Czas na finalną korektę środków socjalnych

[b]Firma, mająca ponad 20 pracowników, z powodu przekazywania drugiej raty odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych obliczyła je według faktycznego średniego zatrudnienia z okresu styczeń – wrzesień 2010 r. Jak powinien wyglądać końcowy bilans środków socjalnych? [/b]– pyta czytelnik.

Schemat przekazywania pieniędzy na wyodrębnione konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) polega na ich przesyłaniu w dwóch ratach oszacowanych według planowanego przeciętnego stanu zatrudnienia oraz ostatecznej korekcie, wynikającej już z rzeczywistej średniorocznej liczby pracowników.

Potwierdzają to:

- art. 6 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F969E85CB8EB8777A702542CCDFF693A?id=74017]ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.; dalej ustawa o zfśs)[/link],

- § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=304867]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349)[/link].

[srodtytul]Końcowe rozliczenie[/srodtytul]

Teraz trzeba zrobić ostateczny bilans środków figurujących na rachunku bankowym zfśs, który ma odzwierciedlać stan odpisów oszacowanych według faktycznego średniorocznego zatrudnienia na 31 grudnia 2010 r.

W wyniku takiej korekty stwierdzamy:

- niedobór pieniędzy na koncie zfśs w stosunku do tych obliczonych na podstawie planowanej liczby pracowników – musimy go wyrównać, a przekazane uzupełnienie przeznaczyć na zaspokojenie potrzeb socjalnych załogi w 2011 r.,

- nadmiar pieniędzy względem ustalonych według średniego stanu zatrudnienia – mamy je prawo odebrać, o ile na koniec roku na rachunku zfśs coś jeszcze zostało (zwykle pracodawcy rozdają ostatnie wsparcie z zfśs na Boże Narodzenie).

[srodtytul]Metody działań[/srodtytul]

W praktyce wygląda to najczęściej tak, że firmy korygują średnią zakładaną liczbę zatrudnionych w stosunku do faktycznego wykonania niejako przy okazji przekazywania drugiej tury środków zfśs do końca września (patrz „[link=http://www.rp.pl/artykul/535510.html]Dwa tygodnie na przekazanie odpisów[/link]” z 15 września 2010 r.).

W ten sposób na koncie zfśs mają już fundusze odzwierciedlające niemal prawidłową ich wartość roczną, naliczone na podstawie rzeczywistego stanu zatrudnienia w okresie styczeń – wrzesień 2010 r.

Zakłady, które dokonują rozliczeń w ten sposób, minimalizują ryzyko:

- zawyżenia środków socjalnych, co później trudno odzyskać,

- ich znacznej niedopłaty, co pod koniec może sprawić sporą niespodziankę.

Stosujący tę metodę przedsiębiorcy ułatwiają sobie końcową roczną korektę środków zgromadzonych w ramach zfśs. Mają już przecież ustalone rzeczywiste przeciętne zatrudnienie w okresie styczeń – wrzesień br., jako wyjściową do przekazania drugiej raty odpisów.

W ostatnim dniu grudnia wystarczy więc tylko uwzględnić wahania w stanie załogi przypadające między 1 października a 31 grudnia, co daje faktyczną średnioroczną liczbę pracowników. Na tej podstawie obliczamy poprawną kwotę odpisów socjalnych i porównujemy z pulą już wpłaconą na konto zfśs pod koniec maja i września.

[b]Pokażmy końcowe rozliczenie zfśs na przykładzie spółki angażującej ponad 20 osób, która obliczyła całoroczne odpisy na podstawie średniego faktycznego stanu zatrudnienia z okresu styczeń – wrzesień 2010 r. [/b]

Wyglądał on tak:

- 23,3 etatu – zajmowane przez zatrudnionych w normalnych warunkach,

- 4,21 etatu – obsadzone przez osoby wykonujące prace w szczególnych warunkach bądź o szczególnym charakterze,

- 2 pracowników o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, z tytułu którego firma dokonywała fakultatywnego zwiększenia odpisów.

Mając te dane, spółka obliczyła całoroczne odpisy do przekazania do 30 września 2010 r.

Spółka stwierdziła, że 1 grudnia przybyły trzy etaty zajmowane przez zatrudnionych w normalnych warunkach, a z końcem października ubył jeden etat obsadzony przez wykonującego prace w szczególnych warunkach albo o szczególnym charakterze.

Średnie zatrudnienie w obrębie poszczególnych miesięcy szacuje ona na podstawie statystycznej metody uproszczonej, sumując liczby pracowników przeliczone na pełne etaty z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i dzieląc je przez 2.

Średnie faktyczne zatrudnienie w październiku, listopadzie i grudniu 2010 r. ustalamy zakładając, że:

- średnie zatrudnienie we wrześniu 2010 r. wynosiło też odpowiednio 23,3 etatu i 4,21 etatu,

- do 31 grudnia 2010 r. nadal w firmie było dwóch niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym.

W takim razie średnie rzeczywiste zatrudnienie w obrębie poszczególnych kategorii zatrudnionych w okresie październik – grudzień 2010 r. to:

- za zatrudnionych w normalnych warunkach [(23,3 etatu x 2) + 26,3 etatu] : 3 miesiące = 24,3 etatu

- za wykonujących prace w normalnych warunkach albo o szczególnym charakterze [(3,21 etatu x 2) + 4,21 etatu] : 3 miesiące = 3,54 etatu