Do końca roku trzeba rozliczyć konto funduszu socjalnego

Zbliża się czas korekty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs). Wszyscy, którzy tworzyli go w tym roku, muszą przeanalizować wysokość odpisu.

Roczny odpis podstawowy na zfśs nalicza się odpowiednio do przeciętnej liczby pracowników. Stanowi ją średnia planowana na dany rok kalendarzowy liczba osób zatrudnionych zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na cały etat). Odpisy na fundusz, przekazywane na jego konto (w dwóch ratach – w maju i we wrześniu), obliczało się według planowanego średniorocznego stanu zatrudnienia. Na koniec roku trzeba przeliczyć stan konta na rachunku zfśs na podstawie faktycznego przeciętnego stanu zatrudnienia w bieżącym roku ujętego w pełnych etatach. Obliczenia trzeba więc wykonać ponownie.

Różnica w rachunkach

Aby dokonać operacji finansowych, pracodawca musi porównać planowany stan zatrudnienia na 2013 r. z tym rzeczywistym liczonym w grudniu. Jeśli finalnie liczba etatów okaże się wyższa od pierwotnie zakładanej, szef będzie musiał dodatkowo zasilić konto funduszu. Sumy te trzeba wydać w 2014 r. na cele socjalne, zgodnie z regulaminem zfśs.

Gdy zaś wyjdzie, że faktyczne średnie zatrudnienie było niższe od planowanego, pracodawca ma prawo odjąć stosowną kwotę z rachunku zfśs. Jest to jednak możliwe pod warunkiem, że znajdują się na nim środki. Jeżeli konto zfśs 31 grudnia 2013 r. jest puste, różnicy nie wolno ściągnąć ze środków socjalnych przekazywanych na rachunek zfśs w przyszłym roku.

Przykład

Pracodawca planował zatrudnienie w 2013 r. na poziomie 50 etatów. Zgodnie z przepisami naliczył odpis na zfśs w kwocie 54 696,50 zł (50 x 1093,93 zł). Środki pieniężne zostały przekazane na rachunek Funduszu w dwóch ratach – 31 maja br. i 30 września br., odpowiednio w kwocie 41 022,38 zł (tj. 75 proc. równowartości odpisu) i 13 674,12 zł (tj. 25 proc. równowartości odpisu). Z końcem września szef pożegnał się z 5 pracownikami. W związku ze zmniejszeniem stanu załogi, okazało się, że średni stan zatrudnienia w 2012 r. wynosi 48,75 etatu, zgodnie z obliczeniem:

(9 miesięcy x 50 etatów + 3 miesiące x 45 etatów) : 12 miesięcy = 48,75 etatu

Oznacza to, że roczny odpis na fundusz powinien wynosić 53 329,09 zł (48,75 x 1093,93 zł). Pracodawca w grudniu może wycofać z socjalnego konta kwotę nadwyżki odpisu w wysokości 1367,41 zł.

Przykład

Pracodawca przewidywał, że tym roku będzie zatrudniał 146 osób (w przeliczeniu na pełne etaty – 134). W grudniu okazało się, że firmowych pełnych etatów jest już tylko 91. Zgodnie z wewnątrzzakładowymi regulacjami, z funduszu może korzystać także 14 emerytów. W tym roku szef zasilił konto funduszu łączną kwotą 149 139,10 zł, zgodnie z wyliczeniem:

(1093,93 zł × 134 etaty) + (182,32 zł × 14 emerytów) = 146 586,62 zł + 2552,48 zł = 149 139,10 zł

Pracodawca dokona korekty odpisu na zfśs w wysokości:

149 139,10 zł – [(1093,93 zł × 91 etatów) + (182,32 zł × 14 emerytów)] = 149 139,10 zł – 102 100,11 zł = 47038,99 zł.

Po korekcie w grudniu br. szef może wycofać nadwyżkę z socjalnego konta bądź zostawić ją na nim na poczet przeszłorocznych wpłat na cele socjalne (pierwszej, majowej wpłaty na zfśs).

Stan na początku roku

Przełom roku to także czas jeszcze innych socjalnych wyliczeń. Według stanu zatrudnienia z 1 stycznia 2014 r., przeliczonego na pełne etaty, pracodawcy z sektora prywatnego ustalają też charakter swoich obowiązków socjalnych na cały przyszły rok. Jeśli wynosi ono przynajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, to będą musieli tworzyć fundusz socjalny w 2014 r. Mogą jednak uwolnić się od tego wymogu, gdy spełnią pewne formalności. Gdy jednak okaże się że w firmie zajętych jest mniej niż 20 pełnych etatów, pracodawca ma prawo wyboru między prowadzeniem funduszu a wypłatą świadczeń urlopowych. Stanu zatrudnienia na 1 stycznia 2014 r. nie muszą kontrolować jednostki budżetowe ani samorządowe zakłady budżetowe. Te podmioty zakładają zfśs bez względu na liczebność załogi i nie mają prawa od tego odstąpić.

Niewiele czasu na rezygnację

Sposób rezygnacji z funduszu oraz to, czy może do niej dojść jeszcze w tym roku, zależy od stanu zatrudnienia na 1 stycznia 2013 r., a nie od aktualnego. Aby zarzucić działalność socjalną w 2014 r., firmy zatrudniające na 1 stycznia 2013 r. powyżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, powinny do końca grudnia br. zmienić regulaminy wynagradzania bądź układy zbiorowe pracy. Trzeba jednak pamiętać, że korekta regulaminu płacowego albo układu zbiorowego pracy powinna wejść w życie najpóźniej 31 grudnia 2013 r. Co prawda jeśli pracodawca przegapi ten termin, nie jest jeszcze na straconej pozycji. Część ekspertów dopuszcza bowiem rezygnację z tworzenia funduszu nawet w trakcie roku kalendarzowego. Trzeba jednak pamiętać, że przeprowadzenie tej operacji może później zakwestionować inspekcja pracy, gdy przyjdzie do firmy na kontrolę. Również mniejsi pracodawcy, zatrudniający 1 stycznia 2014 r. poniżej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, mają prawo całkowicie zrezygnować z obowiązków socjalnych. W tym celu informację o tym, że nie tworzą zfśs i nie wypłacą świadczeń urlopowych w 2014 r., przekazują załodze do końca stycznia 2014 r. Dobrze jest przygotować taką informację na piśmie z potwierdzeniem zapoznania się przez poszczególnych pracowników. Na szczęście przekroczenie tego terminu nie skutkuje tworzeniem zfśs czy uiszczaniem świadczeń urlopowych w nowym roku kalendarzowym.