[b]– Wypłaciliśmy pracownikowi wynagrodzenie (przelew), a on się rozchorował, więc nie należało mu się tyle, ile dostał, i powstała nadpłata.

Zgodził się, by mu za bieżący miesiąc wypłacić mniej, pomniejszając o kwotę stanowiącą nadpłatę.

Czy możliwe jest takie rozwiązanie i na podstawie pisma pracownika skompensowanie tego, czy też należy to przeprowadzić kasowo – wypłata, ile się należy, i wpłata – zwrot nadpłaty?[/b] – pyta czytelniczka.

Można bez zgody pracownika odebrać powstałą nadpłatę na jego koncie, ale tylko jeśli potrącenie nastąpi w najbliższym terminie płatności kolejnego wynagrodzenia.

Wynagrodzenie to trzeba wówczas zmniejszyć o nienależną kwotę jeszcze przed pobraniem składek na ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy. Gdyby pracodawca tego nie zrobił, może dokonać potrącenia wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie.

[srodtytul]Za chorobę mniej [/srodtytul]

Za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą pracownik ma prawo do 80 proc. wynagrodzenia na podstawie art. 92 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link]. Jedynie choroba przypadająca w czasie ciąży lub spowodowana wypadkiem w drodze do lub z pracy jest w pełni płatna (100 proc. wynagrodzenia).

Za miesiąc, w którym zatrudniony chorował, przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe (zasiłek chorobowy po wyczerpaniu limitu 33 lub 14 dni dla osób po pięćdziesiątce) oraz wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.

Jeśli poszedł na zwolnienie lekarskie już po pobraniu pełnego wynagrodzenia za dany miesiąc, jego część stanowi nadpłatę.

Zamiast w wysokości 80 proc. otrzymał całą pensję, tak jakby przepracował wszystkie dni w miesiącu. Zatem część tego wynagrodzenia jest pracownikowi nienależna.

[srodtytul]Jednostronne potrącenie[/srodtytul]

Z wynagrodzenia za pracę – przed potrąceniem składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki podatkowej – odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 k.p.).

Przepis ten daje więc pracodawcy możliwość odzyskania nadpłaconego wynagrodzenia, bez zgody pracownika.

Odliczenie polega na tym, że pracodawca może zmniejszyć kwotę wynagrodzenia pracownika, podlegającą wypłaceniu w danym miesiącu, o wynagrodzenie wypłacone mu w poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie mu nie przysługuje ([b]wyrok Sądu Najwyższego z 4 października 1994 r., I PRN 71/94). [/b]

Natomiast pracownik otrzymujący wynagrodzenie z góry powinien liczyć się ze zwrotem nienależnie pobranego wynagrodzenia w razie niewykonywania pracy w okresie, za który mu zapłacono[b] (uchwała SN z 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94, i wyrok SN z 14 listopada 1996 r., I PRN 112/96).[/b]

[srodtytul]Trzeba się spieszyć[/srodtytul]

Odliczenia można dokonać tylko w najbliższym terminie wypłaty, przypadającym bezpośrednio po tej bezzasadnej wypłacie [b](wyrok SN z 4 października 1994 r., I PRN 71/94),[/b] bez konieczności uzyskania na to zgody pracownika. Później uzyskanie takiej zgody i to na piśmie będzie już konieczne (por. art. 91 k.p.).

[ramka][b]Przykład[/b]

W zakładzie stolarskim wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc następuje 25 dnia tego miesiąca.

Pracownik po otrzymaniu wynagrodzenia 25 stycznia zachorował i dostarczył zwolnienie lekarskie na okres 27 – 29 stycznia.

Pracodawca nienależną mu kwotę wynagrodzenia z tytułu jego niezdolności do pracy mógł odliczyć bez jego zgody w najbliższym terminie wypłaty, tj. 25 lutego.

Jeżeli zrobiłby to później, np. w marcu, to wówczas potrącenia dokonywałby za pisemną zgodą pracownika, stosując zasady ogólne dotyczące potrąceń, a więc z uwzględnieniem kwoty wolnej od ujęć.[/ramka]

[srodtytul]Jak to wykazać do ZUS[/srodtytul]

Składki ubezpieczeniowe za dany miesiąc nalicza się od faktycznie uzyskanego w tym miesiącu przez pracownika przychodu, stanowiącego podstawę wymiaru tych składek. Jeżeli więc pracownik otrzymał np. w styczniu wynagrodzenie za cały miesiąc, to stanowi ono podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej pomniejsza się o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego, czyli o 13,71 proc. Wynagrodzenie to podlegało rozliczeniu w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA za styczeń.

Pracownik jest zobowiązany dostarczyć pracodawcy zaświadczenie lekarskie w ciągu siedmiu dni od daty jego wystawienia. Z kolei firma ma obowiązek wypłacić mu wynagrodzenie chorobowe w ciągu 30 dni od daty wpływu zwolnienia.

Stąd styczniową absencję można było rozliczyć w raportach za miesiąc następny, czyli luty.

W imiennym raporcie ZUS RSA za luty w bloku IIIB „rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek” należało wpisać 331 (wynagrodzenie za czas choroby), okres 27 – 29.01, liczbę dni zasiłkowych/liczba wypłat 3 i kwotę wynagrodzenia chorobowego.

Natomiast w raporcie ZUS RCA składanym za luty trzeba było wykazać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pomniejszoną o kwotę nadpłaconego wynagrodzenia.

Taki sposób rozliczenia choroby po wypłacie pensji skutkuje przy krótkich zwolnieniach (do miesiąca). W razie długotrwałej choroby nie ma możliwości pomniejszenia podstawy wymiaru składek w następnym miesiącu. W takiej sytuacji sporządza się korektę listy płac i dokumentów rozliczeniowych za styczeń, tj. raportów ZUS RCA, RSA.