Przesuwając termin wypłaty, utrudnisz sobie rozliczenia

Firma, w której pracuje czytelniczka, wypłaca wynagrodzenia zasadnicze w stałych stawkach miesięcznych do ostatniego dnia bieżącego miesiąca oraz zmienne premie i prowizje do 10. dnia następnego miesiąca. Jak to rozliczać pod względem podatkowym i składkowym? Co, jeśli szef się spóźnił z pensją podstawową za marzec i wypłaci ją dopiero w kwietniu? Jak dwie wypłaty w jednym miesiącu wpływają na metodę ustalania wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy? – to pytania, na które chciałaby uzyskać odpowiedzi.

[srodtytul]Dwie daty, dwa świadczenia[/srodtytul]

Pracodawcy stosują różne, często skomplikowane sposoby wynagradzania personelu. W różnych też terminach przekazują załogom poszczególne rodzaje składników płacowych, np. stawki zasadnicze do 28. dnia danego miesiąca, a premie, nagrody i prowizje do 10. dnia następnego miesiąca. Spotykany jest także system różnych terminów wypłat dla odrębnych działów przedsiębiorstwa, np. personel administracyjny, biurowy i kadra kierownicza do końca bieżącego miesiąca, a robotnicy – do piątego dnia kolejnego miesiąca. W takiej sytuacji przychodami dla celów podatkowych i składkowych są kwoty wypłacone od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca. Potwierdzają to:

- art. 32 ust. 2[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=8782D19D76DA73FA8BE42AADAB9AB721?id=80474] ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), dalej ustawa o PIT[/link],

- art. 4 pkt 9 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=4208CDE60AE855754CB57A72CC665E42?id=184677]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.), dalej ustawa o SUS[/link].

Jeśli chodzi o ulgi, to problemem tym zajął się [b]I Śląski Urząd Skarbowy w Sosnowcu w interpretacji z 17 maja 2005 r. (nr PSUS/PBOW/ 423/ 66/P/ 05/AG)[/b]. Stwierdził tu, że liczy się moment faktycznej wypłaty lub postawienia pieniędzy do dyspozycji pracownika. Bez znaczenia jest okres, za jaki dana należność przysługuje. Dlatego w opisanej sytuacji od podwójnej wypłaty w jednym miesiącu (pensje zasadnicze oraz premie itd.) odliczamy pojedyncze miesięczne koszty uzyskania przychodu (standardowe 111,25 zł lub podwyższone 139,06 zł) oraz pojedynczą kwotę wolną od podatku (46,33 zł). Wszystkie te wypłaty rozlicza w indywidualnych raportach ZUS RCA i jednej zbiorczej deklaracji ZUS DRA bez względu na to, za jaki miesiąc dane należności zatrudnionemu przysługują.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zgodnie z regulaminem płacowym spółka uiszcza wynagrodzenia podstawowe do 24. dnia za dany miesiąc, a ruchome premie i prowizje dla przedstawicieli handlowych – do piątego dnia następnego miesiąca. Tak też postąpiła przy okazji wypłat za luty i marzec: do 5 marca przekazała załodze premie i prowizje za luty, a do 24 marca pensje zasadnicze. Wszystkie pieniądze, jakie wypłaciła w marcu, stanowią dla pracowników przychody tego miesiąca. Zsumowane premie i stawki podstawowe stanowią zatem bazę wyjściową do naliczenia zaliczek na podatek dochodowy i składek. Z pensji wszystkich zatrudnionych potrąca ona pojedyncze koszty uzyskania przychodu oraz jedną kwotę obniżającą zaliczkę. W raportach imiennych ZUS RCA za każdego pracownika za marzec, składanych do 15 kwietnia br., wykazuje podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne złożoną i ze stawki zasadniczej, i z premii oraz z prowizji. Od łącznej kwoty nalicza też składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wszystkie składki od tych wynagrodzeń, premii i prowizji rozlicza też w jednym zbiorczym dokumencie ZUS DRA za marzec.

Nie ma przy tym znaczenia, za jakie miesiące należały się one podwładnemu. Ważne jest, że zostały mu wypłacone lub postawione do dyspozycji między 1 a 31 marca, chociażby z półrocznym opóźnieniem.[/ramka]

[srodtytul]Dubeltowe zasadnicze[/srodtytul]

Wiele zakładów przesuwało termin wypłaty grudniowej pensji na styczeń 2009 r. Chodziło o to, by pracownicy trochę zaoszczędzili, gdyż od bieżącego roku stopa procentowa podatku dochodowego od osób fizycznych spadła z 19 do 18 proc. Przedsiębiorcy chętni też są teraz – w obliczu globalnego kryzysu – do przekładania terminu wypłaty, jak tylko się da, czyli do 10. dnia następnego miesiąca. W świetle bowiem art. 85 kodeksu pracy wynagrodzenie za pracę uiszczamy przynajmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie, najpóźniej w ciągu pierwszych dziesięciu dni następnego miesiąca. Z kolei według art. 104 1 § 1 pkt 5 termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty pensji to obowiązkowe elementy regulaminu pracy. Dlatego firma myśląca o przełożeniu ostatecznej daty wypłaty do 10. dnia kolejnego miesiąca musi najpierw zmienić ten regulamin. A to jest możliwe dopiero po uzgodnieniu tego z zakładową organizacją związkową.

Bez zgody związku żadne modyfikacje nie wchodzą w grę.[b] Potwierdził to Sąd Najwyższy w orzeczeniach, m.in. z 11 maja 1999 r. (I PKN 644/98) i z 19 listopada 1997 r.(I PKN 373/97).[/b]

Również w takiej sytuacji w miesiącu, kiedy regulujemy dwie wypłaty, potrącamy każdemu podwładnemu pojedyncze koszty uzyskania przychodu i kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Ustawa o PIT nie pozwala bowiem na przenoszenie ulg z miesięcy, kiedy zatrudniony nie otrzymał żadnych przychodów, na miesiące, kiedy dostał je zdublowane. Gdy w którymś miesiącu podwładny nic nie dostanie, nie potrącamy ani kosztów uzyskania przychodów, ani kwoty wolnej od podatku, ani składek na ZUS. Składamy wówczas deklaracje zerowe.

Zmiana terminu wypłaty wynagrodzeń z ostatniego dnia miesiąca np. na 10. dzień kolejnego miesiąca powoduje komplikacje podatkowe. Dotyczą one tylko miesiąca, w którym operacja jest przeprowadzana. Bez wątpienia do kosztów podatkowych firmy można zaliczyć tylko wypłacone wynagrodzenie. Może się więc okazać, że spowoduje to zwiększenie podatku dochodowego firmy w miesiącu, kiedy wypłaty nie będzie. Za miesiąc, kiedy załoga w ogóle nie uzyskała wynagrodzeń, spółka musi złożyć za każdego pracownika zerowy raport ZUS RCA, wykazując zerowe kwoty podstawy wymiaru i samych składek. Pensje ujmujemy bowiem dopiero w dokumentach za miesiąc, kiedy zainteresowany je dostał lub zostały postawione do jego dyspozycji.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zakład ma prosty system płacowy, na który składają się jedynie stawki zasadnicze uiszczane do 28. dnia danego miesiąca.

W marcu spóźnił się jednak z ich wypłatą i przekazał je pracownikom dopiero 6 kwietnia. W ten sposób zatrudnieni dostali w tym miesiącu dwie pensje, a w marcu żadnej. W takiej sytuacji w marcu:

- podwładni nie mają przychodu, nie płacimy więc zaliczek i składek,

- nie potrącamy kosztów uzyskania przychodu ani kwoty wolnej od podatku,

- składamy zerowe raporty ZUS RCA za każdego pracownika,

- nie wliczamy wynagrodzeń za marzec do kosztów uzyskania przychodu firmy z tego miesiąca, gdyż nie uiściła ich na czas.

Rozliczenie kwietniowe wygląda natomiast tak:

- wypłacone w kwietniu pensje za marzec i kwiecień stanowią dla podwładnych przychody kwietnia w sensie podatkowym i składkowym,

- z wypłaty dla każdego pracownika odliczamy pojedyncze koszty uzyskania przychodu i pojedynczą kwotę wolną (nie kumulujemy tych ulg z tytułu oszczędności w poprzednim miesiącu),

- obydwie pensje wypłacone w kwietniu tworzą podstawę wymiaru składek za ten miesiąc, od której naliczamy składki,

- składki te wykazujemy w pojedynczych raportach za każdego zatrudnionego ZUS RCA, a zbiorczo – w jednej deklaracji ZUS RCA,

- firma uwzględnia je w kosztach uzyskania przychodu w kwietniu.[/ramka]

[srodtytul]Kłopoty z zapłatą za urlop[/srodtytul]

Pracodawcy, którzy skumulowali dwie wypłaty w jednym miesiącu, mogą mieć problemy z ustaleniem wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop pracowników. Zwłaszcza dla tych z nich, którzy otrzymują zmienne składniki poborów, i tych, którzy wybierają się na wypoczynek np. w następnym miesiącu po tym, kiedy firma wypłaciła dwie pensje.

Ustalając wynagrodzenie za urlop, składniki w stałej stawce miesięcznej przyjmujemy w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu. Wynika tak z § 7 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FCF347B4D305F8EC5905D253FEA26196?id=167719]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 214, poz. 1810 ze zm.)[/link]. Eksperci nie mają wątpliwości, że chodzi o stawkę należną w miesiącu korzystania z wypoczynku według angażu zatrudnionego. Nie wymaga ona żadnych przeliczeń.

Inaczej sprawa wygląda natomiast ze składnikami zmiennymi, np. pensją i dodatkami za godziny nadliczbowe, premiami, nagrodami, prowizjami, stawkami akordowymi. Jeśli przysługują one za okresy nie dłuższe niż miesiąc, wliczamy je do podstawy wymiaru pensji urlopowej w wysokości wypłaconej zatrudnionemu podczas trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc pójścia na urlop. W razie znacznego wahania wysokości poszczególnych elementów pensji okres ten można wydłużyć do 12 miesięcy sprzed miesiąca rozpoczęcia urlopu. Może się zatem zdarzyć, że w podstawie wymiaru oszacowanej z owych trzech miesięcy zmieszczą się tak naprawdę składniki ruchome poborów za cztery miesiące. Przedstawmy tę kwestię na przykładzie:

[ramka][b]Przykład[/b]