Prawo do świadczenia urlopowego i jego wysokość określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm., dalej ustawa o zfśs). Wynika z niej, że tylko jedna grupa pracodawców musi wypłacać świadczenia urlopowe w roku kalendarzowym. W 2013 r. takim płatnikiem świadczeń jest zakład pracy, który:
- nie prowadzi działalności w formie jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego,
- 1 stycznia zatrudniał mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełen wymiar czasu pracy lub co najmniej 20 pracowników (bez kalkulowania na etaty)
- nie utworzył dobrowolnie – na zasadach ogólnych – zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
- nie poinformował pracowników do 31 stycznia br. o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych w tym roku (dotyczy to pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełen wymiar) lub nie zrezygnował ze świadczeń, modyfikując regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy.
Większe firmy, które na 1 stycznia br. zanotowały co najmniej 20 pracowników sprowadzonych do pełnych wymiarów czasu pracy, nie wypłacają świadczeń urlopowych, lecz muszą założyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, chyba że podejmując odpowiednie kroki, odstąpią od jego utworzenia.
Nie znaczy to jednak, że w zastępstwie wezmą na siebie obowiązek wypłaty świadczeń urlopowych. Firmy mające mniej niż 20 pracowników w rozliczeniu na pełne etaty i bez regulaminu wynagradzania, aby uniknąć wypłaty świadczeń urlopowych, musiały do końca stycznia br. zawiadomić podwładnych o tej decyzji.
I to w sposób przyjęty przy porozumiewaniu się z załogą. Państwowa Inspekcja Pracy uważa, że jeśli firma nie dotrzyma tego terminu, to musi zrealizować świadczenia dla pracowników, a więc będzie im wypłacać te należności, gdy spełnią warunki dotyczące długości wykorzystywanego urlopu wypoczynkowego.
Co najmniej 14 dni
Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku kalendarzowym każdemu pracownikowi korzystającemu w nim z urlopu wypoczynkowego, w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Licząc urlop, nie można pominąć ani dni wolnych od pracy dla pracownika, ani niedziel czy świąt.
Przykład
Pracownik uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego złożył u pracodawcy wniosek o udzielenie go od 10 lipca do 24 lipca. To łącznie 15 dni. Przysługuje mu więc świadczenie urlopowe, choć z jego puli urlopowej ubędzie tylko 11 dni (pracuje od poniedziałku do piątku).
Prawo do świadczenia urlopowego nie zależy ani od stażu pracy – zakładowego bądź ogólnego, ani od sytuacji materialnej, życiowej pracownika, ani od rodzaju angażu (umowa powołania, mianowania, wyboru, terminowa, bezterminowa). Nie ma też znaczenia to, że pracownik korzystał z urlopu zaległego albo bieżącego. Świadczenie ma charakter roszczeniowy.
Oznacza to, że jego wypłaty można dochodzić na drodze sądowej. Prawo do świadczenia urlopowego nie przechodzi na rok następny. Pracownik, który podczas zatrudnienia u jednego pracodawcy, biorąc urlop pobrał jedno świadczenie urlopowe, może je odebrać po raz kolejny w tym samym roku od innego pracodawcy, jeśli zmienił zatrudnienie i wystarczyło mu urlopu na 14 dni. Nie przysługuje ono osobom wykonującym umowę – zlecenie.
Świadczenie urlopowe wypłaca się nie później niż ostatniego dnia poprzedzającego start urlopu wypoczynkowego.
Nie może ono przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika >patrz tabela 2. Poziom świadczenia dla niepełnoetatowców ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy podwładnego.
Świadczenie urlopowe przysługuje też pracownikom młodocianym, w wysokości odpisu na każdego, według roku nauk.
Rok nauki
Kwota
I
145,86 zł
II
175,03 zł
III
204,20 zł
Podane kwoty odpowiadają górnej granicy. Szef może je zmniejszyć, jeśli maksymalne świadczenia to zbyt duży wydatek.
Nie ma ZUS, ale jest PIT
Świadczenie urlopowe to przychód ze stosunku pracy, dlatego podlega opodatkowaniu zaliczkowo, gdyż dla tej należności nie przewidziano zwolnienia przedmiotowego. Zanim pracownik rozpocznie wakacje, szef wypłaca mu świadczenie po pobraniu podatku na zasadach ogólnych.
Nie potrąca natomiast żadnych składek ZUS, jeśli wysokość świadczenia mieści się w ustawowych granicach. Z podstawy wymiaru składek wyłączone są bowiem świadczenia urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs - do wysokości nieprzekraczającej rocznie określonej w niej kwoty odpisu podstawowego. Oznacza to, że nie ma ZUS od świadczeń urlopowych, wypłaconych zgodnie z ustawą o zfśs i nieprzekraczających kwot podanych w tabeli.
Obowiązkowe daniny
Natomiast składkom będą podlegały świadczenia urlopowe (lub część) w następujących sytuacjach:
- gdy kwota świadczenia przewyższyła ustawowy limit odpowiadający odpisowi podstawowemu na zfśs, np. zamiast 1093,93 zł pracodawca przyznał i wypłacił 1200 zł; nadwyżka ponad pułap wchodzi do podstawy składkowej,
- gdy zatrudnionemu w normalnych warunkach wypłacano świadczenie w wysokości przewidzianej dla tych pracujących w warunkach szczególnych/szczególnym charakterze; tu też nadwyżka podlega ozusowaniu,
- pracownikom zatrudnionym na część etatu wypłacano pełne świadczenie, bez zmniejszenia odpowiednio do wielkości wymiaru czasu pracy; nadwyżka podlega oskładkowaniu (to samo, gdy świadczenie zostaje zmniejszone proporcjonalnie do etatu, ale i tak przekracza wysokość ustawową, np. zamiast 546,97 zł dla połowy etatu pracownik dostaje 600 zł),
- niepełnosprawnemu w stopniu umiarkowanym lub znacznym świadczenie urlopowe zostało wypłacone w wysokości odpisu na zfśs, jednak nie podstawowego, ale zwiększonego (na każdego zatrudnionego, w stosunku do którego orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z II półrocza 2010 r., czyli o 182,32 zł; odpis wynosi wtedy 1276,25 zł), nadwyżka ponad odpis podstawowy tj. 182,32 zł jest obłożona składkami,
- świadczenia urlopowe wypłaca zatrudniający na 1 stycznia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie utworzył zfśs, ale ustanowił prawo do świadczeń.
Pod gruszą lub kolonie
Pracodawcy, którzy nie wypłacają świadczeń, a mają zfśs, mogą wypłacać dofinansowania na tzw. wczasy pod gruszą lub dopłacać do kolonii czy obozów dla dzieci osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Środkami z zfśs trzeba jednak dysponować zgodnie z regulaminem i uwzględniać kryteria socjalno-bytowe wnioskującego.
2. Na co może liczyć pracownik
Warunki zatrudnienia
Wymiar czasu pracy
Kwota
Normalne
1/1
3/4
1/2
1/4
1093,93 zł
820,45 zł
546,97 zł
273,48 zł
Szczególne lub praca w szczególnym charakterze
1/1
3/4
1/2
1/4
1458,57 zł
1093,93 zł
729,29 zł
364,64 zł
Benefity wypoczynkowe mogą też wypłacać pracodawcy, którzy nie posiadają zfśs, a mają swój fundusz np. socjalno-bytowy utworzony na podstawie układu zbiorowego pracy. Wówczas takie świadczenia są wolne od ZUS do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na zfśs dla zatrudnionych w warunkach normalnych, tj. 1093,93 zł (§ 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Nie ma jednak analogicznego zwolnienia przy podatku dochodowym.
3.
jakie
obciążenia dla pracodawcy
Pracodawca
Rodzaj świadczenia wypoczynkowego
Źródło finansowania
ZUS
PIT
Zatrudniający mniej niż 20 pracowników, bez zfśs
świadczenie urlopowe
środki bieżące
NIE
TAK
Zatrudniający co najmniej
20 pracowników, bez zfśs
świadczenie urlopowe
środki bieżące
NIE
TAK
Zatrudniający co najmniej
20 pracowników – pełny etat (p.e.):
– posiadający zfśs
– nieposiadający zfśs (nastąpiła rezygnacja)
dofinansowanie do wypoczynku – tzw. wczasy pod gruszą
– dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18
– dofinansowanie do wypoczynku – tzw. wczasy pod gruszą
– dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18
zfśs
środki bieżące
NIE
NIE
TAK
TAK
NIE – do 380 zł/rok podatkowy
NIE
TAK
NIE – do 760 zł/rok podatkowy
Mający fundusz przeznaczony na cele socjalno-bytowe utworzony na podstawie układu zbiorowego pracy
dofinansowania, dopłaty do wypoczynku w różnych formach dla pracowników i członków ich rodzin
środki funduszu
NIE, do kwoty
1093,93 zł/rocznie
TAK
Przykład
Pracownik z poprzedniego przykładu, zatrudniony w normalnych warunkach, poszedł na urlop od 10 lipca. 9 lipca otrzymał świadczenie urlopowe oraz pensję za czerwiec. Jego wynagrodzenie wynosi 2780 zł (brutto).
Pracodawca niezobowiązany do utworzenia zfśs przyznał 1200 zł brutto świadczenia. Rozliczenie za lipiec wygląda tak jak w ramce obok (podstawowe koszty uzyskania przychodu, prawo do kwoty wolnej w podatku).
LISTA PŁAC ZA LIPIEC
DLA PRACOWNIKA
Pozycja
Co liczymy
Kwota
1.
Wynagrodzenie za pracę
2780 zł
2.
Świadczenie urlopowe
1200 zł
3.
Świadczenie urlopowe podlegające oskładkowaniu (poz. 2 – 1093,93 zł)
106,07 zł
4.
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1 + poz. 3)
2886,07 zł
5.
Składki na ubezpieczenia społeczne (poz. 4 x 13,71 proc.)
395,68 zł
6.
Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 4 – poz. 5)
2490,39 zł
7.
Składka zdrowotna:
a) do zapłaty do ZUS
(poz. 6 x 9 proc.)
b) do odliczenia od zaliczki na podatek (poz. 6 x 7,75 proc.)
224,14 zł
193 zł
8.
Podstawa opodatkowania (poz. 1 + poz. 2) – poz. 5 – koszty uzyskania przychodu 111,25 zł; po zaokrągleniu
3473 zł
9.
Zaliczka na podatek dochodowy:
a) wyliczona (poz. 8 x 18 proc.) - 46,33 zł
b) do zapłaty (poz. 9a – poz. 7b); po zaokrągleniu
578,81 zł
386 zł
10.
Kwota netto (poz. 1 + poz. 2) – (poz. 5 + poz. 7a + poz. 9b)
2974,18 zł
