Pracownikowi, który wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje odpowiedni dodatek. Jego wysokość zależy po pierwsze od rodzaju nadgodzin, za które przysługuje, a po drugie – od pory i dnia, w którym ta praca nadliczbowa przypadła.
Za godziny nadliczbowe dobowe pracownik ma prawo, co do zasady, do dodatku w wysokości 50 proc. stawki wynagrodzenia zasadniczego wynikającego z treści umowy o pracę pracownika. Na zasadzie wyjątku dostanie dodatek w wysokości 100 proc. takiego wynagrodzenia, jeśli nadgodziny dobowe przypadają w porze nocnej, niedzielę lub święto, które miało być dla pracownika dniem wolnym od pracy albo w dniu wolnym udzielonym za pracę w niedzielę lub święto. Z kolei za godziny nadliczbowe średniotygodniowe zawsze przysługuje dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia zasadniczego.
Alternatywa gotówki
Pracodawca, zamiast wypłacać dodatek z tytułu nadgodzin, może go zastąpić czasem wolnym od pracy. Może go udzielić na pisemny wniosek pracownika lub bez niego.
W pierwszym przypadku oddaje jedną godzinę czasu wolnego za jedną godzinę nadliczbową. Nie ma wówczas ograniczenia co do terminu jego udzielenia – może on przypadać zarówno w miesiącu, w którym wystąpiła praca nadliczbowa, jak i w następnym czy kolejnym, a nawet po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Ważne jest jedynie, żeby wniosek o jego udzielenie został złożony w miesiącu, w którym powstały nadgodziny.
Przykład
Pani Janina zatrudniona w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym wypracowała w sierpniu 2012 r. 16 godzin nadliczbowych.
Ponieważ na listopad 2012 r. ma zaplanowaną przeprowadzkę, już w sierpniu złożyła pracodawcy wniosek o udzielenie czasu wolnego za te nadgodziny 29 i 30 listopada. Pracodawca zaakceptował jej wniosek.
W sytuacji, gdy czas wolny udzielany za nadgodziny nie wynika z pisemnego wniosku pracownika, lecz z jednostronnej decyzji pracodawcy, za jedną godzinę nadliczbową udziela on 1,5 godziny czasu wolnego. W dodatku ograniczony jest tutaj terminem – musi się zmieścić do końca okresu rozliczeniowego.
Przykład
Pan Marek zatrudniony w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym wypracował w sierpniu 2012 r. osiem godzin nadliczbowych.
Z uwagi na fakt, iż na wrzesień pracodawca zaplanował zmianę siedziby firmy i wie, że w tym miesiącu pracownik przez dwa dni nie będzie świadczył pracy, postanowił, że w tych dniach udzieli mu czasu wolnego za wypracowane w sierpniu nadgodziny. Ale musi mu oddać 12 godzin wolnych od pracy.
Jakkolwiek z oddawaniem wolnego za pracę nadliczbową nie ma większych problemów, to ogromne wątpliwości nieustannie budzi sposób wypłacania wynagrodzenia. I to zarówno w miesiącu, w którym powstały godziny nadliczbowe, jak i w miesiącu, w którym pracodawca udziela za nie czasu wolnego. W tym zakresie pracodawcy popełniają mnóstwo wykroczeń. Niestety również wiele programów do rozliczania wynagrodzeń zawiera w tym zakresie błędne reguły.
Płaca tylko za pracę
Ogólną zasadą, która powinna przyświecać pracodawcom oraz osobom działającym w ich imieniu podczas procesu naliczania pensji, jest reguła, zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za czas przepracowany.
Za czas niewykonywania zadań pensja nie przysługuje, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. W każdym miesiącu pracownik powinien zatem otrzymać wszystkie składniki wynagrodzenia, które sobie wypracował. A jeśli nie wykonywał przez jakiś okres obowiązków, to za ten czas wynagrodzenie mu nie przysługuje, chyba że coś innego wynika z przepisu szczególnego.
Dodatkowo należy też pamiętać, że wynagrodzenie w wysokości określonej w obowiązującej pracownika umowie o pracę przysługuje mu za przepracowane zaplanowane na dany miesiąc godziny. Jeśli zatrudniony pracuje w danym miesiącu ponadplanowo, to za tę dodatkową pracę również trzeba mu zapłacić.
Wniosek zabiera dodatek
Rozważania na temat ustalania wysokości wynagrodzenia w przypadku oddawania czasu wolnego za nadgodziny należy rozpocząć od najprostszego przypadku, czyli tego, gdy czas wolny oddawany jest na wniosek pracownika (w stosunku 1 : 1) w tym samym miesiącu, w którym powstały nadgodziny.
Przykład
Pani Anna wynagradzana miesięczną stawką 3000 zł, zatrudniona w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym w podstawowym systemie czasu pracy, wykonująca obowiązki od poniedziałku do piątku po osiem godzin na dobę, wypracowała we wrześniu 2012 r. 16 godzin nadliczbowych. W tym samym miesiącu złożyła wniosek o odebranie wolnego za te nadgodziny 27 i 28 września.
Zgodnie z rozkładem czasu pracy we wrześniu powinna przepracować 160 godzin i tyle przepracowała (160 godzin zaplanowanych + 16 godzin nadliczbowych – 16 godzin czasu wolnego). Dlatego za ten miesiąc należy jej się tylko stała pensja w wysokości 3000 zł. Szef płaci bowiem normalne wynagrodzenie za nadgodziny, bez dodatku, bo na wniosek pracownica odebrała czas wolny. Za czas wolny nie płaci pensji, bo nie ma przepisu, który by go do tego zobowiązywał.
Sytuacja może się skomplikować w sytuacji, gdy szef ma ustalić wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstały nadgodziny oraz za miesiąc, w którym oddaje za nie czas wolny na pisemny wniosek zatrudnionego, jeśli wolne oddaje w innym miesiącu niż powstały nadgodziny. Niestety i w tym przypadku programy płacowe sobie nie radzą.
Przykład
Przyjmijmy, że pani Anna z poprzedniego przykładu złożyła we wrześniu wniosek o odebranie czasu wolnego za wrześniowe nadgodziny 18 i 19 października. Zgodnie z rozkładem czasu pracy powinna wypracować 160 godzin we wrześniu oraz 184 godziny w październiku.
Jednak na skutek dodatkowej pracy we wrześniu oraz oddawanego czasu wolnego w październiku, przepracuje w tych miesiącach odpowiednio – 176 i 168 godzin. Zgodnie zatem z zasadą, że wynagrodzenie należy się za czas przepracowany, we wrześniu powinna otrzymać pensję wynikającą z umowy, tj. 3000 zł oraz normalne wynagrodzenie (bez dodatku) za 16 godzin dodatkowej pracy, czyli łącznie 3300 zł:
– normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe:
3000 zł / 160 godz.= 18,75 zł
18,75 zł x 16 godz. = 3300 zł.
3300 zł (3000 zł + 300 zł) stanowi wynagrodzenie za wrzesień obejmujące wynagrodzenie za czas zaplanowany (czyli 3000 zł za 160 godzin pracy) oraz wynagrodzenie za dodatkową pracę (czyli 300 zł za 16 godzin dodatkowych zadań).
W październiku pani Anna również powinna otrzymać wynagrodzenie za czas przepracowany, czyli za 168 godzin. Żaden bowiem przepis szczególny nie każe płacić za czas wolny udzielany za godziny nadliczbowe oddawane na pisemny wniosek pracownika. Skoro zatem pensja w wysokości wynikającej z umowy o pracę pracownicy, czyli 3000 zł, przysługuje za zaplanowany czas, czyli za 184 godziny, to w październiku pracodawca powinien pomniejszyć ją za 16 godzin nieprzepracowanych (na wniosek pracownicy) w związku z oddawaniem czasu wolnego. Co za tym idzie, pracownica powinna zarobić 2739,20 zł:
– wynagrodzenie za jedną godzinę pracy: 3000 zł / 184 godz. = 16,30 zł
– płaca za 16 nieprzepracowanych godzin: 16,30 zł x 16 godz. = 260,80 zł,
- pensja za czas przepracowany: 3000 zł – 260,80 zł = 2739,20 zł.
W powyższym przypadku większość pracodawców dokonuje jednak błędnych obliczeń
Niedopłata to wykroczenie
Gdy pracownik odbiera na swój wniosek wolne za pracę nadliczbową w kolejnym miesiącu, pracodawcy najczęściej wypłacają wynagrodzenie w obydwu miesiącach w kwotach wynikających z umowy o pracę. Chociaż takie rozwiązanie wydaje się zgodne z logiką, to stanowi ono wykroczenie.
Zakłada bowiem, że pracownik nie otrzyma wynagrodzenia za dodatkowe godziny pracy w jednym miesiącu, czyli nie dostanie wynagrodzenia za cały przepracowany czas. Niestety znaczna część programów płacowych ustala wynagrodzenie właśnie w ten błędny sposób, narażając tym samym firmę na ryzyko zapłaty mandatu za popełnione wykroczenie.
Profit za inicjatywę szefa
Trochę inaczej przedstawia się sytuacja, gdy czas wolny za nadgodziny oddawany jest bez wniosku pracownika. Tu również, jeśli wolne oddawane jest w tym samym miesiącu, w którym powstały nadgodziny, błędów w naliczaniu wynagrodzeń jest mniej. Problemy dotyczą oddawania go w innym miesiącu, ale w ramach tego samego okresu rozliczeniowego.
W tym przypadku należy pamiętać o zasadzie, zgodnie z którą płaci się pensję za czas przepracowany. Równie istotny jest jednak wyjątek wynikający z art. 151
2
§ 2
, zgodnie z którym udzielanie czasu wolnego za nadgodziny bez pisemnego wniosku pracownika, w wymiarze 1,5 godziny czasu wolnego za jedną godzinę nadliczbową, nie może spowodować obniżenia wynagrodzenia pracownika przysługującego mu za pełen miesięczny wymiar czasu pracy.
Przykład
Wracając znów do przykładu z panią Anną, załóżmy, że pracodawca oddał jej za 16 nadgodzin wrześniowych 24 godziny czasu wolnego we wrześniu (bez wniosku pracownicy). Zatrudniona w tym miesiącu powinna przepracować 160 godzin, ale na skutek pracy nadliczbowej oraz oddawanego czasu wolnego wypracuje 152 godziny (160 godz. + 16 godz. nadliczbowych – 24 godz. czasu wolnego = 152 godz.).
Mimo takiego niedopracowania, przepis szczególny (art. 151
2
§ 2 k.p.) nakazuje, aby pracodawca oddający czas wolny bez pisemnego wniosku pracownika nie pomniejszał jego pensji przysługującej za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. We wrześniu pani Anna powinna zatem otrzymać pełną stawkę wynagrodzenia, czyli 3000 zł.
Takie zasady obowiązują również wtedy, gdy czas wolny oddawany jest w innym miesiącu niż powstały nadgodziny. Tu jednak znowu pojawia się wiele błędów w naliczaniu wynagrodzeń.
Przykład
Pan Robert wynagradzany miesięczną stawką 3000 zł, zatrudniony w dwumiesięcznym okresie rozliczeniowym w podstawowym systemie czasu pracy, wykonujący swoje obowiązki od poniedziałku do piątku po osiem godzin na dobę, wypracował we wrześniu 2012 r. 16 godzin nadliczbowych. W tym samym miesiącu pracodawca poinformował go, że za tę dodatkową pracę ma odebrać 24 godziny czasu wolnego w październiku.
Zgodnie z rozkładem czasu pracy pan Robert powinien wypracować 160 godzin we wrześniu oraz 184 godziny w październiku. Jednak na skutek dodatkowej pracy we wrześniu oraz oddawanego czasu wolnego w październiku, przepracuje w tych miesiącach odpowiednio 176 i 160 godzin.
Zgodnie zatem z zasadą, że wynagrodzenie należy się za czas przepracowany, we wrześniu pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie wynikające z umowy, czyli 3000 zł oraz normalne wynagrodzenie (bez dodatku) za 16 godzin dodatkowej pracy, czyli łącznie 3300 zł:
- normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
3000 zł / 160 godz.= 18,75 zł
18,75 zł x 16 godz. = 3300 zł.
3300 zł (3000 zł + 300 zł) stanowi wynagrodzenie za wrzesień obejmujące płacę za czas zaplanowany (czyli 3000 zł za 160 godzin pracy) oraz wynagrodzenie za dodatkową pracę (300 zł za 16 godzin dodatkowych zadań).
W październiku pan Robert, mimo że nie dopracował obowiązującego go wymiaru czasu pracy o 24 godziny, i tak musi otrzymać pełną miesięczną stawkę. Zgodnie bowiem z art. 151
2
§ 2 k.p. pracodawca oddający czas wolny bez pisemnego wniosku pracownika nie może pomniejszyć jego wynagrodzenia przysługującego za pełen miesięczny wymiar czasu pracy. W tym miesiącu pan Robert powinien zatem otrzymać pełną stawkę wynagrodzenia, czyli 3000 zł.
