Nadgodziny to w dużym uproszczeniu praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy – czyli (co do zasady) ponad osiem godzin na dobę oraz ponad przeciętnie 40 godzin na tydzień. Za każdą taką ponadwymiarową godzinę podwładnemu przysługuje regularne wynagrodzenie oraz dodatek. Może on wynosić 50 proc. – w przypadku tzw. nadgodzin dobowych albo nawet 100 proc. – jeżeli dodatkowa praca przypada w nocy, w niedzielę lub święto lub jeżeli doszło do przekroczenia średniotygodniowej 40-godzinnej normy pracy.
Niekiedy nadgodzin nie można spłacić dodatkiem; w zamian trzeba oddać czas wolny. Tyle ogólnych informacji na temat rozliczania. Przejdźmy do meritum.
Wyjątek albo rutyna
Roszczenia o wypłatę zaległego wynagrodzenia z tytułu pracy w nadgodzinach są jednymi z najczęściej dochodzonych przez pracowników w sądach. Co więcej, sprawy te należą do najtrudniejszych dla pracodawców. Ryzyko ich przegrania jest stosunkowo wysokie.
Dlatego rozważne przygotowanie się do konfrontacji z zarzutami, a przynajmniej świadomość zagrożeń i ewentualnych sposobów obrony, może mieć kluczowe znaczenie dla końcowego rozstrzygnięcia sprawy.
Zakres żądań
Z jakimi roszczeniami musi się liczyć pracodawca? Dosyć dotkliwymi, bo obejmują one:
- zapłatę zaległego wynagrodzenia i dodatku za każdą godzinę pracy w nadgodzinach,
- odsetki liczone od dnia wymagalności poszczególnych kwot nawet do 3 lat wstecz, licząc od dnia wystąpienia z powództwem,
- do 30 000 zł grzywny – gdy praca w nadgodzinach odbywała się z naruszeniem przepisów o czasie pracy, np. szef wyznaczał zadania w niedziele, mimo braku podstaw wykonywania pracy w tym dniu.
Prewencja i obrona
Ponieważ roszczenia pracownika z tytułu pracy w nadgodzinach nie są małe, a ryzyko przegranej w sądzie spore, warto podjąć poniższe środki prewencyjne, które jednocześnie będą służyć obronie przed żądaniami podwładnego:
- uzupełnić wewnętrzne regulacje (np. regulamin pracy) o postanowienia, że praca w nadgodzinach może się odbywać jedynie za uprzednią wyraźną – najlepiej pisemną – zgodą przełożonego,
- na zadania wykonywane przez pracownika samowolnie poza wyznaczonym czasem pracy (np. wieczorem wysyła służbowe e-maile) należy stanowczo zareagować, np. „Dziękuję, ale pamiętaj, że nie powinieneś tego zadania wykonywać poza normalnymi godzinami pracy. Nie wymagamy tego od ciebie. Proszę, następnym razem pracuj tylko w godzinach wyznaczonych w grafiku – chyba że na pracę po godzinach dostaniesz zgodę na piśmie",
- rzetelnie prowadzić ewidencję czasu pracy, która powinna wskazywać, jaki był czas pracy danej osoby i którą podwładny będzie na bieżąco podpisywał (w celu potwierdzenia jej prawdziwości),
- ustalić ilość zadań zlecanych pracownikowi zadaniowemu możliwą do zrealizowania w normalnym czasie pracy,
- pilnować, aby zatrudnieni nie przebywali w zakładzie poza godzinami wynikającymi z grafiku, chyba że na polecenie szefa wykonują pracę w nadgodzinach; odpowiedni zakaz w tym zakresie powinien znajdować się w regulaminie pracy,
- wprowadzić (i egzekwować w praktyce) zakaz używania sprzętu komputerowego i internetu do celów prywatnych (znacznie skróci to czas przebywania zatrudnionych w biurze).
Pracodawca może używać wszelkich środków dowodowych w celu wykazania braku nierozliczonych nadgodzin. Pomocne mogą być wydruki e-maili, zapisy aktów wewnętrznych, wyciągi z rejestratora wejść i wyjść czy wreszcie zeznania świadków. Należy jednak pamiętać, że tego samego rodzaju środków dowodowych może użyć sam podwładny.
Zdaniem autora
Patrycja Zawirska, radca prawny, kieruje zespołem prawa pracy w K&L Gates Jamka sp.k.
Sprawy o nadgodziny są tak trudne dla szefów z kilku względów. Pracodawcy zapominają często o rzetelnym rejestrowaniu czasu pracy. Nie pilnują, czy zatrudnieni pracują efektywnie, czy zajmują się wyłącznie obowiązkami służbowymi. Wielokrotnie zdarzają się sytuacje, w których podwładni zostają po godzinach z uwagi na rozprężenie lub brak samodyscypliny. Jest to ogromny problem. W podstawowym systemie czasu pracy przebywanie w biurze po wskazanych w grafiku godzinach stwarza domniemanie nadgodzin.
