ŁATWIEJ WYPŁACAĆ RYCZAŁT
- W jaki sposób należy obliczyć należny pracownikowi zdalnemu zwrot kosztów energii i internetu? Czy pracownik powinien dostarczyć faktury za te media?
Nowe przepisy mówią, że pracodawca ma generalny obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Możliwe są dwie formuły pokrycia tych kosztów – albo oparcie się o rzeczywiste koszty, albo określenie ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom energii i internetu ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Czytaj więcej
W związku z nowelizacją przepisów o pracy zdalnej, która wchodzi w życie 7 kwietnia, na pracodawców czeka sporo nowych obowiązków.
Zdecydowana większość pracodawców (jeśli nie prawie wszyscy), przygotowujących obecnie regulaminy pracy zdalnej albo negocjujących ze związkami zawodowymi porozumienie w tej materii, wprowadza ryczałt jako formę zwrotu kosztów pracy zdalnej. Powód jest oczywisty – ryczałt jest wygodniejszą formą zwrotu kosztów, niewymagającą szczegółowego kalkulowania energii zużytej przez pracownika w wyniku wykonywania pracy w domu.
Moim zdaniem przy ustalaniu ryczałtu firmy mogą, ale nie muszą bazować na rachunkach za energię elektryczną czy za internet, jakie mogliby dostarczyć pracownicy.
Prywatny rachunek za energię w gospodarstwie domowym pracownika mówi o tym, ile jego gospodarstwo zużywa energii w miesiącu, nie zaś o tym, jaka część tego zużycia spowodowana jest wykonywaniem pracy zdalnej w domu pracownika. Pracodawca nie potrzebuje też szczegółowej informacji o taryfie za energię elektryczną, jaką objęty jest pracownik. Moim zdaniem wystarczy, jeśli firma oprze się przy kalkulacji ryczałtu na średnich cenach rynkowych prądu w miejscu zamieszkania pracownika, oraz na założeniu o średnim zużyciu energii przez urządzenia używane do pracy zdalnej i średnim zużyciu energii przez typowe oświetlenie stanowiska pracy. Takie kalkulatory można już łatwo znaleźć w internecie.
Natomiast co do kosztów internetu, to sprawa wydaje się nawet łatwiejsza. Miesięczny koszt internetu w gospodarstwie domowym pracownika jest opłatą de facto za dostęp i za przepustowość łącza. Pracownicy z reguły płacą tę samą stawkę za internet bez względu na to, ile czasu spędzają przed komputerem. Oczywiście informacja o tym, ile pracownik płaci miesięcznie za internet, jest cenna – można wówczas nałożyć na tę kwotę jakiś współczynnik czasu pracy (8 godzin x liczba dni roboczych w miesiącu). Niemniej w praktyce pracodawcy mogą, moim zdaniem, bazować na średniej cenie łącza internetowego w ich miejscowości.
Słowem – pracodawcy mogą prosić pracowników o dostarczenie rachunków za prąd i internet, niemniej wydaje się to mało praktycznym rozwiązaniem.
PROPORCJONALNIE DO DNI PRACY Z DOMU
Tu rzeczywiście zadanie pracodawcy wydaje się trudne. Przepisy mówią, że wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom energii elektrycznej i internetu, ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Element przewidywalności jest więc niezbędny, aby właściwie ustalić wysokość ryczałtu. Sądzę, że w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną w nieregularnym rytmie możliwe są dwie formy obliczenia ryczałtu.
Pierwsza polegałaby na przyjęciu jakiegoś założenia co do łącznego wymiaru czasu pracy zdalnej, np. w skali roku. Ta metoda będzie wykonalna w firmach, w których da się przewidzieć, jaką część czasu pracy w danym dłuższym okresie pracownik poświęci na pracę zdalną. Wówczas, stosując średnie ceny energii elektrycznej i internetu (np. jako stawki dzienne), można wyliczyć ryczałt za cały rok, a następnie podzielić go przez 12, otrzymując średnie stawki miesięczne. Zaletą tej metody jest prostota, zaś wadą to, że można przyjąć złe założenia co do przewidywanego czasu pracy zdalnej, przez co ryczałt byłby zaniżony albo zawyżony.
Druga metoda jest bardziej pracochłonna i polega na przyjęciu stawki dziennej ryczałtu, która po zakończeniu miesiąca dzielona jest przez zaraportowaną przez pracownika liczbę dni pracy zdalnej. Jej zaletą jest precyzja wyliczenia ryczałtu należnego za dany miesiąc, wadą natomiast to, że powoduje ona dodatkowe obciążenie służb płacowych w firmie czy też firmy zewnętrznej prowadzącej usługowo listę płac dla pracodawcy i mogącej oczekiwać z tego powodu zwiększenia wynagrodzenia za swoje usługi.
ZBYT WYSOKĄ STAWKĘ PODWAŻY FISKUS
- Czy urząd skarbowy może zakwestionować poziom ryczałtu za media pracownika zdalnego (który jest wolny od podatku), uznając, że jest za wysoki?
Tak, jeżeli urząd dojdzie do wniosku, że ryczałt jest zawyżony i zawiera de facto ukryte wynagrodzenie za pracę.
Dotychczas Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wypowiadał się już na temat nieopodatkowania świadczeń podobnych do ryczałtu, a zapewnianych przez pracodawców w czasie epidemii covid (nie na podstawie przepisów, ale dobrowolnie). W tych interpretacjach KIS odnosił się jednak bardziej do samego rodzaju świadczenia, a mniej do jego wysokości. Pod rządami nowych przepisów zwolnienie ryczałtu z podatku dochodowego od osób fizycznych (podobnie jak ze składek na ubezpieczenia społeczne) wynika już z prawa. Natomiast przepisy nadal milczą na temat wysokości ryczałtu.
To zaś oznacza, że pracodawcy (jako płatnicy zaliczek na PIT) powinni tak ustalać ryczałt, aby odpowiadał on zasadniczo kosztom ponoszonym przez pracowników zdalnych. Po pierwsze więc ustalając ryczałt należy przyjąć jak najbardziej realne założenia, tj. faktyczne ceny energii elektrycznej czy łączy internetowych w okolicy, w której zamieszkują pracownicy. Pracodawcy powinni też – na ile to możliwe – precyzyjnie ustalać faktyczny wymiar czasu pracy zdalnej (np. liczbę dni pracy zdalnej w miesiącu).
Z drugiej jednak strony pracodawcy mogą przyjąć pewne uogólnienia w tym rachunku. Wynika to z dwóch powodów. Po pierwsze, nowe przepisy mówią, że wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom energii elektrycznej i internetu ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przewidywanym, a więc nie realnym (wynikającym z konkretnych rachunków za prąd i internet). Jeżeli pracodawca wykaże w toku kontroli skarbowej, że przyjął racjonalne przewidywania co do kosztów, jakie poniosą pracownicy zdalni, będzie to bardzo pomocne w obronie przed zarzutem zawyżenia ryczałtu. Po drugie zaś z samej natury ryczałtu jest on taką formą zwrotu kosztów, która nie musi odpowiadać co do złotówki faktycznym kosztom. Ryczałt może polegać na pewnym uogólnieniu łącznego rachunku kosztów. Jego znaczenie słownikowe odnosi się bowiem do kwoty przyznawanej ogólnie na jakieś wydatki bez rozliczania kosztów na poszczególne zakupy.
