Ani ustawa o podatku od towarów i usług ani rozporządzenia wykonawcze nie regulują sposobu anulowania wystawionych faktur. Jednak w praktyce jest to dopuszczalne, choć w ściśle określonych i wyjątkowych przypadkach. Prawo podatnika do anulowania już  wystawionych dokumentów potwierdzają wyroki sądów i interpretacje w tym zakresie. W interpretacji indywidualnej z 9 lutego 2010 r. Izby Skarbowej w Warszawie (IPPP1-443-1238/09-2/BS) podkreślono, że w celu uproszczenia obrotu w stosunku do faktur, które nie zostały jeszcze wprowadzone do obrotu prawnego, nie ma konieczności poprawienia błędu na fakturze poprzez wystawienie faktury korygującej. Wystarczy anulowanie faktury i pozostawienie jej w dokumentach podatnika wraz z wyjaśnieniem.

Anulowanie faktury pod dwoma warunkami

Fakturę możemy anulować, ale muszą być spełnione łącznie dwa, niżej wymienione warunki:

1.      nie doszło do faktycznego wykonania usługi czy dostarczenia towaru;

2.      faktury nie wprowadzono do obrotu prawnego.

Anulowanie faktury następuje poprzez przekreślenie oryginału i kopii oraz umieszczenie na nich adnotacji, która uniemożliwi ponowne jej wykorzystanie np. faktura anulowana w dniu … Dobrze aby podatnik opatrzył fakturę odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania dokumentu. Jest to szczególnie istotne i przydatne w przypadku ewentualnych, przyszłych kontroli, gdyż po paru latach podatnik może nie pamiętać okoliczności sprawy. Nie ma potrzeby wprowadzania takiej faktury do ewidencji podatkowej i odprowadzania od niej podatku VAT. Niewprowadzenie do obrotu prawnego oznacza, że faktura w żadnej formie nie została przekazana kontrahentowi. Jednak w ostatnich latach, w interpretacjach indywidualnych (np. z 21 marca 2019 r. 0111-KDIB3-1.4012.12.2019.2.RSZ)    ,,niewprowadzenie do obrotu” nabrało szerszego znaczenia. Jako przykład niewprowadzenia do obrotu prawnego, podaje się również sytuację, gdy:

·         fakturę wysłano do kontrahenta, ale on jej nie odebrał;

·         faktura zostanie wysłana i odebrana przez kontrahenta, ale później zwrócona.

Są to sytuacje,  gdy podatnik jest w posiadaniu dwóch egzemplarzy faktury: oryginału i kopii i nabywca nie uwzględnił tej faktury w swej ewidencji. Ważne jest, aby podatnik pamiętał również, że anulowanie faktur dotyczy tylko sytuacji, gdy nie doszło do zrealizowania transakcji - świadczenia usługi lub dostawy towaru. Zgodnie z interpretacją z 18 marca 2019 r. dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (0112-KDIL1-3.4012.30.2019.1.AK) faktura VAT którą wystawiono, ale nie wprowadzono do obrotu prawnego nie jest fakturą wystawioną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Natomiast w interpretacji indywidualnej z 29 września 2020 r. (0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK) podkreślono, że:  „nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego, gdyż nie wywołuje wówczas żadnych skutków prawnych.”

Anulowanie faktury elektronicznej – czy jest możliwe?

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku faktury elektronicznej, gdy podatnik ją omyłkowo wystawi i wyśle elektronicznie. Odbiorca nie ma możliwości ,,zwrotu” takiej faktury, która została wygenerowana, wysłana i odebrana przez nabywcę. Część programów automatycznie księguje otrzymane faktury elektroniczne. Z tego powodu nie ma pewności co do niewprowadzenia faktur do programu księgowego po stronie nabywcy. Dlatego nie ma możliwości anulowania faktur elektronicznych.

Potwierdza to interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 stycznia 2019 r. 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK. Czytamy w niej, że” ,,Ponadto faktura elektroniczna, nawet z oczywistymi błędami, zostaje wprowadzona do obrotu prawnego poprzez wysłanie jej na podany przez odbiorcę adres. Wygenerowana i wysłana faktura elektroniczna zostaje automatycznie odebrana przez odbiorcę. Ponadto, utworzona i zrejestrowana faktura elektroniczna, nawet z błędnymi danymi, nie może być zwrócona przez odbiorcę (…) dla udokumentowania tego anulowania nie jest wystarczające wydrukowanie wystawionych Faktur Elektronicznych i oznaczenie ich jako anulowane oraz wysłanie do odbiorców (Klientów) informacji o anulowaniu takich faktur.”

Podatnicy podejmując decyzję o anulowaniu wystawionych faktur powinni w szczególności pamiętać, że: „anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym Wnioskodawca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.” (fragment interpretacji indywidualnej z 29 września 2020r. dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej  0114-KDIP1-3.4012.394.2020.1.ISK).