Na podstawie informacji ZUS IWA ustala się zagrożenia, jakie występują w środowisku pracy u danego pracodawcy. Docelowo służy to do ustalenia obowiązującej płatnika stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Stopy te są różne w zależności od branży i stopnia ryzyka istniejącego w danym zakładzie pracy.
Coroczny obowiązek
Na początku każdego roku pracodawcy muszą ustalić stopę procentową składki wypadkowej, która będzie ich obowiązywać w nowym roku składkowym (trwającym od kwietnia do końca marca następnego roku). Płatników, którzy złożą informację ZUS IWA trzeci raz z rzędu, wyręczy w tym ZUS. Pismo w tej sprawie powinni otrzymać do 20 kwietnia. Przedsiębiorcy mogą ją też znaleźć w panelu Płatnika, na elektronicznej platformie PUE ZUS (pue.zus.pl).
Informację ZUS IWA a 2017 r. mają obowiązek złożyć płatnicy, którzy łącznie spełniają następujące warunki:
- byli zgłoszeni nieprzerwanie jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2018 r.,
- w 2017 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
- 31 grudnia 2017 r. byli wpisani do rejestru REGON.
Poprzez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, że w każdym z miesięcy 2017 r. płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej jedną osobę. Zatem IWA za 2017 r. nie muszą składać płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu ubiegłego roku nikogo nie zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego.
Liczba ubezpieczonych
Liczbę ubezpieczonych ustala się dzieląc sumę osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2017 r. przez 12. Wynik zaokrągla się do jedności w górę – jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, a w dół – gdy jest mniejsza od 0,5.
W tych rachunkach należy uwzględniać wszystkie osoby, które w danym miesiącu podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej jeden dzień. Każdą wlicza się tylko raz, nawet jeśli w ciągu jednego miesiąca była zgłoszona do ubezpieczenia wypadkowego z kilku tytułów (np. etatu i zlecenia).
Licząc ubezpieczonych, należy pomijać osoby, które:
- nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu,
- cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego bądź zostały powołane do odbywania zasadniczej służby wojskowej oraz
- za które za dany miesiąc są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu ani przez jeden dzień).
Inne informacje
Do najważniejszych danych, które trzeba wykazać w ZUS IWA, należy również:
- rodzaj przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), ujęty w rejestrze REGON na 31 grudnia 2017 r.
- liczba osób zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na 31 grudnia 2017 r. – pod uwagę należy brać wyłącznie pracowników, tj. osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy; jednego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko raz,
- liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w 2017 r.,
- liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w 2017 r.
W liczbie osób poszkodowanych w wypadkach uwzględnia się przy tym:
- w odniesieniu do pracowników – poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2017 r.,
- w odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu – poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r.
Forma przekazania
Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów rozliczeniowych. Jeżeli przesyła je drogą elektroniczną, w taki sam sposób musi przekazać IWA.
Płatnik ma obowiązek przechowywać kopie ZUS IWA oraz korekty tych informacji przez 10 lat licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
