Termin na uzupełnienie projektu budowlanego minął. Co powinien zrobić inwestor?

Istotne znaczenie dla oceny tej kwestii ma wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 5 lipca 2023 r., sygn. akt VII SA/Wa 917/23, utrzymany w mocy wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 marca 2026 r., sygn. akt II OSK 2407/23.

Co oznacza to dla inwestora?

Z orzeczeń wynika kilka istotnych wniosków:

Inwestor nie powinien zatem zwlekać z uzupełnieniem projektu, nawet jeśli samo uchybienie terminowi nie przesądza jeszcze o wyniku postępowania.

Stan faktyczny sprawy

Sprawa dotyczyła pozwolenia na budowę budynku garażowego. W toku postępowania odwoławczego i sądowego sąsiedzi inwestycji kwestionowali prawidłowość projektu budowlanego, wskazując między innymi na błędne wyliczenie powierzchni zabudowy, nieprawidłowe ustalenie powierzchni biologicznie czynnej oraz uchybienia formalne związane z uzupełnianiem dokumentacji projektowej.

Po wcześniejszym uchyleniu decyzji przez sąd administracyjny organ odwoławczy zobowiązał inwestora do uzupełnienia projektu budowlanego poprzez wyjaśnienie rozbieżności dotyczących powierzchni budynku, usunięcie nieaktualnych zapisów, autoryzację zmian przez projektantów i przedłożenie aktualnych dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień zawodowych. Inwestor wykonał te obowiązki, a Wojewoda Mazowiecki utrzymał w mocy decyzję o pozwoleniu na budowę.

Skarżący podnosili jednak, że część uzupełnień została złożona po upływie terminu wyznaczonego przez organ, co ich zdaniem powinno skutkować wydaniem decyzji odmownej na podstawie art. 35 ust. 5 pkt 1 ustawy Prawo budowlane.

Wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie oddalił skargę. Sąd uznał, że organy prawidłowo zweryfikowały projekt budowlany i poprawnie oceniły zgodność inwestycji z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego oraz przepisami techniczno-budowlanymi.

Szczególne znaczenie miała ocena kwestii powierzchni zabudowy. Skarżący twierdzili, że wskazane w projekcie wymiary budynku prowadzą do wyliczenia powierzchni większej niż deklarowana przez inwestora. Zastrzeżenia te nie zostały jednak uwzględnione. Zdaniem WSA powierzchnia zabudowy została określona prawidłowo, a wymagany przez plan miejscowy udział powierzchni biologicznie czynnej został zachowany.

WSA stwierdził również, że inwestor skutecznie wykonał obowiązki dotyczące uzupełnienia dokumentacji, przedłożył poprawiony projekt budowlany i dokumenty potwierdzające uprawnienia projektantów. W ocenie sądu organy przeprowadziły postępowanie wyjaśniające w sposób wyczerpujący oraz zgodny z zasadami postępowania administracyjnego.

Wyrok NSA – spóźnienie nie zamyka automatycznie drogi do pozwolenia na budowę

Kluczowe znaczenie praktyczne ma jednak wyrok NSA z 19 marca 2026 r. Rozpatrując skargę kasacyjną, Naczelny Sąd Administracyjny skoncentrował się przede wszystkim na wykładni art. 35 ust. 3 i 5 Prawa budowlanego.

NSA uznał, że termin wyznaczony inwestorowi na uzupełnienie projektu nie ma charakteru ostatecznego. Oznacza to, że jego przekroczenie nie powoduje automatycznej utraty możliwości skutecznego uzupełnienia dokumentacji. W języku prawniczym oznacza to, że termin nie ma charakteru prekluzyjnego, czyli jego przekroczenie nie zamyka definitywnie możliwości dokonania tej czynności.

Co więcej, nawet jeśli inwestor złoży poprawioną dokumentację po upływie terminu, lecz przed wydaniem decyzji przez organ, to samo przekroczenie terminu nie może automatycznie prowadzić do odmowy zatwierdzenia projektu budowlanego i wydania pozwolenia na budowę.

Według NSA wydanie decyzji odmownej wyłącznie z powodu kilkudniowego opóźnienia w usunięciu wad projektu byłoby przejawem nadmiernego formalizmu i nie znajdowałoby oparcia w przepisach prawa. Organ powinien bowiem przede wszystkim ocenić, czy dokumentacja została ostatecznie doprowadzona do stanu zgodnego z wymaganiami ustawy.

Wpływ orzeczeń na obowiązki inwestora

1. Obowiązek usunięcia nieprawidłowości pozostaje aktualny

Wyroki nie zwalniają inwestorów z obowiązku usunięcia wad projektu budowlanego. Jeżeli organ stwierdzi niezgodności z art. 35 ust. 1 Prawa budowlanego, inwestor nadal powinien przedłożyć poprawioną dokumentację odpowiadającą wymaganiom prawa.

2. Termin ma charakter dyscyplinujący, a nie sankcyjny

Termin ma przede wszystkim mobilizować inwestora do szybkiego uzupełnienia dokumentacji. Jego przekroczenie nie oznacza jednak automatycznie, że postępowanie zakończy się odmową wydania pozwolenia.

3. Istotny jest moment wydania decyzji

Jeżeli uzupełnienie zostanie złożone przed wydaniem decyzji, organ powinien poddać je ocenie i ustalić, czy wskazane wcześniej nieprawidłowości zostały skutecznie usunięte. Dla inwestora kluczowe znaczenie ma więc obecnie nie tyle sama data złożenia uzupełnienia, ile to, czy przed wydaniem decyzji udało się skutecznie usunąć wszystkie wskazane przez organ nieprawidłowości.

4. Konieczność zachowania staranności

Orzeczenia nie powinny być interpretowane jako zachęta do lekceważenia terminów. Nadal istnieje ryzyko, że organ wyda decyzję odmowną przed złożeniem uzupełnionej dokumentacji. W takim przypadku późniejsze przekazanie poprawek może okazać się nieskuteczne. Dlatego inwestorzy powinni dążyć do dochowania terminów lub w razie potrzeby występować o ich przedłużenie.

5. Większa ochrona przed nadmiernym formalizmem

Wyrok NSA wzmacnia pozycję inwestora w sporach z organami administracji. Wskazuje bowiem, że celem postępowania nie jest karanie za uchybienia proceduralne, lecz merytoryczna ocena zgodności inwestycji z prawem budowlanym, planem miejscowym oraz przepisami techniczno-budowlanymi.

Znaczenie dla praktyki procesu budowlanego

Omawiane orzeczenia należy ocenić jako istotne dla praktyki inwestycyjnej. NSA opowiedział się za podejściem, zgodnie z którym najważniejsze jest merytoryczne sprawdzenie zgodności projektu z przepisami, a nie automatyczne odmawianie pozwolenia wyłącznie z powodu niewielkiego opóźnienia. Jednocześnie nie podważył obowiązku współpracy inwestora z organami i usuwania wad dokumentacji projektowej.

Z przywołanych orzeczeń wynika, że obowiązkiem inwestora jest doprowadzenie projektu do zgodności z wymogami prawa, natomiast samo przekroczenie terminu wyznaczonego na wykonanie poprawek nie może automatycznie przekreślać możliwości uzyskania pozwolenia na budowę. Decydujące znaczenie ma bowiem to, czy przed wydaniem decyzji dokumentacja spełnia wymogi określone w Prawie budowlanym.

Wyrok NSA potwierdza dotychczasową linię orzeczniczą sądów administracyjnych, w tym kontekście można przywołać m.in. wyrok NSA z 21 października 2021 r. (sygn. akt II OSK 3517/19), wyrok NSA z 20 września 2013 r. (sygn. akt II OSK 155/12), wyrok WSA w Białymstoku z 29 kwietnia 2008 r. (sygn. akt II SA/Bk 45/08), wyrok WSA w Warszawie z 4 sierpnia 2009 r. (sygn. akt VII SA/Wa 907/09). Powyższe wyroki potwierdzają, że termin, o którym mowa w art. 35 ust. 3 Prawa budowlanego, ma charakter procesowy.

Jednocześnie wyrok WSA w Warszawie z 5 lipca 2023 r. i NSA z 19 marca 2026 r. stanowią ważny głos w dyskusji o granicach formalizmu w postępowaniu budowlanym. Sądy potwierdziły, że inwestor ma obowiązek usunięcia nieprawidłowości projektu budowlanego i przedstawienia kompletnej dokumentacji. Jednocześnie z argumentacji NSA wynika, że termin, o którym mowa w art. 35 ust. 3 Prawa budowlanego, nie ma charakteru prekluzyjnego. Oznacza to, że spóźnione, lecz skutecznie dokonane uzupełnienie dokumentacji przed wydaniem decyzji nie może samo w sobie prowadzić do odmowy wydania pozwolenia na budowę. Takie stanowisko wzmacnia zasadę proporcjonalności, zwiększa bezpieczeństwo prawne inwestorów i ogranicza ryzyko wydawania decyzji opartych wyłącznie na formalnych uchybieniach proceduralnych.

Nie oznacza to jednak, że terminy przestają mieć znaczenie. Jeżeli organ wyda decyzję przed złożeniem uzupełnionej dokumentacji, późniejsze przekazanie poprawek może okazać się nieskuteczne. Dlatego należy dochowywać wyznaczonych terminów lub, jeśli to konieczne, występować o ich przedłużenie.