Tylko konkretna informacja pozwala dyrektorowi urzędu dokonać wstępnej oceny, czy ujawnione zachowanie określonego członka korpusu służby cywilnej w korelacji np. z jego zakresem obowiązków, uprawdopodabnia podejrzenie popełnienia przez niego deliktu dyscyplinarnego. Natomiast dopiero uprawdopodobnienie takiego podejrzenia popełnienia deliktu dyscyplinarnego uzasadnia wydanie przez dyrektora generalnego urzędu polecenia wszczęcia postępowania wyjaśniającego przez rzecznika dyscyplinarnego, a tym samym wypełnia przesłanki do uznania takiej informacji za wiadomość o naruszeniu obowiązków przez członka korpusu służby cywilnej w rozumieniu art. 113 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej. Przepis ten stanowi, że postępowanie dyscyplinarne nie może być wszczęte po upływie trzech miesięcy od dnia powzięcia przez dyrektora generalnego urzędu wiadomości o naruszeniu obowiązków członka korpusu służby cywilnej ani po upływie dwóch lat od popełnienia tego czynu. Tak wynika z orzeczenia Wyższej Komisji Dyscyplinarnej Służby Cywilnej sygn. akt DSC.WK.6402.9.2024.
Przeglądanie danych w celach niezwiązanych z zadaniami służbowymi
Sprawa, na kanwie której zapadło orzeczenie, miała swój początek 18 maja 2023 r., gdy w wiadomości do urzędu, a skierowanej do dyrektora urzędu poinformowano o tym, że członek korpusu służby cywilnej w okresie pomiędzy 14 lutego 2022 r. a 17 kwietnia 2023 r. przeglądał w systemie informatycznym urzędu dane fizyczne (w tym numery PESEL) siedmiu osób fizycznych dla celów niezwiązanych z wykonywanymi zadaniami służbowymi. Dyrektor polecił zweryfikować te informacje w biurze urzędu, a po weryfikacji i uzyskaniu pisma z biura urzędu rzecznik dyscyplinarny skierował do komisji dyscyplinarnej wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego.
Nie każdy donos może powodować wszczęcie postępowania dyscyplinarnego
Komisja dyscyplinarna uznała, że doszło do przekroczenia trzymiesięcznego terminu do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego, w związku z czym umorzyła postępowanie dyscyplinarne w sprawie przeciwko G.L. Komisja wskazywała, że dyrektor, zapoznając się ze skargą osoby trzeciej, 31 maja 2023 r. zdobył wiedzę o potencjalnym czynie oraz o osobie, która mogła się go dopuścić. Miał zatem – według komisji dyscyplinarnej – wystarczające podstawy, aby polecić rzecznikowi dyscyplinarnemu wyjaśnienie, czy obwiniona rzeczywiście dopuściła się nieuprawnionego działania i w tym celu wszcząć postępowanie wyjaśniające. W ocenie komisji dyscyplinarnej nie było konieczne oczekiwanie przez dyrektora urzędu na wyniki czynności prowadzonych przez biuro urzędu, co miało spowodować przekroczenie trzymiesięcznego terminu do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego.
Rzecznik dyscyplinarny odwołał się od orzeczenia komisji dyscyplinarnej urzędu, wskazując, że nie każda informacja, z którą zapozna się dyrektor generalny urzędu, daje podstawę do zainicjowania postępowania wyjaśniającego. Zdaniem rzecznika dyscyplinarnego, powinna to być informacja pewna i konkretna, podczas gdy skarga z 18 maja 2023 r. stanowiła dokument zewnętrzny, zawierający informacje o nieustalonej wiarygodności o charakterze jedynie przypuszczeń oraz domniemań, w części bardzo ogólnikowych. Zdaniem rzecznika dyscyplinarnego zapoznania się z treścią skargi nie można utożsamiać z powzięciem wiadomości przez dyrektora generalnego urzędu o naruszeniu obowiązków członka korpusu służby cywilnej. Takim dokumentem o charakterze konkretnym i pewnym było dopiero pismo biura urzędu z 24 października 2023 r.
Uzyskanie informacji musi się wiązać z podejrzeniem deliktu dyscyplinarnego
Sprawa trafiła do Wyższej Komisji Dyscyplinarnej Służby Cywilnej (WKDSC), która uznała, że skoro postępowanie wyjaśniające ma doprowadzić do wyjaśnienia sprawy i ustalenia, czy został popełniony czyn stanowiący delikt dyscyplinarny, w pełni zasadnym jest przyjęcie, że musi ono korelować z podejrzeniem popełnienia deliktu dyscyplinarnego na etapie powzięcia wiadomości przez dyrektora generalnego. Zatem jeśli uzyskana wiadomość nie pozwala na sformułowanie podejrzenia popełnienia deliktu dyscyplinarnego, nie może być uznana za uzyskanie informacji o naruszeniu obowiązków przez członka korpusu służby cywilnej. Wtedy wymagana jest indywidualna ocena czy konkretna informacja może być uznana za wiadomość o naruszeniu obowiązków członka korpusu służby cywilnej.
W ocenie WKDSC, sporna skarga z 18 maja 2023 r. nie zawierała skonkretyzowanych i jednoznacznych informacji, uzasadniających przyjęcie, że dyrektor urzędu, zapoznając się z tym pismem, powziął kompleksową i jednoznaczną wiadomość o naruszeniu obowiązków przez obwinioną, pozwalającą na sformułowanie podejrzenia popełnienia deliktu dyscyplinarnego. Znaczenie ma także fakt, że bezpośrednią genezą sporządzenia skargi – jak wynika z jej treści – był konflikt o charakterze rodzinnym, co już samo w sobie powinno uzasadniać ostrożność dyrektora.
WKDSC orzekła o uchyleniu orzeczenia komisji dyscyplinarnej I instancji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpoznania.
Sygnatura akt: DSC.WK.6402.9. 2024
