Tajemnica płac – straszak czy ostra amunicja

Jeśli chodzi o obowiązki pracodawców w zakresie tajemnicy wynagrodzeń, sprawa jest jasna. Należy kierować się zasadą „don't ask, don't tell" (nie pytaj, nie mów).

Kwotę wykazaną na pasku płac od dawna uznaje się za jedno z dóbr osobistych pracowników, chronionych na podstawie art. 23 i 24 kodeksu cywilnego. Jej ujawnienie bez zgody zatrudnionego może skutkować naruszeniem tych przepisów (zob. uchwała siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r., I PZP 28/93). Wynika to z faktu, że informacja o zarobkach ma prywatny charakter – jest objęta tzw. autonomią informacyjną.

Pracownik może odczuwać wstyd z powodu swojego niskiego wynagrodzenia albo zażenowanie w razie wyjawienia wysokiej pensji. Nawet bez tego typu odczuć może sobie po prostu nie życzyć upublicznienia jego dochodów. Poza tym w grę wchodzi również ochrona danych osobowych zatrudnionych, do których bezsprzecznie można zaliczyć informacje o zarobkach.

Dodatkowe przychody ?to prywatna sprawa

Menedżerowie powinni unikać pytania etatowców m.in. o wysokość ich zarobków w innej firmie albo o przychód osiągany z prowadzonej przez nich działalności gospodarczej. Ujawnienia takich informacji można wymagać wyjątkowo.

Przykład:

Pan Andrzej stara się o zapomogę przyznawaną w swojej firmie ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W trakcie składania wniosku nabrał wątpliwości, czy kwestionariusz, który ma wypełnić, jest zgodny z prawem. Jedno z pytań, na które trzeba było odpowiedzieć, dotyczyło dochodu osiąganego u innych pracodawców. Wątpliwości pracownika są jednak bezzasadne. Już sama ustawa każe stosować kryterium socjalne jako decydujące o przyznawaniu środków z funduszu. Tym samym pracodawca musi dysponować instrumentami, które pozwolą mu zweryfikować status materialny podwładnych.

Przemyśl informowanie ?na zewnątrz

Szef musi się też powstrzymać od przekazywania danych o charakterze płacowym tzw. osobom trzecim. Wyjątki wynikają z konkretnych przepisów prawa.

Jednym z nich jest art. 882 kodeksu postępowania cywilnego. Narzuca on pracodawcy, aby współdziałał ?z komornikiem w ustaleniu wysokości i terminu wypłaty wynagrodzenia pracownika, które podlega zajęciu. Co więcej, szef może przekazać te dane usługodawcom, którzy wykonują za niego niektóre czynności pracodawcy.

Przykład:

Firma X nie zatrudnia księgowych. Postanowiła skorzystać z usług wyspecjalizowanej spółki zewnętrznej. Zawarła z nią umowę o świadczenie usług, m.in. na wyliczanie podatku i składek na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń pracowników. Firma X może przekazać zewnętrznemu usługodawcy dane płacowe pod warunkiem zawarcia z nim umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych swoich podwładnych.

Konflikt interesów

Mogłoby się wydawać, że ochrona tajemnic płacowych jest obowiązkiem wyłącznie pracodawcy. Ale założenie to nie jest trafne.

Pracodawcy doskonale zdają sobie sprawę z przewagi konkurencyjnej, jaką daje umiejętne dobranie personelu. Utrzymanie w zatrudnieniu najlepszych pracowników to punkt honoru dla wielu menedżerów. Jednocześnie nowoczesna, dostosowana do potrzeb zmieniającego się rynku  polityka płacowa stanowi istotny element know-how przedsiębiorstwa.

W związku z tym kwestie dotyczące wynagrodzeń są w odczuciu wielu spółek pełnoprawnym elementem strzeżonej tajemnicy przedsiębiorstwa. Nie mogą więc być powszechnie dostępne. Dotyczy to zakazu przekazywania danych zarówno osobom trzecim, jak i współpracownikom. Zabezpieczenie tajemnicy wynagrodzenia musi być przecież szczelne, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Dopiero to uniemożliwi naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa i – jednocześnie – utrudni konkurentom przejmowanie najbardziej wartościowych pracowników przy użyciu argumentu płacowego. Prowadzenie takiej polityki nie jest jednak wolne od kontrowersji.

Należy pamiętać, że tajność wynagrodzeń ma na celu głównie ochronę prywatności samych zatrudnionych i powinna być interpretowana ?w sposób uwzględniający ich interesy. Oznacza to, że co do zasady to podwładny jest dysponentem informacji na temat swoich zarobków. Może się domagać nierozpowszechniania danych o ich wysokości, ale także posiada uprawnienie do przekazania tych informacji osobom trzecim. Zachodzi tu więc konflikt interesów – między dobrem szefa a sferą wolności zatrudnionego.

Walka z nierównością

Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa i, w konsekwencji, dobrej kondycji całego zakładu pracy, ma bardzo doniosłe znaczenie. Według niektórych – bardziej doniosłe niż nieograniczone prawo do dysponowania wiedzą o swoich zarobkach. Obowiązek lojalności pracownika względem chlebodawcy wskazany w art. 100 k.p. wzmacnia taką interpretację. Również przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji chronią tajemnicę przedsiębiorstwa, w tym nieujawnione do publicznej wiadomości informacje organizacyjne na temat firmy. Nie ulega wątpliwości, że taką informacją jest polityka płacowa zatrudniającego. Z takim stanowiskiem nie zgadza się jednak Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (opinia Departamentu Prawa Pracy z 28 sierpnia 2009 r.), dając praktycznie bezwzględne pierwszeństwo interesom osobistym zatrudnionych.

Biorąc pod uwagę wszystkie te argumenty, uważamy, że obowiązek zachowania swoich danych płacowych w poufności może być egzekwowany, jeżeli za jego przestrzeganiem przemawiają istotne interesy szefa, a do ujawnienia nie doszłoby w celu dochodzenia przez zatrudnionego swoich podstawowych praw – przede wszystkim z zakresu zakazu dyskryminacji w wynagradzaniu.

Wprowadzenie postanowień regulujących utajnienie informacji o wynagrodzeniach w firmie nie jest trudne. Wystarczy odpowiednie dostosowanie regulacji wewnątrzzakładowych, np. regulaminu pracy albo dodanie właściwej klauzuli do indywidualnych umów o pracę.

Tajemnicę płac warto zastrzec na piśmie. Sam zwyczaj nieujawniania gaż, nawet jeśli od dłuższego czasu respektowany w firmie, może nie stanowić wystarczającej podstawy do nałożenia kar porządkowych na niesubordynowanych pracowników.

Podwładny mówi „sprawdzam"

Spółka musi jednak przy tym uważać. Nawet najlepiej zredagowana klauzula o poufności wynagrodzeń nie uchroni pracodawcy przed zarzutem dotyczącym dyskryminacji płacowej. Co więcej, pracownika, który takie nierówności ujawni, nie można pociągnąć do jakiejkolwiek odpowiedzialności (wyrok SN z 26 maja 2011 r., II PK 304/10). Polityka tajności wynagrodzeń jest zasadna wtedy, gdy ma na celu ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa i know-how spółki. Jeśli zaś jej celem jest ukrycie nieuzasadnionych nierówności w wynagradzaniu, sekret płac nie podlega ochronie.

Przykład:

Pan Krzysztof jest informatykiem ?w firmie zatrudniającej kilkuset pracowników. Obowiązuje go tajemnica płac. Przez przypadek, podczas prowadzenia na rzecz spółki prac na wewnętrznych serwerach, odkrył plik z paskami płac innych pracowników firmy. Okazało się, że wynagrodzenie kobiet rażąco odbiega od zarobków pozostałych podwładnych, a wysokie premie niektórych osób zupełnie nie korespondują z ich wynikami. Pan Krzysztof poinformował o tym zarówno zarząd spółki, jak i wszystkich pracowników firmy. Następnego dnia został zwolniony dyscyplinarnie. Takie działanie spółki nie jest zasadne, a pracownikowi przysługuje roszczenie o przywrócenie do pracy albo odszkodowanie.

Polityka płacowa nowocześnie

Czasem warto się zastanowić, ?czy nie lepiej sprawić nowe szaty, zamiast zabraniać mówienia na ?głos, że król jest nagi. Stworzenie spójnej polityki płacowej nie tylko uchroni firmę przed zarzutami o dyskryminację, ale przede wszystkim przyniesie wymierne korzyści majątkowe.