Liczba etatów czy osób? Zlecenie czy angaż? A kiedy umowa o pracę nakładczą? Co i kiedy decyduje o niektórych obowiązkach pracodawców, których nie będą mieli ci mający mniej liczny personel. Kiedy więc trzeba wprowadzić regulamin pracy? Kiedy szef wypłaca świadczenie urlopowe? Pytań i wątpliwości pracodawcy mogą mieć wiele. Dlatego dziś wyjaśniam, jakie najważniejsze powinności przedsiębiorcy wiążą się z liczbą zatrudnianych w zakładzie osób.

[srodtytul]Regulamin pracy...[/srodtytul]

Pierwsza z nich to wprowadzenie regulaminu pracy. Jego celem jest dostosowanie ogólnych przepisów prawa pracy zawartych w szczególności w kodeksie pracy do warunków panujących w danej firmie, tak aby zagwarantować właściwą organizację pracy, a także stosownie informować o treści obowiązujących przepisów.

Powinność ustalenia tego aktu wewnętrznego co do zasady dotyczy pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników. Nie trzeba go jednak wprowadzać, gdy w firmie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy obejmujące organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Mówi o tym art. 104 § 2 k.p. Do 29 listopada 2002 r. obowiązek posiadania regulaminu pracy ciążył na pracodawcy zatrudniającym już co najmniej pięciu pracowników.

Jeśli jednak z tą samą osobą przedsiębiorcę jednocześnie łączy angaż i umowa-zlecenie, to jest on wliczany do liczby pracowników, od której zależy wydanie regulaminu, ale tylko z tego względu, że ma status pracownika z tytułu umowy o pracę.

[b]Określając liczbę 20, pracodawca bierze pod uwagę liczbę pracowników, a nie etaty. [/b]Uwzględnia się także pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, wychowawczych czy bezpłatnych.

Powinność ustalenia regulaminu nie istnieje, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, a także gdy obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy w zakresie właściwym dla regulaminu pracy.

Pracodawcy czasem pytają, czy w przypadku zatrudnienia mniej niż 20 pracowników mogą dobrowolnie wprowadzić regulamin pracy. Nie ma takiej praktycznej potrzeby. Jednakże, szukając odpowiedzi, należy zwrócić uwagę na dosłowne brzmienie art. 104 § 2 k.p., zgodnie z którym regulaminu nie wprowadza się w określonych sytuacjach.

Co więcej regulamin jest aktem wewnątrzzakładowym, który jest źródłem prawa pracy. Funkcjonowanie regulaminów jest wyjątkiem w systemie prawa stanowionego powszechnie obowiązującego. Eksperci prawa pracy uznają, że z tego względu przepisy regulujące zakres regulaminów nie powinny być interpretowane rozszerzająco. A to oznacza, że regulamin wprowadza się wtedy, gdy przepisy tego wymagają.

Jeśli firma zatrudnia np. tylko 15 pracowników, a zatem jest to taki zakład pracy, w którym nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy, ustalenie elementów organizacji i porządku pracy, w tym sposobu potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy [b](wyrok Sądu Najwyższego z 7 lutego 2007 r. (I PK 221/06)[/b].

[srodtytul]... i zasad wynagradzania[/srodtytul]

Kolejnym aktem wewnątrzzakładowym, którego wprowadzenie związane jest z liczbą zatrudnionych osób, jest regulamin wynagradzania. Pracodawca zatrudniający powyżej 20 osób ma obowiązek wydania regulaminu wynagradzania, gdy pracownicy nie są objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Tak wynika z art. 77[sup]2[/sup] § 1 k.p. Szef wprowadza go także wtedy, gdy co prawda zatrudnieni są objęci układem zbiorowym, ale na jego podstawie nie da się ściśle określić indywidualnych warunków płacowych. Przykładowo w przedsiębiorstwie obowiązuje ponadzakładowy układ zbiorowy pracy, który bardzo ogólnie ustala warunki wynagrodzenia i nie jest dostosowany do sytuacji występującej w firmie. Dlatego pracodawca wprowadził regulamin wynagradzania.

Podkreślam, że także w przypadku tego regulaminu kodeks pracy posługuje się określeniem co najmniej 20 pracowników, dla których pracodawca ma obowiązek go wydać. Również i tu chodzi wyłącznie o osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma znaczenia rodzaj umowy (np. na okres próbny, na czas określony) ani wymiar etatu. Regulamin wynagradzania, podobnie jak regulamin pracy, jest źródłem prawa. Jednak ten, który nie został ustalony na piśmie i podany do wiadomości pracowników w sposób określony w art. 77[sup]2[/sup] § 6 k.p. (czyli w sposób przyjęty u danego pracodawcy i obowiązujący po upływie dwóch tygodni od ogłoszenia), nie obowiązuje jako akt prawny [b](wyrok SN z 6 października 2004 r., I PK 569/03)[/b]. Wejście w życie regulaminu wynagradzania nie zależy jednak od tego, czy i kiedy pracodawca udostępnił pracownikowi jego tekst [b](wyrok SN z 21 lipca 1999 r., I PKN 165/99).[/b]

Jeżeli firma zatrudnia mniej niż 20 pracowników, wówczas warunki płacowe podawane są w angażu o pracę, jednak z zastrzeżeniem, że postanowienia umowne nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy.

[srodtytul]Fundusz socjalny...[/srodtytul]

Także obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zależy od stanu zatrudnienia w firmie. Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 1 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=74017]ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.)[/link] fundusz muszą stworzyć pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników.

Jednak tutaj chodzi o liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Nie wlicza się wykonawców umów cywilnoprawnych. Bierze się natomiast pod uwagę pracowników przebywających na urlopach wychowawczych, a także osoby, z którymi zakład pracy zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej (czyli chałupników) i osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej – wykonujące pracę nieprzerwanie przez co najmniej 30 dni. Szczegóły w tym zakresie reguluje[link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=71427] rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 168 ze zm.)[/link].

Jeżeli zatem w firmie zatrudnionych jest w przeliczeniu na pełne etaty mniej niż 20 pracowników, to nie ma obowiązku tworzenia funduszu. Można wtedy dobrowolnie utworzyć fundusz lub ograniczyć się do wypłaty świadczeń urlopowych. Te ostatnie pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Tak określone prawo do świadczenia urlopowego jest powiązane z art. 162 k.p., zgodnie z którym urlop wypoczynkowy może być na wniosek pracownika podzielony na części, przy czym co najmniej jedna powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

[srodtytul]... z wielkością załogi na 1 stycznia[/srodtytul]

Podstawę naliczania odpisu na fundusz stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie. Przy obliczaniu tej przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.

Uwaga! W przypadku obowiązku tworzenia funduszu i naliczania odpisu stan zatrudnienia liczony jest na 1 stycznia danego roku, co jest istotne przede wszystkim w działalności gospodarczej, która może się charakteryzować sezonowością zatrudnienia na przestrzeni roku, np. w budownictwie czy rolnictwie. Późniejsze wystąpienie ewentualnych zmian w stanie zatrudnienia w ciągu roku nie ma już znaczenia.

[ramka][b]Przykład[/b]

Zakład pracy zatrudnia 30 pracowników, przy czym tylko 18 z nich pracuje na pełen etat. Pracodawca może wybrać między utworzeniem funduszu albo wypłatą świadczeń urlopowych.[/ramka]

[ramka][b]Przykład[/b]

Beskidzki hotel w sezonie letnim zatrudnia osoby do pomocy w kuchni oraz na recepcji. Stan zatrudnienia na 1 stycznia 2008 r. wynosił 18 osób w przeliczeniu na pełne etaty, natomiast 30 maja 2008 r. w hotelu zatrudnionych było już 27 osób pracujących na pełen etat. Pracodawca w 2008 r. nadal mógł wybrać między tworzeniem funduszu socjalnego a wypłatą świadczeń urlopowych. [/ramka]

[ramka][b]Przykład[/b]

1 stycznia 2009 r. stan zatrudnienia w firmie wynosił 22 osoby, w tym jedna pracowała na pół etatu, a pozostali na cały. Pracodawca utworzył fundusz. Od 1 lutego 2009 r. stan zatrudnienia w firmie zmniejszył się do 17 pełnych etatów. Mimo takiej redukcji pracodawca nie może zrezygnować z prowadzenia funduszu, bo decydująca jest liczba zatrudnionych z 1 stycznia 2009 r., która wynosiła ponad 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.[/ramka]

Ponadto zakładowy fundusz socjalny utworzyć muszą wszyscy prowadzący działalność w określonych formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, bez względu na liczbę zatrudnionych osób.

[srodtytul]Zwolnienie grupowe[/srodtytul]

Od liczby zatrudnionych osób zależy także konieczność zastosowania przez pracodawcę [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=169524]ustawy z 13 maja 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.) [/link]i co z tym związane – wypłacenie odprawy pieniężnej. Jej przepisy stosuje się, kiedy zachodzi konieczność rozwiązania przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron, jeśli w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie obejmie co najmniej:

- dziesięciu pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,

- 10 proc. pracowników, gdy firma zatrudnia od 100 do 299 pracowników,

- 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 pracowników.

Liczby odnoszące się do pracowników obejmują zatrudnionych, z którymi w ramach grupowego zwolnienia następuje rozwiązanie stosunków pracy z inicjatywy pracodawcy na mocy porozumienia stron, jeżeli dotyczy to co najmniej pięciu pracowników.

Przepisy ustawy stosuje się odpowiednio w razie konieczności rozwiązania przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników stosunków pracy z przyczyn ich niedotyczących, jeżeli przyczyny te stanowią wyłączny powód uzasadniający wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie na mocy porozumienia stron, a zwolnienia w okresie nieprzekraczającym 30 dni obejmują mniejszą liczbę pracowników.

Każdorazowo podstawowe znaczenie dla zastosowania ustawy o zwolnieniach grupowych ma liczba zatrudnianych osób, która wynosi 20. Wielkość ta dotyczy liczby pracowników, a nie etatów. W którym jednak momencie powinna występować liczba 20 zatrudnionych, aby pracodawca musiał stosować przepisy ustawy o zwolnieniach grupowych?

Przyjmuje się, że decydująca jest chwila złożenia pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. W firmach, w których funkcjonują zakładowe organizacje związkowe i przez to obowiązuje szczególny tryb konsultacyjny zamiaru zwolnień grupowych, liczbę 20 osób ustala się w momencie rozpoczęcia pierwszych czynności dotyczących zamiaru zwolnienia pracowników.

[ramka][b]Uwaga [/b]

Dla ustalenia liczby pracowników, od której zależy obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, nie ma znaczenia rodzaj stosunku pracy czy umowy o pracę, wymiar czasu pracy czy wiek osoby zatrudnionej. Nie wlicza się osób wykonujących zadania na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak dzieło czy zlecenie, czy też mających umowy o pracę tymczasową. Dlaczego? Bo takie osoby nie są pracownikami tej firmy. Są nimi ludzie zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Mówi o tym art. 2 k.p.[/ramka]

[ramka][b]Uwaga [/b]

Przy ustalaniu ogólnej liczby pracowników, od której zależy obowiązek wydania regulaminu wynagradzania, nie uwzględnia się tych osób, których pensja nie może być określona w regulaminie. Chodzi tu o osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy (dyrektorzy, zarządcy) oraz osoby zarządzające zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy, np. w ramach kontraktu menedżerskiego.

Mówi o tym art. 241[sup]26[/sup] § 2 k.p.[/ramka]

[ramka][b]Zasiłek chorobowy[/b]

Pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim ma prawo do wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę przez 33 dni niezdolności trwającej w jednym roku kalendarzowym. Jego wysokość wynosi 80 proc. podstawy wymiaru. Obowiązek zapłaty wynagrodzenia w tym czasie dotyczy wszystkich pracodawców bez względu na liczbę zatrudnionych w firmie osób. Jednak co do zasady już od 34. dnia niezdolności do pracy w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy. Płatnikiem zasiłku jest w zależności od liczby ubezpieczonych pracodawca lub ZUS.

Jeśli szef zgłasza do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada poprzedniego roku nie więcej niż 20 ubezpieczonych, to wypłatę zasiłków przekazuje się do ZUS. Ten zaś, kto zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej osób, jest zobowiązany do ustalania prawa, wysokości i wypłaty świadczeń chorobowych. [/ramka]

[ramka][b]Nowy pracodawca[/b]

Pracodawcy rozpoczynający działalność po raz pierwszy korzystają z odroczenia obowiązku tworzenia funduszu do następnego roku kalendarzowego. [/ramka]