpoczęcia pracy określonego w umowie lub od dnia zawarcia umowy, jeśli terminu tego nie określono, do dnia ustania tego stosunku.
W okresie zatrudnienia na płatniku składek spoczywają obowiązki związane z comiesięcznym rozliczaniem z ZUS. Cała procedura obejmuje obliczenie, potrącenie z przychodu pracownika należnych składek, wypełnienie raportów imiennych i deklaracji zbiorczej oraz terminowe opłacenie należności z nich wynikających. I tak za każdy miesiąc kalendarzowy.
Oczywiście po drodze mogą nastąpić zmiany danych wcześniej wpisanych w zgłoszeniu, np. identyfikacyjnych pracownika, o których też trzeba zawiadomić ZUS poprzez złożenie odpowiedniego formularza (ZUS ZIUA przy korekcie/zmianie danych identyfikacyjnych).
Gdy stosunek pracy ulega rozwiązaniu, zanika automatycznie tytuł ubezpieczenia. Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z nich. Zgłoszenie wyrejestrowania na druku ZUS ZWUA płatnik składek musi złożyć w terminie siedmiu dni od daty zaistnienia tego faktu. Tak stanowi art. 36 ust. 11 ustawy z 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm., dalej ustawa systemowa).
Według wypłat do dyspozycji
W comiesięcznych raportach imiennych ZUS RCA pracodawca wykazuje pracownika z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx (dwa ostatnie znaki dotyczą posiadania uprawnień do emerytury/renty oraz legitymowania się odpowiednim stopniem niepełnosprawności). W tym dokumencie rozlicza składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od odpowiednich podstaw wymiaru, z podziałem na część finansowaną przez ubezpieczonego i przez płatnika.
Za dany miesiąc składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń zawsze nalicza od podstawy wymiaru, którą stanowi przychód uzyskany przez pracownika w tym miesiącu. Wynika to z § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465 ze zm.).
Zgodnie z tym przepisem dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik składek w raporcie i w deklaracji uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat – od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy – stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, z uwzględnieniem tzw. limitu 30-krotności.
U pracownika podstawą wymiaru składek społecznych jest przychód w rozumieniu przepisów podatkowych, a więc wszelkie otrzymane lub postawione do dyspozycji wypłaty pieniężne oraz otrzymane świadczenia w naturze bądź świadczenia nieodpłatne lub odpłatne częściowo. Oznacza to, że nie ma znaczenia, za jaki miesiąc świadczenia są należne, ale kiedy zostały faktycznie przekazane pracownikowi.
Na przykład miesiąc, w którym osoba na etacie nie osiągnęła żadnego przychodu, bo np. firma zmieniła termin wypłaty wynagrodzeń z ostatniego dnia miesiąca na 10 dzień miesiąca następnego. W raporcie rozliczeniowym za taki miesiąc pracodawca wykazuje zerową podstawę wymiaru składek społecznych i zdrowotnej oraz zerowe kwoty samych składek.
Z końcem miesiąca...
Wynagrodzenie i inne świadczenia (np. ekwiwalent za urlop wypoczynkowy) z umowy o pracę, która rozwiązuje się wraz z końca miesiąca, powinny być wypłacone w ostatnim dniu pracy.
Jeśli pracodawca rozliczył się w ten sposób z odchodzącym pracownikiem, za ostatni miesiąc pracy składa za niego raport imienny na ogólnych zasadach, tzn. z pracowniczym kodem ubezpieczenia i przychodem uzyskanym w tym miesiącu jako podstawą wymiaru składek.
Natomiast wyrejestrowanie pracownika z ubezpieczeń, na formularzu ZUS ZWUA, następuje od pierwszego dnia kolejnego miesiąca, w którym pracownik już nie pracuje.
Przykład 1
Umowa o pracę pana Marcina, zawarta na czas nieokreślony, rozwiąże się 30 czerwca br. Pracodawca wypłaci mu tego dnia wynagrodzenie za czerwiec, które przysługuje w wysokości 3000 zł, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 208,30 zł, premię regulaminową 500 zł oraz odprawę pieniężną z tytułu zwolnień grupowych 6500 zł.
Za czerwiec pracodawca wypełni za pana Marcina raport ZUS RCA z kodem ubezpieczenia 01 10 00 w następujący sposób:
1. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
3708,30 zł (3000 zł + 208,30 zł + 500 zł, bez odprawy pieniężnej, która jest zwolniona ze składek)
2. Składki na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez ubezpieczonego
- emerytalna 361,93 zł (3708,30 zł x 9,76 proc.)
- rentowe 55,62 zł
(3708,30 zł x 1,5 proc.)
- chorobowa 90,85 zł (3708,30 zł x 2,45 proc.)
Łącznie składki społeczne 508,40 zł
3. Podstawa wymiaru składki zdrowotnej
3199,90 zł (3708,30 zł – 508,40 zł)
4. Składka zdrowotna należna
287,99 zł (3199,90 zł x 9 proc.)
5. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez płatnika
- emerytalna 361,93 zł (3708,30 zł x 9,76 proc.)
- rentowa 166,87 zł
(3708,30 zł x 4,5 proc.)
- wypadkowa 66,75 zł (3708,30 zł x 1,8 proc.)
6. Składki na Fundusz Pracy i FGŚP
- FP 90,85 zł
(3708,30 zł x 2,45 proc.)
- FGŚP 3,71 zł
(3708,30 zł x 0,1 proc.)
Raport ZUS RCA jest załącznikiem do deklaracji ZUS DRA. Komplet dokumentów za czerwiec należy złożyć w ZUS i składki zapłacić do 15 lipca. Płatnik musi dokonać wyrejestrowania pana Marcina z ubezpieczeń od 1 lipca br. na druku ZUS ZWUA.
...i w jego trakcie
Ustanie zatrudnienia może mieć miejsce także w trakcie miesiąca. Rozliczenie składek za taki miesiąc może przebiegać według dwóch schematów, w zależności od tego, kiedy miała miejsce wypłata wynagrodzenia bądź innych świadczeń ze stosunku pracy.
Jeżeli pracodawca uregulował wszystko w dniu rozwiązania umowy, nie ma żadnych odstępstw od standardowego postępowania z raportem RCA za taki miesiąc. Składki są naliczane od łącznej kwoty przychodu, będącego podstawą wymiaru, z kodem pracowniczym 01 10 xx. Pracownik wypada z ubezpieczeń od dnia następującego po wygaśnięciu tytułu.
Jednak zdarza się, że mimo zwolnienia w trakcie miesiąca pracownik wcale nie otrzymuje na odchodne swoich poborów. Pracodawca dokonuje wypłaty należności dopiero po ustaniu zatrudnienia, czyli już na rzecz byłego pracownika.
Dla takiej osoby wynagrodzenie wypłacone po rozwiązaniu stosunku pracy stanowi nadal przychód ze stosunku pracy. Jego źródło się nie zmieniło. Przychód ten jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne podlega oskładkowaniu w miesiącu wypłaty ekspracownikowi.
W sytuacji gdy po wygaśnięciu tytułu do ubezpieczeń i po wyrejestrowaniu na formularzu ZUS ZWUA firma wypłaciła zaległe świadczenie stanowiące podstawę wymiaru składek (np. premię, nagrodę), ma obowiązek za byłego pracownika złożyć imienny raport miesięczny ZUS RCA.
Jednak należy zwrócić uwagę na kod tytułu ubezpieczenia, jaki umieścimy w raporcie. Jeszcze pracowniczy 01 10 xx czy 30 00 xx (inny tytuł)?
To zależy, kiedy miała miejsce wypłata. I tak, jeżeli świadczenie zostało wypłacone po ustaniu zatrudnienia i po dokonaniu wyrejestrowania, ale jeszcze w miesiącu, w którym dana osoba z tytułu tego zatrudnienia podlegała ubezpieczeniom, za osobę tę powinien zostać złożony imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx.
Natomiast kod 30 00 xx wstawimy w przypadku, gdy wypłata miała miejsce w miesiącu, w którym dana osoba nie podlegała już ubezpieczeniom.
Przykład 2
Pan Marian, zgłoszony do ubezpieczeń z angażu pracowniczego z kodem 01 10 00, pozostawał w stosunku pracy do 18 maja 2011.
Z dniem następnym (19 maja) został z nich wyrejestrowany na formularzu ZUS ZWUA. Wynagrodzenie za maj pracodawca wypłacił mu w maju, natomiast premię kwartalną w czerwcu.
Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za czerwiec, płatnik składek powinien sporządzić za pana Mariana imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 00. Dokument ten dotyczy bowiem miesiąca, w którym mężczyzna, z tytułu zatrudnienia u danego płatnika, nie podlega już ubezpieczeniom.
Przykład 3
Pani Dominika, zgłoszona do ubezpieczeń ze stosunku pracy z kodem 01 10 00, była zatrudniona do 10 maja 2011. Z dniem następnym (11 maja 2011) została z nich wyrejestrowana na formularzu ZUS ZWUA.
Wynagrodzenie za dziesięć dni maja pracodawca wypłacił jej w ostatnim dniu zatrudnienia, natomiast nagrodę za wyniki sprzedaży osiągniętej przez cały dział – 31 maja br.
Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za maj, płatnik składek powinien sporządzić za panią Dominikę imienny raport miesięczny z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00. Przez część maja 2011 podlegała ona bowiem ubezpieczeniom. W raporcie tym płatnik rozlicza składki od łącznej kwoty, jaka została jej wypłacona w maju, tj. uwzględnia w podstawie zarówno wynagrodzenie, jak i nagrodę.
Czytaj też artykuły:
Zobacz więcej w serwisie:
»
Dokumenty, rejestracja, rozliczenia
»
»
»
