Dla większości pracowników praca ponad obowiązujące ich normy czasu pracy wiąże się z rekompensatą, która najczęściej przyjmuje postać materialną. Oprócz normalnego wynagrodzenia otrzymują bowiem dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Alternatywną formą wynagrodzenia pracownikom ich dodatkowego wysiłku na rzecz pracodawcy może być udzielenie czasu wolnego. Istotne jednak pozostaje, że za godziny nadliczbowe, które zostały zrekompensowane czasem wolnym, pracownikom nie przysługuje dodatek.

Zasadą jest brak rekompensaty za nadgodziny kierownikom 

Ogólne reguły wynagradzania za pracę w godzinach nadliczbowych zasadniczo nie mają zastosowania do kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych (tzw. kadry kierowniczej). Niemniej za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę lub święto kadrze kierowniczej przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Uzasadnieniem dla takiej szczególnej regulacji wprowadzonej do kodeksu pracy jest fakt, że kadra kierownicza ma znacznie większy niż pozostali pracownicy wpływ na wykorzystanie swojego czasu pracy i powinna tak organizować swoje zadania, żeby móc je wykonać w normalnym czasie pracy.

W praktyce zdarza się jednak, że kadra kierownicza bardzo często wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w inne dni niż niedziela lub święto. Pojawia się zatem pytanie, czy w takim przypadku kierownicy rzeczywiście pozbawieni są prawa do wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych?

Orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje, że mogą zaistnieć okoliczności uzasadniające przyznanie wskazanego wynagrodzenia. Pracodawcy powinni więc z należytą ostrożnością podchodzić do wykonywania przez kadrę kierowniczą pracy w godzinach nadliczbowych i kwestii rekompensaty za taką pracę.

Dotyczy to tylko kierowników wyodrębnionych jednostek 

Pojęcie kierownika wyodrębnionej jednostki organizacyjnej – inaczej niż pojęcie pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy – nie zostało zdefiniowane w przepisach prawa pracy, stąd może budzić pewne wątpliwości. W celu przybliżenia znaczenia tego sformułowania konieczne jest wyjaśnienie pojęcia komórki organizacyjnej. W doktrynie i orzecznictwie wskazuje się, że komórką organizacyjną może być: dział, wydział, oddział, sekcja. Z punktu widzenia art. 1514 k.p. bez znaczenia pozostaje nazwa, liczba pracowników czy zakres zadań komórki organizacyjnej. Ważne jest, by komórka organizacyjna nie była jednoosobowa.

Dla przypisania przymiotu komórki organizacyjnej, o której mowa w art. 1514 k.p., istotne jest też, aby dana jednostka została wyodrębniona w strukturze organizacyjnej zakładu pracy. To wyodrębnienie znajduje zazwyczaj odzwierciedlenie w aktach organizacyjnych zakładu pracy, regulaminie pracy lub uchwale zarządu. Niemniej mianem wyodrębnionej komórki organizacyjnej może zostać objęta jednostka organizacyjna, która nie ma trwałego charakteru i odzwierciedlenia w stałych aktach wewnątrzzakładowych.

Zakres zastosowania art. 1514 k.p. dotyczy także komórek organizacyjnych wyodrębnianych w strukturze pracodawcy jedynie tymczasowo, dla osiągnięcia konkretnego celu. Jako przykład kierownika tymczasowej jednostki organizacyjnej można wskazać chociażby kierownika budowy, która z założenia zakończy się z chwilą odbioru obiektu.

Sąd Najwyższy: kiedy kierownik ma prawo do pensji za nadgodziny

W odniesieniu do pojęcia kierownika wyodrębnionej jednostki organizacyjnej Sąd Najwyższy wskazał na pewne cechy, które charakteryzują takiego pracownika. Pracownik będący kierownikiem wyodrębnionej jednostki organizacyjnej powinien posiadać rzeczywiste uprawnienia kierownicze, w tym do organizacji albo nadzoru pracy innych osób, udzielania im zwolnień od pracy czy podejmowania decyzji o zatrudnianiu pracowników (wyrok SN z 8 czerwca 2004 r., III PK 22/04).

Samo postanowienie w umowie o pracę, wedle którego dany pracownik zatrudniony jest na stanowisku kierownika, nie ma decydującego charakteru. Ponadto, pracownik pełniący funkcję kierownika wyodrębnionej komórki organizacyjnej zasadniczo nie powinien wykonywać obowiązków przypisanych do członków zarządzanego przez niego zespołu.

W celu przypisania więc określonemu pracownikowi funkcji kierownika wyodrębnionej jednostki organizacyjnej w rozumieniu art. 1514 k.p. konieczne jest ustalenie:

- specyfiki kierowanej komórki organizacyjnej, w tym posiadania przez nią przymiotu wyodrębnionej jednostki,

- charakteru obowiązków wykonywanych przez pracownika, w szczególności wykonywania przez niego uprawnień nadzorczych i  organizatorskich oraz przypadków świadczenia pracy na równi z członkami kierowanego zespołu, a także ich częstotliwości.

Systematyczne przekroczenia godzin pracy kierownika 

Podobnie jak pozostali pracownicy, tak kadra kierownicza objęta jest maksymalnymi ochronnymi normami czasu pracy. Kodeks pracy stanowi, że kierownicy wykonują pracę poza normalnymi godzinami czasu pracy „w razie konieczności”. Sformułowanie to należy rozumieć wąsko. Stąd praca kierowników w godzinach nadliczbowych może mieć miejsce jedynie incydentalnie w nadzwyczajnych sytuacjach uzasadnionych szczególnymi potrzebami zakładu pracy. Nieprawidłowe są zatem przypadki, w których kadra kierownicza wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych codziennie lub regularnie.

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego kadra kierownicza zachowuje prawo do  wynagrodzenia za systematyczną pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli wykonywanie pracy jest uwarunkowane wadliwą organizacją czasu pracy przez pracodawcę lub niewłaściwym określeniem zakresu zadań. Pracodawca nie może bowiem dowolnie ustalać zakresu obowiązków kierowników i wymagać systematycznej pracy w godzinach nadliczbowych (postanowienie SN z 25 maja 2022 r., III PSK 210/21).

Podkreślenia wymaga, że w przypadku regularnego wykonywania przez kadrę kierowniczą pracy w godzinach nadliczbowych, dla ustalenia prawa do wynagrodzenia i dodatku za tę pracę znaczenie będzie mieć okoliczność, z powodu której kierownik zmuszony jest pracować w nadgodzinach. Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje, jeśli potrzeba jej wykonywania wynika z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, natomiast nie będzie ono należne, jeśli konieczność pracy w godzinach nadliczbowych wynika z niewłaściwego zarządzania jednostką organizacyjną przez jej kierownika. Przyjmuje się bowiem, że w razie właściwego określenia przez pracodawcę obowiązków danej jednostki i prawidłowego organizowania pracy tej jednostki przez kierownika, nie powinno dochodzić do przekraczania norm czasu pracy (wyrok SN z 21 marca 2019 r., II PK 332/17).

Kierownik, a praca jak szeregowy pracownik

Sąd Najwyższy w wielu orzeczeniach podkreślał ponadto, że za kierownika wyodrębnionej jednostki organizacyjnej w rozumieniu art. 1514 § 1 k.p. nie uważa się osoby, która oprócz czynności kierownika stale wykonuje także zadania szeregowego pracownika, takie jak np. obsługa kasy i wydawanie towaru (wyrok SN z 22 czerwca 2016 r., III PK 118/15). Zakres zastosowania art. 1514 § 1 k.p. nie obejmuje więc tych kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych zakładu pracy, którzy regularnie wykonują pracę na równi z podległymi im pracownikami, a ich obowiązki nie mają jedynie charakteru nadzorczego i kontrolnego. Zatem kadra kierownicza w takich przypadkach zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jednocześnie nie jest prawidłowa wykładnia zakładająca, że kierownik nie może zastąpić jednego z pracowników kierowanego zespołu przy żadnej czynności. Zastępstwo takie jest dopuszczalne, jeśli ma charakter incydentalny, a nie regularny. Nie może być bowiem tak, że w przypadku braków kadrowych pracodawca powierza pracę w godzinach nadliczbowych kierownikom w przekonaniu, że nie poniesie z tego tytułu dodatkowych kosztów.

Zdaniem autorek

Sylwia Miros, aplikantka adwokacka Kancelaria HR Legal Solutions

Paulina Ziobrowska, prawniczka Kancelaria HR Legal Solutions

Praca kadry kierowniczej wykonywana w godzinach nadliczbowych w opisanych okolicznościach powinna zostać zrekompensowana na zasadach opisanych w kodeksie pracy, a więc poprzez wypłatę wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy pracodawcy wypłacają kierownikom wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych w formie premii uznaniowej.

Choć to rozwiązanie może budzić wątpliwości, to pod pewnymi warunkami jest dopuszczalne. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego świadczenie określone jako premia uznaniowa, mające na celu wynagradzanie pracy w godzinach nadliczbowych, ma charakter wynagrodzenia za godziny nadliczbowe w rozumieniu kodeksu pracy, jeśli odpowiada opisanym w nim warunkom. Istotne jest zatem, aby wysokość premii uznaniowej odpowiadała wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Świadczenie znacznie odbiegające w swojej wysokości od świadczenia należnego na ogólnych zasadach umożliwia wystąpienie przez pracownika z roszczeniem o ewentualne wyrównanie należności (wyrok SN z 3 września 2013 r., I PK 33/13).