30 września upływa termin na przekazanie na konto bankowe zfśs tzw. drugiej raty odpisu podstawowego na fundusz. Czym jest odpis? Jak prawidłowo go wyliczyć? Jakie są konsekwencje nieprzekazania odpisu w terminie? Czy można zmienić wysokość odpisu w stosunku do ustawowej? A co z mniejszymi pracodawcami, którzy tworzą fundusz dobrowolnie?
Czym jest odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?
Odpis to podstawowa i obowiązkowa forma finansowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jest to po prostu wpłata, której corocznie każda firma tworząca fundusz musi dokonać na konto bankowe, na którym gromadzi środki zfśs.
Czytaj więcej:
Osoba, która uprzednio przeszła na emeryturę i podjęła zatrudnienie u innego pracodawcy, gdzie otrzymuje wynagrodzenie w wysokości nie powodującej...
Pro
Jak obliczać wysokość odpisu podstawowego w danym roku kalendarzowym?
Wysokość odpisu regulują przepisy. Na jednego pracownika wynosi on 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W stosunku do niektórych kategorii pracowników wysokość odpisu jest inna – wyższa lub niższa. Na pracowników młodocianych odpis wynosi 5 – 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia w zależności od roku nauki, a na pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia.
W pewnych sytuacjach firma może dobrowolnie zwiększyć odpis podstawowy. Dotyczy to przede wszystkim pracowników ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Odpis na te osoby może być wyższy o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.
Przeciętne wynagrodzenie miesięczne ogłasza Prezes GUS w Monitorze Polskim do 20 lutego każdego roku. W 2024 r. podstawę do obliczenia odpisu stanowi kwota 6445,71 zł, tj. przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2023 r. W tym roku bierzemy wartość z drugiego półrocza roku poprzedniego, a nie z całego roku 2023, gdyż jest ona wyższa. Przeciętne wynagrodzenie za cały 2023 rok wynosiło 6246,13 zł. Zatem odpis na zfśs w najbardziej podstawowej kwocie wynosi w tym roku 2417,14 zł (37,5 proc. x 6445,71 zł) na jednego pracownika. Tak wyliczoną kwotę na jednego pracownika mnoży się następnie przez przeciętną liczbę pracowników w danym roku kalendarzowym.
Jak ustalić przeciętną liczbę pracowników na potrzeby zfśs w danym roku kalendarzowym?
Ustalanie przeciętnej liczby pracowników w celu obliczenia całkowitej wysokości kwoty odpisu na fundusz jest procesem dwuetapowym.
Na początku roku kalendarzowego należy obliczyć planowaną liczbę pracowników w tym roku. Liczba ta powinna uwzględniać wszelkie planowane zmiany kadrowe, w tym restrukturyzację, zamknięcia bądź otwarcia nowych oddziałów, filii, tworzenie lub likwidację zespołów.
Na koniec roku kalendarzowego dokonujemy ponownego obliczenia przeciętnej liczby pracowników, tym razem już w oparciu o konkretne liczby osób pracujących w tym roku.
Obie te wartości – planowaną i faktyczną – liczymy na poszczególne miesiące kalendarzowe, sumujemy i dzielimy przez 12 miesięcy.
Tyle mówią przepisy. Nie precyzują natomiast, jakiej metody użyć, aby ustalić liczbę pracowników w danym miesiącu. A ta może przecież być zmienna – np. 1 maja firma może zatrudniać 75 osób, 15 maja – 72, a 31 maja – 74.
Metodykę obliczania średniej pracowników w danym miesiącu kalendarzowym opiera się zazwyczaj (choć nie wynika to z przepisów!) na formularzu Z-06, tj. sprawozdaniu o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy, który jest załącznikiem do rozporządzenia w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2017. W tym dokumencie opisane są trzy metody obliczania stanu zatrudnienia:
- metoda arytmetyczna ze stanów dziennych w miesiącu – liczymy stan zatrudnienia na każdy dzień i dzielimy przez liczbę dni w danym miesiącu,
- metoda uproszczona – tu ustalamy liczbę zatrudnionych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i dzielimy na dwa,
- metoda średniej chronologicznej – ustalamy połowę stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca podzieloną przez dwa.
Wybór metody powinien być uzależniony od stabilności stanu zatrudnienia w danej firmie.
Jeśli okaże się, że w praktyce firma zatrudniała więcej osób, niż przewidywała na początku roku, musi dokonać dopłaty na konto zfśs, gdyż dotychczas przelany odpis był zbyt niski. Jeśli będzie na odwrót – tzn. przelany odpis jest za wysoki, bo prognoza zatrudnienia była zbyt wysoka – to są dwie opcje. Można pozostawić „nadpłacone” środki na koncie funduszu i odpowiednio mniej wpłacić w kolejnym roku. Można też wypłacić te środki z konta funduszu na ogólne konto firmy, pod warunkiem że na koncie zfśs pozostaną takie środki, które umożliwią jego działanie. Nie może zatem dojść do sytuacji, w której firma nie będzie miała środków na wypłacanie świadczeń z funduszu.
Kogo należy uwzględniać w przeciętnej liczbie pracowników na potrzeby odpisu na zfśs?
Przede wszystkim uwzględniamy tylko pracowników w rozumieniu kodeksu pracy, tzn. osoby zatrudnione na umowie o pracę, na podstawie powołania czy mianowania. Nie ma znaczenia rodzaj umowy (na okres próbny, na czas określony i nieokreślony) ani wymiar etatu. Uwzględniamy także niepełnoetatowców, ale ostatecznie przeciętną liczbę pracowników przeliczamy na pełne etaty. Nie należy natomiast uwzględniać osób pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, czyli w ramach B2B, na zleceniu, na kontraktach menadżerskich czy umowach o dzieło.
Wiele wątpliwości i rozbieżności w interpretacjach rodzi pytanie, czy trzeba wliczać pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych. Przepisy w tej sprawie milczą. Za uwzględnianiem tych osób przemawia przede wszystkim to, że dość powszechnie przyjmuje się, że są one uprawnione do korzystania z funduszu. Z drugiej strony formularz Z-06 nie zaleca uwzględniać osób przebywających na urlopach bezpłatnych (przy metodzie średniej arytmetycznej – w danym dniu nieobecności, a w przypadku metody uproszczonej i średniej chronologicznej – dłuższych niż 14 dni). W mojej opinii bardziej zasadne i zakotwiczone w przepisach wydaje się uwzględnianie osób na urlopach bezpłatnych przy wyliczaniu przeciętnej liczby pracowników. Wydaje się też, że jest to przeważająca opinia.
Jakie są terminy dokonywania wpłat na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?
Można powiedzieć, że odpisy na fundusz przelewa się w dwóch ratach. Pierwsza wynosi 75 proc. odpisu podstawowego i powinna zostać dokonana do 31 maja danego roku kalendarzowego. Druga rata obejmuje pozostałą wysokość odpisu podstawowego, a także odpisy dobrowolne, i powinna zostać przelana na konto zfśs do 30 września. W istocie przepisy są skonstruowane w taki sposób, że mamy jeden termin na przelanie odpisu, tj. 30 września, ale kwota odpowiadająca 75 proc. powinna wpłynąć na konto funduszu do 31 maja.
Czy jeśli pracodawca spóźni się z wpłatą odpisu na konto zfśs, to musi zapłacić odsetki?
Nie. W tej sprawie mamy utrwalone orzecznictwo sądów, oparte na wyroku Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1999 r. (I PKN 663/98). Potwierdza ono, że za opóźnienie w przelewie odpisu na fundusz firma nie musi uiszczać odsetek. Ta argumentacja opiera się przede wszystkim na tym, że w tej sytuacji w pewnym sensie „dłużnikiem” i „wierzycielem” jest ten sam podmiot, czyli pracodawca. To pracodawca cały czas pozostaje właścicielem środków przelanych na konto funduszu i to pracodawca nimi zarządza.
Warto jednak przypomnieć, że minister finansów w piśmie z 17 maja 2000 r. (PB3-1416/722-186/WK/2000) podkreślił, że pracodawca, który nie przeleje na konto zfśs właściwej kwoty, „pozostaje dłużnikiem funduszu i powinien powstałe wobec tego funduszu zobowiązanie wypełnić w najbliższym możliwym terminie”.
Czy grożą jakiekolwiek konsekwencje braku wpłaty w terminie lub wpłaty w niewłaściwej wysokości na zfśs?
Przede wszystkim, jeśli w firmie działają związki zawodowe, to mają one prawo pozwać firmę przed sądem o przekazanie należnych środków na fundusz. To związki sprawują zatem główną kontrolę nad tym, jakie środki i kiedy firma przekaże na konto funduszu.
Jeśli jednak w firmie nie działają związki, to nie ma tej kontroli. Czy zatem pracownicy mogą jakoś wymusić na firmie przelanie środków na fundusz? Przepisy nie dają takich uprawnień pracownikom. Jedyną drogą dla nich jest ewentualny donos do Państwowej Inspekcji Pracy.
Nieprzekazując odpisu na konto w terminie albo przekazując w niewłaściwej wysokości firma (a właściwie konkretne osoby odpowiedzialne za zfśs) narażają się na grzywnę do 5000 zł za działanie niezgodne z ustawą. Grzywnę może nałożyć w formie mandatu PIP (do 2000 zł) lub sąd na wniosek PIP. Jest to tzw. odpowiedzialność wykroczeniowa, co oznacza, że mandat czy grzywna zostanie nałożona na konkretne osoby, które zawiniły w uchybieniu – np. członków zarządu, dyrektora HR. Przy nakładaniu grzywny bierze się pod uwagę kwestie szkodliwości czynu, rozmiar szkody, winę itp. Dlatego drobne uchybienia przy kalkulacjach, niewielkie przekroczenia terminu raczej nie będą skutkowały grzywną.
W bardzo skrajnych przypadkach, przy dużych naruszeniach, wydaje się, że w grę mogłaby wchodzić nawet odpowiedzialność karna za uporczywe naruszanie praw pracowników. Dotyczyłoby to szczególnie sytuacji, w których firma regularnie nie przekazywałaby odpisu na konto funduszu i miałoby to wpływ na realizację świadczeń z zfśs.
Czy wysokość odpisu na zfśs może być niższa lub wyższa niż określa ustawa?
Tak. Wymaga to jednak ustalenia w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy, jeśli takim objęta jest firma (co w Polsce jest rzadkością). Do zmiany wysokości odpisu konieczne jest uzgodnienie ze związkami zawodowymi, jeśli takie działają w firmie. Jeżeli nie, to stosowny zapis w regulaminie wynagradzania o zmianie wysokości odpisu musi być ustalony z przedstawicielem pracowników.
Co trzeba podkreślić, wysokość odpisu można obniżyć w stosunku do ustawowego. Jest to wyjątek od ogólnej zasady prawa pracy, która zakłada, że akty wewnętrzne prawa pracy, czyli m.in. regulaminy, nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż ustawy. W tym przypadku – mogą.
Czy wysokość odpisu na zfśs może się zmienić w trakcie roku kalendarzowego?
Tak. Przepisy nie ograniczają w żaden sposób terminu, kiedy firma we współpracy ze związkami albo przedstawicielem pracowników musi podjąć decyzję o wysokości odpisu.
Jeżeli taka zmiana nastąpi przed dokonaniem wpłaty pierwszej raty odpisu, to po prostu należy na nowo przeliczyć wysokość odpisu, uwzględniając nową stawkę i przelać odpowiednią kwotę. Jeśli zmiana nastąpi po dokonaniu wpłaty, konieczne jest dokonanie proporcjonalnych korekt i odpowiednio dopłacenie lub wycofanie środków z konta funduszu.
Czy odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest obowiązkowy dla firm, które tworzą fundusz dobrowolnie?
Nie. Jeśli firma nie musi tworzyć funduszu, ale decyduje się na to dobrowolnie, to nie musi dostosowywać się do terminów przekazywania odpisów z ustawy ani do przepisów o wysokości tych odpisów. W takich sytuacjach to firma decyduje, w jaki sposób i kiedy uzupełnia środki na koncie zfśs. Ważne, aby fundusz miał płynność finansową do realizowania swoich zobowiązań, czyli wypłaty świadczeń pracownikom.
Zdaniem autora
Kinga Jezierska-Brant, Senior Associate, CMS
Odpis podstawowy to główny element finansowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Sposób jego obliczenia może nastręczać trudności, szczególnie przy ustalaniu liczby pracowników, co jest mocno niedoregulowane w przepisach. Z drugiej strony sankcje za niewielkie uchybienia w terminowości czy przy obliczaniu wysokości odpisu (szczególnie takie, które nie powodują żadnych niekorzystnych skutków dla pracowników), nie są zbyt dotkliwe, szczególnie w firmach, w których nie działają związki zawodowe. Oczywiście wszelkie celowe i uporczywe działania w tym obszarze mogą skutkować nawet sankcjami karnymi.
