Jak rozliczyć koszty działalności pomocniczej

Działalność pomocnicza co do zasady ma charakter wewnętrzny w jednostce, tj. korzyści generowane przez wydziały pomocnicze są głównie wykorzystywane przez inne wydziały jednostki. Jako klasyczne wydziały pomocnicze można wykazać:

- dział transportu,

- wydziały energetyczne, tj produkujące energie cieplną elektryczną itp., np. kotłownia ogrzewająca hale,

- wydziały utrzymania ruchu, remontowe.

Czytaj także: Skarbówka tnie firmowe koszty: kiedy przedsiębiorca nie odliczy wydatków

Wydziały te są co do zasady ośrodkami kosztów i powinny być rozliczane i oceniane z perspektywy kosztu wytworzenia świadczonych przez siebie usług. Usługi wytwarzane wewnętrznie w przedsiębiorstwie powinny być tańsze niż ogólnie dostępne na rynku lub ich wyższa cena powinna być uzasadniona innymi przesłankami, np. operacyjnymi. Z uwagi na to, że koszty wydziałów pomocniczych rozliczane są na pozostałe centra kosztów w przedsiębiorstwie, sposób tego rozliczania może mieć wpływ na ocenę efektywności działania tych pozostałych obszarów, a tym samym na podejmowane decyzje.

Prawidłowy wskaźnik podziału

Dobranie nieprawidłowej metody rozliczania a w szczególności klucza podziałowego do rozliczania kosztów działalności pomocniczej może negatywnie wpływać na decyzje kierowników, którzy znając ustalone zasady obciążania kosztami będą podejmowali decyzje korzystne dla siebie, ale niekoniecznie korzystne dla całego przedsiębiorstwa. Z uwagi na to istotne jest przeanalizowania funkcjonowania zależności wewnątrz organizacji i ocena co jest podstawowym kryterium zużywania korzyści powstałych dzięki działalności pomocniczej. W przypadku większości z nich możliwe jest dobranie kilku różnych wskaźników (kluczy podziałowych) >przykładowe z nich zaprezentowano w tabeli poiżej.

UWAGA!

Przyjęcie nieprawidłowego klucza podziałowego może doprowadzić do sytuacji, w której niektóre obiekty zostaną nieproporcjonalnie dociążone kosztami, w większym stopniu niż realnie przyczyniają się do ich powstawania.

Dodatkowo kierownicy niektórych wydziałów znając podstawę rozliczania mogą dążyć do ograniczania swojego udziału w ogólnym wskaźniku, jeżeli uznają że nie jest on związany z realnymi korzyściami które uzyskują (przykładowo w sytuacji rozliczania kosztów transportu wg kilometrów mogą zlecać mniejszą ilość transportów, które jednak są bardziej obłożone – ilość przejechanych km spadnie, ilość przetransportowanego towaru pozostanie jednak bez zmian). Jeżeli wskaźnik jest prawidłowo dobrany do celów Spółki może to jednak prowadzić także do pozytywnych efektów, np. ograniczenia pustych przejazdów środków transportu. Dlatego kluczowa jest analiza jaki czynnik w ramach danej usługi przyczynia się do zwiększania kosztów: czy są to tylko przejechane kilometry (np. taka sytuacja byłaby uzasadniona w przypadku samochodów ciężarowych) czy również należy wziąć pod uwagę wagę przetransportowanego ładunku.

Metoda rozliczeniowa

Z uwagi na charakter działalności pomocniczej często występują sytuacje, w których wydziały pomocnicze wykonują świadczenia zarówno na potrzeby wydziałów podstawowych jak i innych wydziałów pomocniczych. W takiej sytuacji konieczne jest przeanalizowanie czy zakres tych świadczeń w ramach działalności pomocniczej jest znaczny, a jeżeli tak, to jaką metodę rozliczania zastosować. W przypadku doboru niewłaściwej może dojść do niezgodnego z rzeczywistością obciążenia poszczególnych MPK kosztami. Przykładowo w sytuacji w której dział transportu świadczy swoje usługi głównie na potrzeby wydziału produkcji A oraz elektorowi zakładowej, a elektrownia głównie na potrzeby wydziału produkcji B pominięcie kosztów transportu przypadających na elektrownię może doprowadzić do istotnego zaniżenia kosztów rozliczonych na wydział produkcji B (ponieważ koszty transportu na niego przypadające są nieznaczne).

W praktyce stosowane są następujące metody rozliczania świadczeń wzajemnych produkcji pomocniczej:

- metoda bezpośrednia – polega na pominięciu świadczeń wzajemnych i rozliczeniu wszystkich kosztów od razu na wydziały podstawowe. Metoda może być stosowana w sytuacji, w której świadczeni wzajemne są niewielkie.

- metoda kosztów planowanych oraz metoda kosztów częściowo rzeczywistych częściowo planowanych – oba podejścia zakładają, że dla każdego świadczenia wydziału pomocniczego ustalona jest z góry stawka w oparciu o dane budżetowe. W pierwszej kolejności świadczenia rozliczane są w oparciu o te stawki a następnie rozliczane są odchylenia. Metoda daje bardzo dobre efekty z uwagi na możliwość analizy przez kierowników wydziałów stopnia ich obciążania kosztami działalności pomocniczej oraz dodatkowo daje doskonałe narzędzie w kontroli efektywności zarządzania działalnością pomocniczą (negatywne odchylenia mogą wskazywać na nieefektywność zarządzania i ponoszenie nadmiernych kosztów).

- metoda stopniowa – polega na rozliczaniu świadczeń wzajemnych w ustalonej kolejności. Jako pierwsze swoje świadczenia rozlicza jeden wydział, następnie kolejny z pominięciem już rozliczonych wydziałów pomocniczych itd. Metoda daje wiarygodne wyniki w sytuacji w której występuje duża rozbieżność w świadczeniach wzajemnych poszczególnych wydziałów (np. tylko jeden wydział pomocniczy w istotnym stopniu korzysta z pracy pozostałych).

- metoda układu równań – metoda zakłada stworzenie układu równań dla wydziałów pomocniczych co pozwala na dokładne ustalenie wartości poniesionych kosztów przez te wydziały, które następnie będą rozliczane na działalność pomocniczą.

UWAGA!

Koszty ponoszone przez działalność pomocnicza powinny podlegać okresowej analizie pod kontem ich wysokości oraz racjonalności ich wykorzystywania przez przedsiębiorstwo.

Dzięki analizie możliwe jest ich ograniczenie lub wręcz wykorzystanie wolnych mocy w tym zakresie aby uzyskać częściowe sfinansowanie kosztów poprzez świadczenie części usług dla podmiotów zewnętrznych, jeżeli jest to racjonalne i wykonalne. Utrzymywanie wydziałów pomocniczych powinno być także podyktowane interesem przedsiębiorstwa w zakresie ekonomicznym (np. zatrzymanie marż które musiałyby być wypłacone podmiotom zewnętrznym) lub operacyjnym (dostępność świadczeń na wyłączność oraz sprawniejsze funkcjonowanie niż u podmiotów zewnętrznych) biorąc pod uwagę strategię całej spółki.

Zdaniem autora

Jakub Młyński, konsultant w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Katowicach

Prawidłowe podejście do rozliczania kosztów wydziałów pomocniczych może istotnie zmienić ocenę poszczególnych działalności prowadzonych przez przedsiębiorstwo. Każda metod rozliczania kosztów posiada swoje zalety i wady ale biorąc pod uwagę ogólną informatyzację przedsiębiorstw zdaniem autora godnymi zastanowienia są metoda układu równań, ze względu na swoja dokładność oraz metody oparte o koszty planowane z uwagi na silne narzędzie kontrolne i ułatwienie w zarządzaniu dla kierowników wydziałów podstawowych z uwagi na to, że z góry znają stawkę kosztu za każda zużytą jednostkę. Dodatkowo pozwala ona także na łatwe przypisanie odpowiedzialności za nadmierne koszty. Możliwa jest szybka ocena czy winnym przekroczenia budżetu jest kierownik produkcji, który zużył nadmierną ilość jednostek czy też odpowiedzialności należy szukać w wydziale pomocniczym, w którym koszty przekroczyły zakładane wartości (co niekoniecznie będzie wina tego wydziału – może to np. wynikać ze złej oceny cen rynkowych surowców).