Dwie wypłaty w jednym miesiącu na tej samej liście płac

Jedna z czytelniczek zgłosiła się z takim problemem: – Jestem początkującą specjalistką płacową w dziale księgowym dużej spółki.

W maju 2010 r. firma dokonała dwóch wypłat wynagrodzeń z powodu opóźnienia z pensją za kwiecień. Jak to rozliczyć na liście płac? Co z kosztami, miesięczną kwotą zmniejszającą podatek, składkami itd.?

Podwójną wypłatę w maju 2010 r. spowodowała zwłoka pracodawcy w uregulowaniu płac za poprzedni miesiąc. Przykładowo: firma wypłaca wynagrodzenia do końca miesiąca za bieżący miesiąc (np. za kwiecień – do 30 kwietnia), ale ze względu na trudności finansowe gaże za kwiecień uiściła dopiero 5 maja. Wynagrodzenia za maj wypłaciła w normalnym terminie, czyli 28 maja.

W tej sytuacji obydwie pensje: spóźniona za kwiecień i terminowa za maj, stanowią przychód maja 2010 r. dla celów podatkowych i składkowych.

[b]Przychodem tym są bowiem kwoty wypłacone do rąk lub postawione do dyspozycji zatrudnionego od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca bez względu na to, za jakie okresy one przysługują[/b]. Wynika tak z:

- § 2 ust. 6 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=269693]rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawie rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465 ze zm.)[/link],

- art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1 i art. 32 ust. 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.[/link]; dalej: ustawa o PIT).

[srodtytul]Pracownicze tylko raz[/srodtytul]

W tych okolicznościach do obu wynagrodzeń wolno w sumie zastosować pojedyncze koszty uzyskania przychodu: standardowe 111,25 zł, podwyższone 139,06 zł lub ewentualnie z tytułu praw autorskich i pokrewnych w wysokości 50 proc. przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez podwładnego.

Potwierdził to I [b]Śląski Urząd Skarbowy w Sosnowcu w interpretacji z 17 maja 2005 r. (nr PSUS/PBOW/ 423/ 66/P/ 05/AG).[/b]

Według urzędu koszty uzyskania zostały przypisane do konkretnego stosunku pracy; jeśli występują zatem w danym miesiącu przychody z tego stosunku pracy, to mamy i koszty uzyskania przychodu. Bez znaczenia są przy tym okoliczności, że:

- na przychód maja 2010 r. składają się dwie wypłaty: spóźniona za kwiecień i terminowa za maj,

- okres, za jaki określone świadczenie przysługuje.

Zatrudniony w rozliczeniu rocznym może natomiast odjąć koszty uzyskania w ramach rocznego limitu.

[srodtytul]Pojedyncza ulga podatkowa[/srodtytul]

Opisana zasada dotyczy również miesięcznej kwoty zmniejszającej zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych 46,33 zł. Do obu wypłat dokonanych w maju br. stosujemy ją zatem tylko raz, a ściślej mówiąc – odejmujemy jedynie pojedynczą kwotę 46,33 zł od podatku naliczonego od tych dwóch pensji. Pracownik znowu zrekompensuje to sobie w rocznym zeznaniu podatkowym.

Tak obliczoną zaliczkę na podatek dochodowy od obu wynagrodzeń wypłaconych w maju pracodawca przekazuje do urzędu skarbowego do poniedziałku, 20 czerwca 2010 r.

Obydwie wypłaty tworzą jedną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za maj br., które rozliczamy w jednym raporcie indywidualnym ZUS RCA za maj i jednej zbiorczej deklaracji ZUS RCA za ten miesiąc. Składki na poszczególne ubezpieczenia naliczamy, oczywiście, od całej tej podstawy.

[srodtytul]Trudniej z kosztami przedsiębiorcy[/srodtytul]

Pracodawca nie może jednak wrzucić wynagrodzenia za kwiecień 2010 r. w tym miesiącu, ponieważ nie wypłacił tych wynagrodzeń na czas, czyli do końca kwietnia br. Na skorzystanie z tego przywileju pozwala bowiem wyłącznie uregulowanie pensji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy bądź innego stosunku prawnego łączącego strony (art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT).

W związku z tym płace za kwiecień wypłacone w maju zakład uznaje za koszty podatkowe w maju. Nie ma natomiast przeszkód, aby do kosztów majowych zaliczył pobory za maj uiszczone w terminie, a więc do końca tego miesiąca. Bardziej skomplikowana jest kwestia kwalifikacji składek opłaconych za pracowników od wskazanych wynagrodzeń.

Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez zatrudnionego uwzględniamy w kosztach w sposób dotyczący pensji. Składki na ubezpieczenia społeczne należne od pracodawcy oraz składki na FP i FGŚP z racji omówionych wynagrodzeń mogą stanowić koszt podatkowy w miesiącu, za który pensje się należą. W tym celu trzeba jednak spełnić warunki, by składki od pensji wypłaconych bądź postawionych do dyspozycji pracownika:

- w miesiącu, za jaki pensje te się należą – zostały opłacone w terminach narzuconych przez [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=333804]ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych[/link] (czyli do piątego lub 15. dnia kolejnego miesiąca); gdy składki zostaną uiszczone z przekroczeniem tych terminów, wchodzą do kosztów w miesiącu ich uregulowania,

- w następnym miesiącu, za jaki pensje się należą – zostały uregulowane najpóźniej do piątego bądź 15. dnia następnego miesiąca; w razie opóźnienia z zapłatą składek składki wrzucamy w koszty w miesiącu ich zapłaty (art. 22 ust. 6bb ustawy o PIT).

[ramka][b]Jak najlepiej postąpić[/b]

Składki na ubezpieczenia społeczne w części należnej od pracodawcy oraz składki na FP i FGŚP z racji wynagrodzenia za kwiecień 2010 r. (wypłaconego z opóźnieniem w maju) wolno uznać za koszty kwietnia, jeżeli składki te zostaną opłacone najpóźniej do odpowiednio 5 albo 15 maja.

Inaczej stanowią one koszt uzyskania przychodu miesiąca faktycznego ich uiszczenia. Z kolei składki na ubezpieczenia społeczne pokrywane przez pracodawcę oraz składki na FP i FGŚP można potraktować jako koszty majowe, gdy składki te zostaną uiszczone do 5 bądź 15 czerwca.