Tak orzekł Sąd Najwyższy w postanowieniu z 19 maja 2020 r. (II PK 94/19).

Przedmiotem sprawy było ustalenie, czy pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia, pomimo ustnego ustalenia obniżonej wysokości dodatku.

W sprawie rozpatrywanej przez Sąd Najwyższy pracodawca i pracownik porozumieli się ustnie, że przysługujący zatrudnionemu dodatek będzie niższy niż dotychczas. Oprócz ustnych ustaleń nie sporządzono porozumienia w formie pisemnej, a pracodawca wypłacał w kolejnych miesiącach dodatek w obniżonej wysokości.

Po jakimś czasie pracownik zakwestionował wysokość dodatku, wskazując, że z powodu braku pisemnego porozumienia przysługuje mu dodatek w wyższej wysokości, tj. sprzed ustnych ustaleń.

Sądy obu instancji nie podzieliły stanowiska pracownika, który złożył skargę kasacyjną. Sąd Najwyższy uznał jednak, że brak jest podstaw do przyjęcia skargi do rozpoznania.

KOMENTARZ EKSPERTA
Paweł Sych - radca prawny, partner w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień | Littler Global, biuro w Katowicach

Temat formy różnych czynności w zakresie prawa pracy jest bardzo aktualny m.in. w związku ze skokowym wzrostem stosowania pracy zdalnej. Powoduje to, że wręczenie pisma z własnoręcznym podpisem czy podpisanie danego dokumentu przez obie strony stosunku pracy jest znacząco utrudnione, a czasem wręcz niemożliwe. Na tym tle pojawiają się pytania, w jakiej formie dane oświadczenie czy dokument powinny zostać sporządzone i jakie są skutki niezachowania takiej formy. Dotyczy to m.in. tak istotnych dokumentów jak umowa o pracę, porozumienie zmieniające, wypowiedzenie czy oświadczenie o rozwiązaniu umowy.
Odpowiedzi na powyższe pytania nie ułatwiają przepisy kodeksu pracy. Przede wszystkim sam kodeks posługuje się niejednolitym nazewnictwem – czasami wskazuje, że dane czynności powinny zostać dokonane „na piśmie”, a innym razem że „w formie pisemnej”. W wypracowanym od połowy lat 70. ubiegłego wieku orzecznictwie przyjęło się, że są to synonimy i oba określenia wymagają złożenia odręcznego podpisu (ewentualnie zrównanego z nim kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
Kodeks nie odpowiada również wprost, jakie są skutki niedochowania odpowiedniej formy w przypadku chociażby porozumienia zmieniającego. Wskazuje, że zmiana warunków pracy wymaga formy pisemnej, nie przewiduje jednak rygoru nieważności (jak np. w przypadku umowy o zakazie konkurencji, która w razie braku zachowania formy pisemnej jest nieważna).
W związku z powyższym SN, opierając się na dotychczasowym orzecznictwie, wskazał, że zawarcie porozumienia w formie innej niż pisemna jest tak samo ważne, jak gdyby dokument został podpisany odręcznie przez obie strony stosunku pracy. Oznacza to, że porozumienie zawarte ustnie, mailowo czy nawet w sposób dorozumiany jest tak samo skuteczne, jak porozumienie w formie pisemnej i w ten sposób możliwa jest modyfikacja umowy o pracę. Pracownik nie może więc wskazywać, że obowiązują go dotychczasowe warunki zatrudnienia, ponieważ nie zawarł pisemnego porozumienia o zmianie np. wynagrodzenia. Tym bardziej, jeżeli w okresie po zawarciu takiego porozumienia umowa wykonywana jest na nowych, zmienionych warunkach.
Analogiczna sytuacja dotyczy porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę – nie ma w tym wypadku wymogu opatrywania go własnoręcznymi podpisami. Wystarczająca jest chociażby wymiana maili, z których wynikać będzie, że obie strony zgadzają się na rozwiązanie umowy o pracę i z której wynikają warunki, na jakich ma się to odbyć. Kwestionowanie przez którąkolwiek ze stron takiego sposobu uzgodnienia o zakończeniu umowy byłoby co do zasady nieskuteczne.
Powyższe stanowisko wpisuje się w pewien trend „liberalizacji” w podejściu do wymogów stawianych przez przepisy prawa pracy. Nie należy zapominać, że sam kodeks pracy tworzony był w zupełnie innej rzeczywistości, w której nie była wykorzystywana poczta elektroniczna czy inne środki porozumiewania się na odległość. Na szczęście orzecznictwo w ostatnich latach pozwala przynajmniej na częściowe „rozluźnienie” sztywnych wymagań kodeksowych. Również projektowane przepisy dotyczące pracy zdalnej przewidują wprost liberalizację przepisów w zakresie wymogu formy pisemnej. Zgodnie z nimi, pracownicy zdalni będą mogli składać wnioski, które dotychczas musiały mieć formę pisemną, również w formie elektronicznej. Przepisy te przewidują także sporządzanie niektórych dokumentów przez pracodawców w formie elektronicznej, bez konieczności doręczania własnoręcznie podpisanych pism.
Niestety nadal nie dotyczy to takich dokumentów jak wypowiedzenie umowy czy oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia. O ile więc zwolnienie w formie ustnej czy choćby poprzez przesłanie pocztą elektroniczną skanu podpisanego oświadczenia będzie ważne i doprowadzi skutecznie do rozwiązania stosunku pracy, to jednak w takich sytuacjach pracodawca musi się liczyć z koniecznością zapłaty odszkodowania za naruszenie przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę, właśnie z powodu niedochowania formy. Pod tym względem dotychczasowa praktyka sądów nie przewiduje odstępstw, pomimo postępu technologicznego i całkowitej zmiany warunków wykonywania pracy, co znów zostało szczególnie uwidocznione w trakcie pandemii i pracy zdalnej. Pozostaje mieć nadzieję, że w niedługiej przyszłości albo zostanie wypracowana w tym zakresie nowa linia orzecznicza, albo ustawodawca zdecyduje się na zmianę przepisów tak, aby dostosować je do warunków XXI wieku.