Prezent nie zawsze za darmo

Tak,

istnieje możliwość powiększenia wartości świadczenia niepieniężnego o podatek i składki, które w efekcie ubruttowienia poniesie pracodawca. Jednak przychodem pracownika stanie się wartość tego świadczenia wraz z częścią podatkowo-składkową.

Przychód to nie dochód

Rolą i obowiązkiem pracodawcy jako płatnika jest obliczanie i pobieranie w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osoby, która uzyskuje u niego przychody ze stosunku pracy. Żeby to zrobić, musi ustalić dochód pracownika.

Ale dochód to już podstawa do naliczenia zaliczki. Najpierw trzeba zatem zsumować uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu ?art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.; dalej updof)  – zarówno te pieniężne, jak i niepieniężne odpowiednio wycenione. Przychód powinien odpowiadać realnej (faktycznej) wielkości przysporzenia. Dopiero od tak ustalonego przychodu, po odliczeniu miesięcznej stawki kosztów jego uzyskania oraz potrąceniu składek społecznych finansowanych przez ubezpieczonego, pobiera się zaliczkę podatkową.

Podobnie jest ze składkami na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Podstawą ich wymiaru jest przychód w rozumieniu przepisów updof, osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Zadaniem płatnika składek jest obliczanie, potrącanie z dochodów ubezpieczonych, rozliczanie oraz opłacanie należnych składek za każdy miesiąc kalendarzowy. Ich koszt obciąża zarówno pracownika, jak ?i pracodawcę.

Gdy pracownik otrzymuje ?z firmy przychód mieszany, ?tj. zarówno wynagrodzenie pieniężne, jak i świadczenia rzeczowe bądź nieodpłatne, podatek i składki trzeba liczyć od całości. Jednak ich część należną od świadczeń niepieniężnych trzeba pobrać z wypłaty pieniężnej. W konsekwencji zatrudniony dostaje co prawda dodatkowy bonus, ale jednocześnie pensję niższą niż zwykle. Gdy prezent ma dużą wartość, pracownik może nawet w ogóle nie otrzymać wypłaty lub dostać ją ?w symbolicznej wysokości. Pochłoną ją bowiem daniny od niego naliczone. Katalog przychodów zwolnionych – szczególnie z opodatkowania – jest na tyle skąpy, że praktycznie większość świadczeń mających charakter wynagrodzeniowy (prezenty, dodatki, ochrona zdrowotna, ubezpieczeniowa) podlega otaksowaniu.

Przykład

Pracownica zarabiająca ?1800 zł brutto w styczniu br. wyszła za mąż. Z okazji ?ślubu otrzymała od szefa ?prezent w postaci ciśnieniowego ekspresu do kawy, zakupionego za 1299 zł. Jego ?wartość stanowi dla pracownicy przychód z tytułu zatrudnienia ?i nie jest objęty żadną ulgą?od danin. Za styczeń pracownica otrzyma więc tylko 926,46 zł wypłaty, co wynika ?z poniższego wyliczenia:

Zwykle jej miesięczne wynagrodzenie netto wynosi 1320,43 zł. W rzeczywistości „darmowy" prezent kosztował ją więc 393,97 zł z tytułu wyższego podatku i składek.

Przerzucenie obciążeń

Są pracodawcy, którzy zdając sobie sprawę z ujemnych finansowych konsekwencji przekazywania pracownikom dodatkowych świadczeń ?w naturze, chcą wziąć na siebie wyższe koszty podatkowo-składkowe. Zdarza się, że wprowadzają w firmie zasadę, że takie świadczenia są dla pracownika neutralne – tzn. nie obciążają jego wynagrodzenia pieniężnego. Innymi słowy zatrudniony otrzymuje je w wartości netto, a jego pensja się nie zmienia.

Można by uznać takie postępowanie za niezgodne z prawem, bo nie ma żadnej podstawy prawnej do takiego manewru. To pracownik ma ponosić ciężar opłat publicznoprawnych od przysporzenia, które faktycznie uzyskał. Jednak z drugiej strony to, co nie jest zabronione, jest dozwolone. Umiejętne wykonanie operacji ubruttowienia może więc uwolnić pracownika od zapłaty podatku i składek, ale z kolei bardziej obciąży firmowy budżet.

Przepisy nie mogą wkraczać w rozliczenia i uzgodnienia, jakie dokonują się między stronami umowy – pracownikiem i pracodawcą. Jeśli szef umówi się z podwładnym na konkretną kwotę/wartość „do ręki", to nie ma w tym nic błędnego. Jednak aby spełnić zobowiązania wobec fiskusa i ZUS, i pozostawać tym samym w zgodzie z przepisami, pracodawca musi podwyższyć cały przychód pracownika o podatek i składki należne od bonusu.

Inaczej rzecz ujmując, pracodawca musi uznać za przychód ze stosunku pracy ubruttowioną część prezentu. Nie chodzi bowiem o to, aby naliczył daniny od gratisu i je po prostu za pracownika uiścił. Takie działanie i tak spowodowałoby powstanie przychodu, bo zapłata za kogoś jego osobistych danin nie jest obojętna do celów podatkowo-składkowych. W czynności ubruttowienia wynagrodzenia fiskus nie widzi żadnych uchybień. Przykładowo – jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 27 listopada 2009 r. (ILPB2/415-856/09-2/ES) – „w drodze interpretacji w trybie art. 14 ustawy Ordynacja podatkowa nie może ingerować w techniczne sposoby rozliczania pracowników z pracodawcą. Tak więc, jeżeli pracodawca przyzna swoim pracownikom zwrot wydatków, które nie są bezpośrednio związane z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, to po stronie tych pracowników dojdzie do powstania realnego przysporzenia majątkowego. Przysporzenie to w »ubruttowionej« kwocie stanowi przychód ze źródła, o którym mowa w ?art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. przychód ze stosunku pracy". Organ wytłumaczył, że wypłacona przedstawicielom handlowym należność z tytułu zwrotu kosztów wyżywienia, noclegów, jest kwotą wynagrodzenia ustaloną jako należny (po ubruttowieniu) przychód pracownika z tytułu zwrotu poniesionych przez niego wydatków, pomniejszony ?o pobrane składki na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczkę na podatek dochodowy.

Potwierdza to kolejna interpretacja, wydana 31 sierpnia 2010 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (IBPBII/1/415-644/10/ASz). Wynika z niej, że przychód pracownika stanowi „wypłacona kwota powiększona o kwotę zaliczki, jaką należy zapłacić od ubruttowionej kwoty wypłaty. Należy zaznaczyć, że zasadą jest, iż kwota zaliczki potrącana jest z dochodu pracownika. Tym samym ?w sytuacji, gdy inny podmiot (w tym wypadku były pracodawca) płaci zaliczkę za pracownika, kwota zapłacona za pracownika stanowi jego przychód ze stosunku pracy".

Ekspres ?po ubruttowieniu

Wróćmy do poprzedniego przykładu, zakładając, że pracodawca ubruttowił wartość ekspresu. Warto jeszcze dodać, że możliwe są dwa rozwiązania.

Przy pierwszym ubruttowienie polega na przyznaniu pracownikowi takiego dodatkowego świadczenia pieniężnego (np. w formie premii czy nagrody), które pozwoli zrekompensować podatek i składki od prezentu, bez naruszenia pensji podstawowej.

Drugie wyjście to wprowadzenie do przepisów płacowych zapisu, zgodnie z którym pracownik otrzymuje świadczenia rzeczowe w wartości ubruttowionej, przez co pracodawca zobowiązuje się płacić wyższy podatek i składki. Przychodem zatrudnionego będzie wartość świadczenia po ubruttowieniu.

W przykładzie posłużymy się pierwszą opcją, z dodaniem odpowiedniego świadczenia pieniężnego odpowiadającego części ubruttowionej.