29 maja br. weszła w życie ostatnia część nowych rozwiązań dotycząca ewidencji czasu pracy kierowców, związana z wdrażaniem unijnego Pakietu Mobilności. Zgodnie ze znowelizowanym art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców z 16 kwietnia 2004 r. (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1412; ost. zm. DzU z 2022 r., poz. 209) przedsiębiorca zarządzający firmą transportową ma obowiązek prowadzić papierową lub elektroniczną ewidencję czasu pracy kierowcy i przechowywać ją przez 10 lat od zakończenia okresu nią objętego. To oznacza konieczność jej przechowywania o 7 lat dłużej niż dotąd.

Zakres informacji

Ewidencja czasu pracy kierowcy, prowadzona na nowych zasadach, musi obejmować:

- liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,

- liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,

- liczbę godzin nadliczbowych,

- dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

- liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu,

- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,

- rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Rejestrując nieusprawiedliwione nieobecności w pracy przewoźnik musi uwzględnić:

- zapisy na wykresówkach,

- wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,

- pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,

- inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub

- rejestry opracowane na podstawie wymienionych dokumentów (zapisów z wykresówek, danych i plików z karty kierowcy oraz tachografu).

W stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną w dalszym ciągu nie ewidencjonuje się godzin pracy. Pracodawca musi dla nich prowadzić indywidualne karty ewidencji nieobecności w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar.

Również za maj

Do tej pory ewidencja czasu pracy kierowcy miała formę zgromadzonych zapisków i plików z tachografu i karty kierowcy i należało ją przechowywać przez 3 lata. Po zmianach czas przechowywania ewidencji to 10 lat, a pracownik ma prawo w każdej chwili zawnioskować o jej udostępnienie.

Ponieważ zmiana weszła w życie 29 maja 2022 r., powstały wątpliwości, od kiedy obowiązuje dłuższy okres przechowywania ewidencji. Należy przyjąć, że obejmuje on również maj z uwagi na wprowadzenie zmian w trakcie miesiąca. Zatem krótszy okres przechowywania (3 lata) dotyczy tylko czasu do kwietnia 2022 r. Jeżeli jednak z kierowcą zakończono współpracę przed 29 maja br., ewidencję trzeba przechowywać przez 3 lata.

Definicja doby

Aby właściwie rozliczać pracę kierowcy, najważniejsze jest prawidłowe określenie doby kierowcy. Trwa ona 24 kolejne godziny od rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy. Godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy kierowcy ustala pracodawca.

Poprzez czas pracy rozumie się wykonywanie wszystkich czynności związanych z wykonywaniem przewozu drogowego, tj.:

- prowadzenie pojazdu,

- załadowywanie i rozładowywanie, a także nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem,

- nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym,

- czynności spedycyjne,

- obsługę codzienną pojazdów i przyczep,

- inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy,

- wszelkie formalności administracyjne, jak np. obsługa tachografu,

- utrzymanie pojazdu w czystości.

Do czasu pracy kierowcy wlicza się także przerwę wynoszącą 15 minut, gdy dobowy wymiar czasu pracy przekracza 6 godzin pracy, a także okres gotowości do wykonywania pracy (np. w oczekiwaniu na załadunek lub rozładunek towaru).

Do czasu pracy kierowcy nie wlicza się:

- dyżuru, w czasie którego nie wykonywał on pracy,

- nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu,

- dobowego nieprzerwanego odpoczynku,

- przerwy w pracy, w przypadku równoważnego czasu pracy, gdzie dopuszczalne są przedłużenie czasu pracy do 12 godzin oraz jedna przerwa na dobę, nie dłuższa niż 5 godzin (gdy kierowca wykonuje przewozy regularne, przerwa może trwać nie dłużej niż 6 godzin, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy nie przekracza 7 godzin).