Odzyskujemy nadwyżkę pensji z poprzedniego miesiąca

- Pracownik chorował od 28 marca do 1 kwietnia 2011. Druk zaświadczenia lekarskiego dostarczył pracodawcy po tym, jak otrzymał pełne wynagrodzenie za marzec (1386 zł brutto). Wynagrodzenie chorobowe firma wypłaciła mu w kwietniu, ale od tego miesiąca zatrudniony dostał podwyżkę z 1386 zł do 1850 zł brutto miesięcznie. Jak prawidłowo rozlicz

yć te kwoty, uwzględniając odbiór sum nadpłaconych w marcu za czas choroby?

– pyta czytelniczka.

Najpierw ustalamy kwotę nadpłaconego wynagrodzenia za pracę w marcu, obliczając wynagrodzenie za dni przepracowane w tym miesiącu, a wynik odejmując od pełnego wynagrodzenia minimalnego. Potem szacujemy wynagrodzenie częściowe za kwiecień i odliczamy od niego kwotę marcowej nadpłaty.

W końcu kalkulujemy wynagrodzenie chorobowe za pięć dni zwolnienia lekarskiego. Na kwietniowej liście płac wykazujemy wynagrodzenie częściowe pomniejszone o kwotę nadpłaty oraz wynagrodzenie za pięć dni choroby.

Bez porozumienia

Bez zgody podwładnego możemy pobrać z jego poborów sumy nadpłacone przy poprzednim terminie wypłaty za okresy nieobecności w pracy, za które nie zachowuje on prawa do wynagrodzenia za pracę (art. 87 § 7 kodeksu pracy).

Jest to dozwolone wyłącznie przy następnej wypłacie wynagrodzenia (wyrok SN z 12 kwietnia 1996, I PRN 32/96). Konkretną sumę nadwyżki uzyskujemy odejmując wynagrodzenie brutto za dni przepracowane w marcu 2011 (tzw. płaca częściowa), jakie zatrudniony powinien dostać, od pensji brutto faktycznie przez niego otrzymanej w tym okresie (1386 zł).

Wynagrodzenie częściowe za marzec uzyskujemy natomiast dzieląc stałą stawkę miesięczną (1386 zł) przez 30, mnożąc przez liczbę dni zwolnienia lekarskiego przypadającego w marcu (od 28 do 31 marca), a w końcu odliczając wynik od stałej stawki miesięcznej.

Wynika tak z § 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.; dalej rozporządzenie o wynagrodzeniach).

Za kawałek miesiąca i...

Następnie szacujemy wynagrodzenie częściowe za dni przepracowane w kwietniu br., postępując podobnie jak przy płacy częściowej za marzec. Znowu więc stosujemy § 11 rozporządzenia o wynagrodzeniach.

Stałą stawkę miesięczną brutto należną pracownikowi za ten miesiąc (czyli już zwiększoną po podwyżce) dzielimy zatem przez 30, a uzyskaną sumę mnożymy przez dzień choroby występujący w kwietniu. Na koniec wynik odejmujemy od stałej stawki miesięcznej.

Potem z wynagrodzenia częściowego brutto za kwiecień ujmujemy kwotę nadpłaty ustaloną wcześniej. Tak pomniejszone wynagrodzenie częściowe za  kwiecień 2011 wykazujemy na liście płac za ten miesiąc.

...absencję

Teraz szacujemy wynagrodzenie chorobowe za pięć dni zwolnienia lekarskiego przypadającego na przełomie marca i kwietnia. Podstawą wymiaru jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie podwładnego za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc (zakładamy, że jest to 1386 zł), obniżone o kwoty składek finansowanych ze środków pracownika.

Podstawę wymiaru dzielimy przez 30 i mnożymy przez 80 proc., przechodząc na stawkę dzienną świadczenia chorobowego. Stawkę dzienną mnożymy przez liczbę dni zwolnienia lekarskiego i mamy finalne wynagrodzenie chorobowe. Nie ma przy tym znaczenia podwyżka, jaką pracownik otrzymał od kwietnia 2011.

Wynagrodzenie chorobowe liczymy bowiem na podstawie średnich zarobków wypłaconych mu za 12 miesięcy przypadających przed miesiącem choroby, czyli w sytuacji z pytania za okres marzec 2010 – luty 2011.

Potwierdzają to art. 36 – 38 w związku z art. 3 pkt 3 ustawy z 25 czerwca 1999 o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa).

Ewentualna zmiana mechanizmu naliczania świadczenia chorobowego wchodzi w grę, gdy podwyżce poborów pracownika towarzyszyła zmiana umowy o pracę lub innego aktu ustanawiającego stosunek pracy polegająca na obniżeniu bądź podniesieniu wymiaru czasu pracy.

Jeśli taka podwyżka miała miejsce w miesiącu powstania niedyspozycji albo w okresie, z którego weryfikujemy podstawę wymiaru, to podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy (art. 40 ustawy zasiłkowej).

Zwiększenie pensji podwładnego, niezwiązane z modyfikacją jego wymiaru czasu pracy, nie powoduje zatem żadnych zmian w szacowaniu świadczenia chorobowego. Nadal odzwierciedla ono należności wypłacone mu generalnie za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania.

Teraz możemy przejść do rachunków i rozliczenia pracownika z pytania na kwietniowej liście płac.

Przypominamy, że wykazujemy tu:

- wynagrodzenie częściowe za ten miesiąc, pomniejszone o kwotę marcowej nadpłaty, i

- wynagrodzenie chorobowe za pięć dni choroby od 28 marca do 1 kwietnia 2011.

Przyjmujemy, że wskazanemu pracownikowi przysługują zwykłe koszty uzyskania przychodu (111,25 zł), złożył PIT-2 oraz że podwyżce wynagrodzenia towarzyszyła zmiana wymiaru czasu pracy, w związku z czym podstawą wynagrodzenia chorobowego będzie 1850 zł brutto.

KROK 1. Kwota marcowej nadpłaty

1386 zł brutto : 30 = 46,20 zł

46,20 zł x 4 dni = 184,80 zł

1386 zł – 184,80 zł = 1201,20 zł

1386 zł – 1201,20 zł = 184,80 zł (wartość brutto marcowej nadpłaty)

KROK 2. Pensja częściowa za kwiecień

1850 zł : 30 = 61,67 zł

61,67 zł x 1 dzień zwolnienia lekarskiego = 61,67 zł