Jednym z obowiązków pracodawców jest przekazywanie sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego. Na druku Z-03 jest to zestawienie kwartalne (o zatrudnieniu i wynagrodzeniach), a na Z-06 – roczne (o pracujących, wynagrodzeniach ?i czasie pracy). Metodologia ich wypełniania jest taka sama.

Sprawozdanie Z-06 za 2013 r. należy złożyć do 20 stycznia 2014 r. Podstawowe dane, jakie trzeba w nim wykazać, to liczba zatrudnionych oraz wypłacone z tego tytułu wynagrodzenie.

Średnia liczba etatów

W sprawozdaniu podaje się przeciętną liczbę zatrudnionych po przeliczeniu na pełne etaty w zaokrągleniu do jednego miejsca po przecinku. Przeciętne zatrudnienie to średnia wielkość zatrudnienia (podana w etatach) obliczona dla badanego okresu – czyli w przypadku sprawozdania Z-06 dla roku kalendarzowego. Liczbę pracowników trzeba ustalić na podstawie danych z każdego miesiąca, z którego oblicza się sumę przeciętnie zatrudnionych. Wyniki z każdego miesiąca należy następnie zsumować i podzielić przez 12. Ten dzielnik ma zastosowanie nawet wtedy, gdy przedsiębiorstwo nie funkcjonowało przez 12 miesięcy.

W rachunkach ma znaczenie specyfika zatrudnienia w danej firmie. Jeżeli ma miejsce duża fluktuacja kadry, to stan zatrudnienia w miesiącu należy ustalić na podstawie średniej arytmetycznej. Liczy się ją, najpierw sumując liczbę zatrudnionych w każdym dniu miesiąca, a następnie dzieląc wynik przez liczbę dni tego miesiąca.

Przykład

Ze względu na specyfikę działalności w firmie jest duża rotacja zatrudnienia w miesiącach letnich. Dlatego kadrowa ustala liczbę osób zatrudnionych z każdego dnia kalendarzowego miesiąca (stany wykazane w pełnych etatach w czerwcu): patrz tabela

Gdy nie ma tak dużych zmian w zatrudnieniu, można zastosować metodę uproszczoną, tj. przyjąć liczbę etatów z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, a wynik podzielić przez dwa.

Przykład

Zakład pracy ma stabilną sytuację zatrudnienia. 1 czerwca liczba zatrudnionych wynosiła 124 osoby w przeliczeniu na pełne etaty. ?Na 30 czerwca zatrudnione były 122 osoby. Sumę stanu z pierwszego ?i ostatniego dnia miesiąca (246) podzielić należy przez dwa. Średnia liczba zatrudnionych w czerwcu to 123 osoby.

Najbardziej popularna jest metoda tzw. średniej chronologicznej. Liczbę zatrudnionych ustala się wtedy na podstawie sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz z 15. dnia miesiąca podzielonej przez dwa.

Przykład

Firma ma stabilne zatrudnienie. Licząc stany według metody średniej chronologicznej, liczba pracowników przedstawia się następująco – stan na:

- 1 czerwca: 248 etatów

- 15 czerwca: 250,5 etatu

- 30 czerwca: 251,5 etatu

Średnio: 124 + 125,75 + 250,5 = 500,25 : 2 = 250,1 etatu.

Bezpłatny poza listą

W metodzie, gdzie liczy się stan z każdego dnia w miesiącu, nie uwzględnia się osób przebywających na urlopach bezpłatnych – nawet jeśli pracownik przebywał na nim jeden dzień, pomija się go w stanie z tego dnia. W pozostałych dwóch metodach – uproszczonej i chronologicznej – pomija się przy liczeniu osoby, które korzystały z tego urlopu przez więcej niż 14 dni w miesiącu.

Z objaśnień do sprawozdania GUS Z-06 wynika, że licząc przeciętną liczbę zatrudnionych, nie należy pomijać osób przebywających na urlopach wychowawczych ani na świadczeniu rehabilitacyjnym.

Wliczanie części etatów

Aby przeliczyć zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na liczbę pełnych etatów, stosuje się odpowiedni współczynnik. Jest on stosunkiem wymiaru etatu osób niepełnozatrudnionych do całego etatu. Następnie trzeba dokonać przemnożenia.

Przykład

Zakład pracy zatrudnia 33 pracowników na pełny etat, 26 na pół etatu oraz 21 na 3/4 etatu. Wyliczenia przedstawiają się następująco:

– 33 etaty

– 26 x 1/2 etatu = 13 etatów

– 21 x 3/4 etatu = 15,75 etatów

Razem w zaokrągleniu: 61,8 (w przeliczeniu na pełnozatrudnionych).

Obsada na koniec roku

Kolejną daną, jaką trzeba wykazać, to stan zatrudnienia na 31 grudnia roku sprawozdawczego. Metodologia wyliczania jest taka sama jak przy ustalaniu przeciętnego zatrudnienia przez cały rok. Tutaj jednak nie wolno uwzględniać osób skreślonych czasowo z ewidencji, z którymi nie rozwiązano umowy o pracę, oraz m.in.:

- ?korzystających z urlopów bezpłatnych lub wychowawczych w wymiarze powyżej 3 miesięcy (nieprzerwanie),

- ?przebywających na świadczeniu rehabilitacyjnym,

- ?zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,

- ?pracowników udostępnionych (zatrudnionych) przez agencję pracy tymczasowej,

- ?pracowników zatrudnionych na kontraktach, których umowa nie ma charakteru umowy o pracę.

Do celów sprawozdawczych w dziale 4 (wiersz 2) wykazuje się tylko osoby zatrudnione w głównym miejscu pracy na etacie. Pracodawca powinien prowadzić ewidencję do celów statystycznych, z której wynika, czy jest to zatrudnienie podstawowe czy dodatkowe. Najczęściej ten problem pojawia się tam, gdzie czas pracy nie jest równoznaczny z 8-godzinnym dniem zadań. Dzieje się tak m.in. w szkołach wyższych (w przypadku nauczycieli akademickich), szpitalach (dotyczy lekarzy) czy w szkolnictwie (w odniesieniu do nauczycieli).

Dane o aktywności pracowników

Czas pracy wykazuje się w dziale 3 sprawozdania Z-06. W wierszu 1 należy podać czas faktycznie przepracowany. Jest to suma godzin pracy w roku kalendarzowym.

W tych rachunkach należy pomijać wszelkie absencje – zarówno chorobowe, jak i te wynikające z urlopu wypoczynkowego. Wlicza się natomiast godziny nadliczbowe i ponadwymiarowe. W tym celu dla każdego pracownika trzeba stworzyć grafik godzin do przepracowania w roku kalendarzowym z zaznaczeniem okresów absencji i liczby godzin nadliczbowych. Oczywiście liczy się czas pracy w godzinach według zasady ustalania nominalnego czasu pracy za dany rok, a następnie odejmuje godziny absencji i dodaje godziny ponadwymiarowe i nadliczbowe.

Przykład

Pan Jan zatrudniony na pełny etat w 2013 r. miał do przepracowania nominalnie 251 dni. Wynika z tego, że liczba godzin nominalnych wyniosła 2008 (251 x 8). Pan Jan wykorzystał 26 dni urlopu ?(208 godzin), ponadto przepracował w marcu 2013 r. dwie ?soboty w godzinach nadliczbowych (16 godzin), a przez 10 dni ?kwietnia był na zwolnieniu lekarskim (8 dni choroby przypadło ?na dni robocze, były to więc 64 godziny). Faktycznie przepracowany czas pracy w 2013 r. to:

2008 – 208 + 16 – 64 = 1752 godziny.

Dla niektórych grup zawodowych czas pracy liczy się inaczej. W przypadku nauczycieli akademickich ustala się go na 36 godzin tygodniowo, a dla nauczyciela szkoły podstawowej, gimnazjalnej i średniej – jest to pensum określane zgodnie z Kartą nauczyciela, z uwzględnieniem odpowiedniej tygodniowej liczby godzin obowiązkowego wymiaru zajęć dydaktycznych, wychowawczych, opiekuńczych. Dla nauczycieli zatrudnionych na pełnym etacie na podstawie Karty nauczyciela jest to 18 godzin.

W czasie nieprzepracowanym (wiersz 3) należy wykazać urlopy rehabilitacyjne, wychowawcze i bezpłatne udzielone na okres dłuższy niż 3 miesiące (nieprzerwanie). Identycznie należy ująć urlopy zdrowotne nauczycieli oraz urlopy bezpłatne, a także zwolnienia z powodów osobistych i rodzinnych, zwolnienia w celach szkoleniowych.