Choć powiedzenie „co do zasady podatki trzeba płacić” może brzmieć jak truizm, to warto sobie uświadomić, że w polskim systemie prawnym nie jest to tylko postulat moralny, ale obowiązek, który państwo egzekwuje z determinacją godną lepszej sprawy. Niektórzy przedsiębiorcy ulegają złudzeniu, że najczęściej wybierana spółka, czyli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, stanowi bezpieczną formę prowadzenia biznesu, skutecznie chroniącą przed finansowymi konsekwencjami niepowodzeń, również z perspektywy członków zarządu. To jednak tylko część prawdy. Gdy przychodzi do zaległości podatkowych, ochrona ta może szybko zniknąć, a odpowiedzialność osobista członków zarządu staje się bardzo realna.

Zgodnie z art. 116 ordynacji podatkowej członkowie zarządu spółek kapitałowych mogą odpowiadać całym swoim majątkiem za długi podatkowe spółki. Warunkiem jest, by egzekucja wobec spółki okazała się bezskuteczna.

W tym momencie to zarząd znajduje się w centrum zainteresowania. Ustawodawca pozostawił członkom zarządu pewne „furtki”, dzięki którym mogą się uwolnić od odpowiedzialności. Są one jednak dość wąskie i wymagają konkretnego działania, a raczej – jego właściwego timingu.

Jak uniknąć odpowiedzialności?

Po pierwsze, członek zarządu może uniknąć odpowiedzialności, jeśli udowodni, że w odpowiednim czasie złożono wniosek o ogłoszenie upadłości albo otwarto postępowanie restrukturyzacyjne,

zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu albo niezgłoszenie wniosku o upadłość nie było jego winą (co w praktyce jest najtrudniejsze do wykazania).

Po drugie, członek zarządu może się bronić, jeżeli wskaże konkretny majątek spółki, z którego fiskus mógłby się jeszcze zaspokoić, i to w znacznej części. W praktyce jednak, jeśli doszło już do postępowania egzekucyjnego, to zwykle oznacza, że takiego majątku już nie ma lub jest bezwartościowy.

Teoretycznie odpowiedzialności można więc uniknąć, ale nie przez bierność. W praktyce jednak wymaga to odpowiedniego rozeznania prawnego, a przede wszystkim działania we właściwym czasie. Przegapienie właściwego momentu na restrukturyzację czy upadłość może skutkować negatywnymi konsekwencjami finansowymi już bezpośrednio dla zarządu spółki.

W teorii wszystko wygląda prosto: jeśli spółka popada w stan niewypłacalności, zarząd powinien zareagować i złożyć wniosek o ogłoszenie upadłości. Problem w tym, że praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Sądy administracyjne traktują ten obowiązek wyjątkowo rygorystycznie. W szczególności dotyczy to zaległości z tytułu VAT, które – jak zauważa Naczelny Sąd Administracyjny (m.in. z 5.03.2025 r., III FSK 1397/24, oraz z 19.03.2025 r., III FSK 110/23) – powstają z mocy prawa, niezależnie od tego, kiedy doręczono decyzję określającą ich wysokość, co ma poważne konsekwencje odnośnie do ustalenia właściwego terminu niewypłacalności spółki.

VAT jako pułapka

Innymi słowy: moment, w którym spółka przestaje realnie regulować swoje bieżące zobowiązania, a nie data otrzymania decyzji podatkowej, może być uznany za początek biegu terminu do złożenia wniosku o upadłość, szczególnie wtedy, gdy w tle sprawy pojawia się potencjalne oszustwo lub nadużycie. Dla członka zarządu to bardzo niewygodne podejście. Oznacza bowiem, że nawet jeśli decyzja stwierdzająca nieprawidłowość w rozliczeniach podatkowych za dany okres pojawi się dopiero po wielu miesiącach, a nawet latach od ich wystąpienia, sąd może uznać, że czas na działanie już dawno minął, i tym samym odmówić prawa do zwolnienia z odpowiedzialności.

Co gorsza, sądy podkreślają, że przesłanka „braku winy” członka zarządu w niezgłoszeniu wniosku o upadłość ma charakter obiektywny. Można się na nią powołać tylko wtedy, gdy rzeczywiście nie było żadnej możliwości działania, niezależnie od wiedzy, chęci czy dobrej woli danej osoby (por. wyroki NSA: z 28.03.2018 r., II FSK 817/16, oraz z 19.01.2018 r., II FSK 38/16).

W efekcie może się okazać, że w konkretnym przypadku, gdy np. zaległości dotyczą VAT za 2022 r., sąd uzna, że termin na zgłoszenie wniosku o upadłość już dawno minął (w terminie płatności VAT za 2022 r.), co zamyka drogę do uwolnienia się od odpowiedzialności. I choć można mieć zastrzeżenia co do tak rygorystycznego podejścia, to warto wiedzieć, że funkcjonuje ono w orzecznictwie. W takich przypadkach kluczowe staje się skuteczne zakwestionowanie samych ustaleń zawartych w decyzji podatkowej, zwłaszcza tych dotyczących braku dobrej wiary lub nadużycia prawa.

Do tego zasłanianie się argumentem, że kwestie podatkowe w spółce to nie moja sfera odpowiedzialności, również nie przyniesie oczekiwanego rezultatu.

Wielu zarządzających, a zwłaszcza tych, którzy w zarządach pełnią funkcje niezwiązane z finansami, może łudzić się, że brak realnego wpływu na rozliczenia podatkowe spółki stanowi tarczę chroniącą przed odpowiedzialnością. Nic bardziej mylnego. NSA w wyroku z 10.12.2024 r. (III FSK 661/23) po raz kolejny przypomniał, że art. 116 ordynacji podatkowej nie różnicuje członków zarządu na aktywnych i pasywnych. Liczy się fakt formalnego pełnienia funkcji, a nie rzeczywisty zakres działań. Bycie „honorowym” członkiem zarządu to też nie jest najlepszy pomysł z perspektywy przepisów dotyczących odpowiedzialności za długi spółki.

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli dana osoba nie zajmowała się na co dzień sprawami finansowymi spółki, nie podpisywała umów ani nie uczestniczyła w decyzjach biznesowych, ale figurowała w KRS jako członek zarządu w danym okresie, ponosi pełną odpowiedzialność za zaległości podatkowe spółki, jeśli spełnione są przesłanki z art. 116 o.p. NSA jasno stwierdził, że samo formalne posiadanie uprawnień do działania w imieniu spółki wystarcza, by mówić o „pełnieniu obowiązków członka zarządu”. Dobrowolne ograniczenie swojej roli czy nawet całkowita bierność nie zwalnia z odpowiedzialności.

Co więcej, NSA podkreśla, że członek zarządu, niezależnie od przypisanych mu zadań, ma ustawowy obowiązek znać sytuację majątkową spółki (art. 201 § 1 KSH). Brak wiedzy w tym zakresie nie jest więc żadnym usprawiedliwieniem, wręcz przeciwnie – może zostać uznany za przejaw niedbalstwa.

Odpowiedzialność karna

Odpowiedzialność za zaległości podatkowe to tylko część ryzyka, z jakim musi liczyć się członek zarządu spółki kapitałowej. Gdy w tle pojawia się niewypłacalność lub działania zmierzające do „ratowania” majątku kosztem wierzycieli, w grę wchodzi już nie tylko ordynacja podatkowa, ale również kodeks karny.

Zgodnie z art. 300 kodeksu karnego każda próba udaremnienia lub uszczuplenia zaspokojenia wierzyciela poprzez np. wyzbywanie się majątku, jego darowanie, fikcyjne obciążanie czy ukrywanie, może skutkować odpowiedzialnością karną. Jeżeli działania te mają miejsce w obliczu grożącej upadłości lub są podejmowane w celu uniemożliwienia wykonania orzeczenia sądu czy zajęcia komorniczego, sprawca naraża się na karę nawet do ośmiu lat pozbawienia wolności, jeśli poszkodowanych jest wielu wierzycieli.

Z kolei art. 301 kodeksu karnego penalizuje sztuczne tworzenie nowej jednostki gospodarczej i przenoszenie do niej majątku z pominięciem wierzycieli starej firmy.

Warto więc pamiętać, że granica między błędem zarządczym i uzasadnioną ochroną interesów majątkowych a przestępstwem może być cienka, zwłaszcza gdy działania budzą wątpliwości co do dobrej wiary. W takich sytuacjach organy ścigania coraz częściej analizują nie tylko same transakcje, ale również sposób prowadzenia dokumentacji, kontekst ekonomiczny i intencje osób decyzyjnych. Dla członka zarządu to oznacza jedno: brak staranności lub próby „ratowania się” kosztem wierzycieli mogą skończyć się nie tylko odpowiedzialnością cywilną, ale również karą więzienia.

Zakładanie, że w przypadku problemów podatkowych spółki kapitałowej można w prosty sposób uchylić się od odpowiedzialności, na przykład poprzez szybkie złożenie wniosku o upadłość i jednoczesne upłynnienie majątku spółki, to podejście nie tylko ryzykowne, ale i często oderwane od realiów prawnych. Tego rodzaju działania mogą bowiem nie tylko nie zapewnić oczekiwanego bezpieczeństwa, ale wręcz pogłębić odpowiedzialność członka zarządu, zarówno na gruncie prawa podatkowego, jak i karnego.

System ten jest dziś w miarę szczelny, a zmiany legislacyjne ostatnich lat jednoznacznie zmierzają do jego domknięcia, ucieczka od odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki jest znacznie trudniejsza, niż mogłoby się wydawać. W praktyce wiele zależy od determinacji organów państwowych i ich gotowości do rzeczywistego sięgania po dostępne narzędzia prawne.

Michał Majczyna specjalizuje się w doradztwie w sprawach VAT oraz w obsłudze kontroli, postępowań podatkowych i sądowoadministracyjnych. Doświadczenie zdobywał w kancelariach doradztwa podatkowego oraz w Naczelnym Sądzie Administracyjnym. Prowadzi wykłady z zakresu prawa podatkowego i prawa gospodarczego w Szkole Głównej Handlowej. Autor i współautor licznych publikacji książkowych i artykułów z zakresu prawa podatkowego m.in. w „Przeglądzie Podatkowym”, „Monitorze Podatkowym”, „Palestrze”.

Artykuł powstał we współpracy z siecią Kancelarie RP