Z roku na rok rośnie liczba firm korzystających z usług freelancerów. Jak podaje raport Useme, wśród nich dominującą grupą są jednoosobowe działalności gospodarcze oraz firmy zatrudniające do 10 pracowników (ponad 42 proc.), a także małe i średnie przedsiębiorstwa (ok. 36 proc.). Dla wielu przedsiębiorców, którzy wcześniej nie współpracowali z freelancerami, może wydawać się to skomplikowane i problematyczne. Jednak wystarczy zadbać o kilka kwestii, a bez wątpienia nasz biznes doświadczy wielu korzyści – nie tylko finansowych – płynących z korzystania z usług wolnych strzelców.

Z perspektywy przedsiębiorcy nawiązanie współpracy z niezależnym specjalistą jest o tyle wygodne, że z usług freelancera możemy skorzystać jednorazowo lub podejmować z nim współpracę wyłącznie przy wybranych projektach. Poza tym outsourcing to dobry sposób na optymalizację kosztów w firmie oraz regularną współpracę w przypadku, gdy nie mamy możliwości finansowych na zatrudnienie pracownika na stałe.

Jak wynika z raportu Useme, blisko połowa freelancerów w Polsce nie prowadzi własnej działalności gospodarczej, dlatego przed nawiązaniem współpracy z niezależnym specjalistą warto mieć na uwadze kilka kwestii formalnych.

Umowa o dzieło…

Bez wątpienia współpraca z freelancerem na zasadzie B2B jest łatwiejsza dla zleceniodawcy w rozliczeniu księgowym, a ponadto nie wymaga opłacania składek ZUS. W sytuacji gdy wolny strzelec nie posiada własnej działalności, mamy do wyboru nawiązanie z nim umowy o dzieło lub umowy zlecenie.

Umowa o dzieło jest najkorzystniejsza dla obu stron w przypadku zlecenia pojedynczej usługi, np. przygotowania logotypu lub paczki tekstów pod SEO. Ten typ umowy sprawdzi się również, gdy w wyniku pracy powstaje nowy utwór bądź wtedy, gdy w pracy freelancera ważniejszy jest efekt niż czas, jaki zajmuje jego wykonanie. Umowę o dzieło należy zgłosić do ZUS – w placówce lub online poprzez konto firmy na PUE ZUS – za pomocą formularza ZUS RUD. Zgłoszenie umowy o dzieło nie oznacza, że należy płacić od niej składki. To formalność, pozwalająca na szybką weryfikację, czy między stronami został zawarty odpowiedni dokument.

… lub zlecenie

Mniej popularną formą współpracy z freelancerem jest umowa zlecenie. Zakłada ona pracę w określonych godzinach, a podstawą wypłaty wynagrodzenia jest nie efekt, lecz przepracowany czas. Taki typ umowy można zawrzeć w przypadku, gdy praca ma charakter stały, np. podczas prowadzenia profilu firmowego w mediach społecznościowych bądź opieki technicznej nad sklepem online.

Przy umowie zlecenie powstaje co do zasady obowiązek zapłaty składek na ubezpieczenia w ZUS. Zależy on od tego, czy podwykonawca ma już inny tytuł do ubezpieczenia. Zleceniodawca opłaca pełne składki, jeśli zawiera umowę z osobą:

- powyżej 26. roku życia, która ukończyła studia lub studiuje,

- której nie obejmuje ubezpieczenie z tytułu umowy o pracę,

- która nie posiada ubezpieczenia z tytułu innej umowy zlecenia na kwotę wyższą lub równą minimalnej płacy krajowej.

Informacja o zaliczce

Przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od przychodów z umów, jakie zawiera z freelancerem. Po podsumowaniu roku musi mu wysłać PIT-11. W tym formularzu podsumowuje zaliczki odprowadzone w imieniu podwykonawcy na podatek dochodowy.

Faktura bez działalności

Ponad 45 proc. freelancerów łączy etat ze zleceniami. Aby korzystać z ich usług, a jednocześnie uniknąć zawiązywania z podwykonawcą umowy o dzieło lub umowy zlecenie, istnieje możliwość skorzystania z jednej z dedykowanych do freelancingu platform. Jest to zgodne z prawem, a wystawiony dokument można rozliczyć tak, jak wszystkie inne faktury od kontrahentów. Z tego sposobu można skorzystać również w przypadku chęci współpracy z podwykonawcą spoza Polski.

Specjalista z zagranicy

W dobie pracy zdalnej i powszechnego dostępu do technologii współpraca z zagranicznymi podwykonawcami staje się coraz popularniejsza. Przedsiębiorcy korzystają z ich usług m.in. w celu konsultingu, pozycjonowania na konkretnym rynku czy obsługi sklepów internetowych na zagranicznych platformach sprzedażowych. Aby w pełni legalnie podjąć współpracę z podwykonawcą spoza Polski, który nie posiada własnej działalności gospodarczej i nie jest w stanie wystawić faktury za zrealizowane dzieło, należy zapoznać się z trzema podstawowymi zagadnieniami – rezydencją, podatkami i ubezpieczeniami.

Rezydencja podatkowa

Rezydencja podatkowa to miejsce, w którym wykonawca zobowiązuje się do wypełnienia zobowiązania podatkowego. Z punktu widzenia zleceniodawcy jest to jedna z kluczowych informacji, która wpływa na sposób rozliczenia dzieła. Jeżeli freelancer jest obcokrajowcem mieszkającym i płacącym podatki w Polsce, zawieramy z nim takie same umowy o dzieło lub zlecenia, jak z krajowymi usługodawcami.

Wolny strzelec z Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru gospodarczego oraz Szwajcarii automatycznie zyskuje dostęp do polskiego rynku pracy. Posiadają go również obcokrajowcy z innych państw, którzy ukończyli w Polsce studia. Natomiast pozostali freelancerzy potrzebują odrębnego pozwolenia.

Jeżeli podwykonawca ma pozwolenie na pracę w Polsce, warto upewnić się, jakiego typu jest to dokument. Z punktu widzenia przedsiębiorcy ważne jest, że niektórzy pracownicy zagraniczni otrzymują pozwolenie na pracę w konkretnej firmie, bez możliwości świadczenia dodatkowych usług innym podmiotom. Jeśli podwykonawca mieszka za granicą, warto poprosić go o przedstawienie certyfikatu rezydencji podatkowej, który może otrzymać w swoim urzędzie skarbowym. Dokument ten jest niezwykle istotny, ponieważ wpływa na wysokość podatku dochodowego freelancera oraz obowiązki zleceniodawcy.

Gdzie płacić daninę

Istnieją przepisy i umowy międzynarodowe, które przeciwdziałają podwójnemu opodatkowaniu. To oznacza, że podwykonawca zapłaci podatek dochodowy wyłącznie w  jednym kraju – w Polsce lub w kraju zamieszkania.

Jeżeli freelancer przedstawi certyfikat rezydencji podatkowej, zleceniodawca ma mniej obowiązków. Wypłaca freelancerowi wynagrodzenie w oparciu o umowę o dzieło lub zlecenia brutto, bez odprowadzania podatku w Polsce. Kolejnym krokiem jest wystawienie do lutego kolejnego roku kalendarzowego dokumentu IFT1-R, który jest odpowiednikiem formularza PIT-11. Natomiast podwykonawca jest zobowiązany do samodzielnego rozliczenia ze swoim urzędem skarbowym według stawki, która go obowiązuje.

Jeżeli freelancer zagraniczny nie przedstawi certyfikatu rezydencji ani nie mieszka w Polsce, należy odprowadzić za podwykonawcę zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 20 proc. bez kosztów uzyskania przychodów. Ponadto na koniec roku powstaje obowiązek przesłania do urzędu skarbowego formularza PIT 8AR, a freelancerowi należy wystawić wspomniany wcześniej IFT1-R.

Kwestia ubezpieczenia

Umowa o dzieło nie jest objęta składkami z wyjątkiem sytuacji, gdy dokument jest zawarty z obecnym pracodawcą. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku umowy zlecenie.

Jeśli podwykonawca zagraniczny mieszka w Polsce i zawarliśmy z nim umowę zlecenie, mamy obowiązek odprowadzać za niego składki ZUS. W zależności od tego, z jakich źródeł i w jakiej wysokości dochody osiąga, będą to składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne albo tylko składka zdrowotna. W przypadku freelancerów, którzy mieszkają za granicą, obowiązują przepisy Unii Europejskiej bądź międzynarodowe umowy o zabezpieczeniu społecznym.

Freelancer może być objęty ubezpieczeniami na podstawie przepisów tylko jednego kraju. Decyzję o tym, w którym państwie będzie opłacał składki i według jakich przepisów, podejmują instytucje, które odpowiadają za ubezpieczenia społeczne. W praktyce zleceniodawca, który zawarł umowę zlecenie z podwykonawcą zagranicznym niemieszkającym w Polsce, powinien skontaktować się z ZUS i indywidualnie rozpatrzyć jego przypadek.

Zdaniem autora

Bartłomiej Król Business Developement Manager w Useme

Współpraca z freelancerem niesie ze sobą wiele korzyści. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm decyduje się na outsourcing działań, zarówno z podwykonawcami z Polski, jak i z zagranicy. W przypadku gdy krajowy freelancer nie posiada własnej działalności gospodarczej, potrzebne są trzy dokumenty – umowa, zgłoszenie do ZUS oraz PIT. Natomiast przy współpracy z zagranicznym zleceniobiorcą należy zwrócić uwagę na podatki, ubezpieczenie oraz rezydencję, która wpływa na sposób rozliczenia z usługodawcą.