Obciążenie najemcy kosztami wymaga faktury

Naprawa wynajmowanego urządzenia na koszt najemcy stanowi odpłatne świadczenie usług, które należy udokumentować fakturą, a nie odszkodowanie. Tak uznał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 18 czerwca 2026 r. (0112-KDIL3.4012.375.2026.1.KFK).

Z wnioskiem o wydanie interpretacji zwróciła się spółka wynajmująca maszyny i urządzenia. Spółka nabrała wątpliwości odnośnie do tego, jak ma dokumentować i ewentualnie rozliczać obciążenia najemców kosztami naprawy wynajmowanych urządzeń. Wątpliwości dotyczyły przypadków, gdy z winy najemcy konieczna staje się naprawa wynajmowanej maszyny. Koszty naprawy ponoszone są przez najemcę, natomiast same naprawy dokonywane są przez spółkę we własnym zakresie lub na jej zlecenie. We wniosku spółka oświadczyła, że kwoty, którymi obciążani są najemcy, obejmują wyłącznie koszty naprawy urządzeń oraz nie noszą charakteru sankcyjnego – nie są karami umownymi, lecz przeniesieniem kosztów niezbędnych do przywrócenia urządzenia do stanu sprzed uszkodzenia. Ostateczny ciężar ekonomiczny naprawy maszyn spoczywa na najemcach. Mieści się w nim jedynie równowartość części zużytych do naprawy oraz cena usługi naprawy.