Tak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylając 4 sierpnia 2022 r. decyzję Prezesa UODO, w której organ ten udzielił upomnienia pracodawcy za naruszenie art. 5 ust. 1 lit. a i b w związku z art. 6 RODO przez bezpodstawne przetwarzanie danych osobowych kandydata, którego nie zatrudnił (II SA/Wa 542/22).

Wyrok nie jest prawomocny, ale prawnicy liczą, że będzie on oznaczać przełom w linii orzeczniczej. Jak dotąd bowiem sądy, tak samo jak UODO, konsekwentnie podważały możliwość przetwarzania danych osobowych „na wszelki wypadek”.

Przykładem jest ubiegłoroczne orzeczenie WSA z 13 stycznia 2021 r. (II SA/Wa 607/20), w których sąd uznał, że przetwarzanie danych osobowych po realizacji umowy dla celów ochrony przed ewentualnymi roszczeniami, jest niedopuszczalne.

Na wszelki wypadek

Kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy reguluje kodeks pracy. Zasady ich przechowywania, w tym okres, przez jaki można to robić, określa z kolei rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (DzUrz UE z 2016 r. L 119, s. 1; dalej: RODO).

W tej sprawie pracodawca przechowywał CV kandydatki do pracy na wypadek, gdyby w przyszłości zgłosiła zarzut dyskryminacji w procesie rekrutacyjnym. Po jej skardze, Prezes UODO upomniał pracodawcę, wskazując, że firma powinna usuwać informacje o kandydatach niezwłocznie po zakończeniu naboru, chyba że starający się o pracę wyraził zgodę na przetwarzanie tych danych w przyszłych rekrutacjach. Przywołał przy tym treść z poradnika dla pracodawców z 2018 r: „Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość, jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenie powództwa przeciwko pracodawcy”.

PUODO wskazywał przy tym, że to kandydat do pracy musiałby udowodnić ewentualne nierówne traktowanie w trakcie rekrutacji, a dopiero wtedy na pracodawcę spada ciężar udowodnienia, że nie doszło do dyskryminacji. Ale – zdaniem PUODO – do wykazania, że pracodawca kierował się przy ocenie kandydatów obiektywnymi i usprawiedliwionymi przesłankami, nie jest niezbędne dalsze przechowanie danych osobowych zawartych np. w CV.

Komentarz eksperta
Kacper Rączkowiak prawnik, IOD – Grant Thornton Frąckowiak sp. z o.o. sp.k.

W ubiegłym roku spore zmieszanie wywołały wyroki WSA w Warszawie, w których uznano przechowanie danych osobowych dla potrzeb ochrony roszczeń, bez zawiśnięcia sprawy, za przetwarzanie „na zapas”. Wyrok II SA/Wa 542/22 prezentuje stanowisko odmienne. Z uzasadnienia wynika wprost, że przetwarzanie mieszczące się w okresie przedawnienia nie jest przetwarzaniem danych „na zapas”. Ukazane stanowisko może być sporym ułatwieniem dla pracodawców chcących się bronić przed zarzutem dyskryminacji.

Uzasadniony interes pracodawcy

Innego zdania był WSA w Warszawie. Uznał, że pracodawca ma prawo przechowywać CV kandydata po zakończeniu rekrutacji w celu ochrony przed zarzutem dyskryminacji i wypłatą z tego tytułu odszkodowania, które przewiduje art. 183d kodeksu pracy. Przywołał tu dodatkowo treść art. 291 k.p., który reguluje 3-letni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy. Nie można więc mówić, że występuje tu wątpliwość co do okresu, przez jaki uzasadnione jest przetwarzanie danych osobowych. Pracodawca powinien mieć możliwość udowodnienia, że podczas procesu rekrutacyjnego nie doszło do dyskryminacji, przez trzy lata po jego zakończeniu. Dopiero po tym czasie – z uwagi na przedawnienie roszczenia – nie ma uzasadnienia do dalszego przetwarzania danych osobowych kandydata.

Pracodawca, który zastosuje się do wskazówek UODO i usunie CV kandydata od razu po zamknięciu rekrutacji, w razie zgłoszenia przez niego roszczeń po jakimś czasie, nie ma szans na obronę. Nie ma skąd czerpać wiedzy o tym, jakie kryteria zdecydowały o przejściu poszczególnych kandydatów do kolejnego etapu rekrutacji i czy nie naruszały one zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Co więcej, nie może też zweryfikować, czy twierdzenia o przebiegu procesu rekrutacyjnego bądź o przedłożonych dokumentach są zgodne z prawdą.

W związku z tym WSA uznał, że przechowywanie danych osobowych kandydatów do pracy jest uzasadnione interesem pracodawców i uczestników naboru – obie strony mają możliwość porównania sytuacji kandydatów i zweryfikowania, czy doszło do dyskryminacji (np. ze względu na wiek lub płeć).