Lepszy przelew z wynagrodzeniem na konto czy pensja bezpośrednio do rąk pracownika

W regulaminie pracy pracodawca określa miejsce, termin i czas wypłaty pensji. Obowiązek ten dotyczy jednak tylko tych, którzy zatrudniają co najmniej 20 osób. Mniejsze firmy nie muszą wydawać takiego aktu, ale za to mają poinformować podwładnego, nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia kontraktu, gdzie i kiedy będzie mu wypłacany zarobek (art. 29 § 3 pkt 5 k.p.).

Z art. 86 ust. 2 k.p. wynika, że wynagrodzenie powinno być wypłacane w formie pieniężnej. Przez takie świadczenie rozumie się zapłatę gotówką (fizyczne przekazanie pieniędzy) albo bezgotówkowo (przelew na konto). Szef nie może z góry ustalić, że pensje będą przelewane do banku. Regułą jest bowiem gotówkowa wypłata do rąk podwładnego. Inne formy są dopuszczalne wyłącznie za uprzednią zgodą pracownika wyrażoną na piśmie.

Z drugiej strony to zatrudniony może wnioskować do szefa o przelewanie mu pensji na jego rachunek bankowy. Przełożony nie ma obowiązku przychylić się do tej prośby. Wolno mu bowiem zdecydować, że pracownicy będą otrzymywać wynagrodzenie w gotówce w kasie firmy.

Wariant 1

Kasa w zakładzie

Miejsce wypłaty pensji to jedna z ważniejszych informacji dla pracownika. Najczęściej to pomieszczenie, w którym firma umożliwia zatrudnionym odbiór wynagrodzenia do rąk własnych. Może to być kasa lub komórka organizacyjna, która w zakładzie rozlicza płace.

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości nie określa szczegółowo zasad obrotu gotówkowego. Obowiązki dotyczące ochrony i niezbędnych środków zabezpieczeń wskazuje rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (DzU nr 166, poz. 1128 ze zm.).

Najczęściej zasady prowadzenia kasy oraz zadania kasjerów wynikają z instrukcji, którą wprowadza szef firmy. W niej powinny znaleźć się w szczególności takie elementy:

- miejsce i liczba prowadzenia kasy,

- miejsce przechowywania gotówki z opisem zabezpieczeń – zarówno budynku, jak i pomieszczenia (np. szafa pancerna, budynek chroniony alarmem, okratowanie okien),

- określenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie i przechowywanie kasy oraz wskazanie, czy jest obowiązek zawarcia umowy dotyczącej odpowiedzialności materialnej kasjera,

- rodzaje i opis dokumentów księgowych będących podstawą dokonywania wpłat i wypłat z kasy,

- zasady przekazywania gotówki do banku, kontrahentom, pracownikom,

- częstotliwość sporządzania raportu kasowego oraz inwentaryzacji gotówki w kasie,

- określenie osoby nadzorującej pracę kasjera i sprawdzającej na bieżąco poprawność prowadzenia gospodarki kasowej i stosowania postanowień wynikających z instrukcji kasowej.

Firma, która prowadzi kasę, pensję w gotówce powinna wypłacać tylko w dni robocze, w miejscu pracy lub w jego pobliżu.

Wady

- wysokie koszty zabezpieczeń (związane m.in. z monitoringiem, ochroną, systemem alarmów, konwojowaniem gotówki)

- obowiązki związane z dokumentowaniem operacji i inwentaryzacją

- konieczność rekrutacji osoby gwarantującej należytego wykonywanie obowiązków kasjera (firma nie ma podstaw, aby żądać od kandydata przedstawienia zaświadczenia o niekaralności)

Zalety

- pewność, że pensja zostanie wypłacona do rąk właściwej osobie i w odpowiednim terminie

- łatwość udokumentowania odbioru wynagrodzenia (pokwitowanie),

- nie ma ryzyka regulowania odsetek za opóźnienie w wypłacie >wady

Wariant 2

Na rachunek bankowy

Przelew poborów na osobiste konto pracownika jest możliwe tylko za jego pisemną zgodą. Sąd Najwyższy w wyroku z 24 września 2003 r. (I PK 324/02) wskazał, że akceptowanie ustnej zgody podwładnego na bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia jest mniej korzystne , niż stanowią przepisy prawa pracy.

Odmienna klauzula o tym zawarta w angażu byłaby nieważna. SN sprzeciwił się także uzasadnianiu praktyki bezgotówkowych wypłat dokonywanych jedynie na podstawie ustnej dyspozycji pracownika jako ustalonego w firmie zwyczaju.

Szef nie może żądać, aby pracownik założył rachunek bankowy. Ten dowolnie wybiera bank, w którym założy konto osobiste. Jeśli podwładny złoży odpowiednie oświadczenie i firma akceptuje wypłaty bezgotówkowe (choć nie ma takiego obowiązku), pracodawca odpowiada za punktualne przekazanie pieniędzy.

Musi więc je przelewać w takim czasie, aby pracownik w ustalonym w regulaminie (lub informacji) terminie wypłaty mógł podjąć w banku swoje wynagrodzenie. Pracodawcę obciążają też koszty dokonania przelewu. Takie same zasady obowiązują, gdy zatrudniony zaakceptuje przekazywanie płacy przekazem pocztowym.

Korzyści