Wypłacając dodatkowe świadczenia, warto zastanowić się, ile faktycznie będzie miał z tego podwładny, a ile fiskus i ZUS. Przedstawmy to na konkretnym przykładzie.
Załóżmy, że pan Andrzej pracuje w firmie X. Zarabia 8000 zł brutto miesięcznie. Firma znajduje się w Warszawie, ale najbliższa rodzina pana Andrzeja mieszka w Lublinie. Ponieważ pracodawcy zależy na jego zatrudnieniu, zwraca mu koszty wynajmu mieszkania w stolicy (1700 zł miesięcznie). Oprócz tego pan Andrzej ma do dyspozycji samochód służbowy. Z reguły jeździ nim w celach służbowych; w marcu były to jazdy lokalne oraz dwie krajowe podróże służbowe: jedna dwudniowa i druga trzydniowa, obie z noclegiem.
W tym samym miesiącu pan Andrzej wyjątkowo skorzystał ze służbowego auta również prywatnie. Okazją były dwutygodniowe wczasy w Szwajcarii. Ufundował mu je pracodawca. On też pokrył koszty podatku, jaki musiałby zapłacić pan Andrzej z tego tytułu, że oprócz comiesięcznej pensji dostał też to dodatkowe świadczenie. Ponieważ w firmie nie ma zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, więc pracodawca wypłacił panu Andrzejowi świadczenie urlopowe.
Pan Andrzej często spotyka się z najlepszymi klientami swojej firmy, więc pracodawca pokrył mu w marcu również koszty zakupu garnituru (870 zł). Dodatkową ku temu okazją był jubileusz 20-lecia firmy, na który przybyło wielu kontrahentów. Z tej okazji pracownicy firmy X, w tym i pan Andrzej, dostali upominek – kosztowny zegarek (o wartości 830 zł). Natomiast związki zawodowe ufundowały swoim członkom z własnych środków bony towarowe. Taki bon o wartości 300 zł otrzymał również pan Andrzej.
Oprócz tego pracodawca opłacił za wszystkich podwładnych, jak co miesiąc, abonament medyczny oraz polisę grupowego ubezpieczenia na życie. Dodajmy jeszcze, że w marcu pan Andrzej zachorował. Na zwolnieniu lekarskim był dwa dni.
Niewątpliwie refundacja kosztów wynajmu mieszkania w Warszawie jest dla pana Andrzeja przychodem opodatkowanym i oskładkowanym. Nie zapłaciłby podatku tylko wtedy, gdyby był zakwaterowany:
- w hotelu pracowniczym,
- w lokalach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania – do 500 zł miesięcznie.
Takie zwolnienie przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. We wszystkich pozostałych sytuacjach zwrot kosztów zakwaterowania (w tym wypadku 3000 zł) jest przychodem pracownika, od którego trzeba odprowadzić podatek. Od tej samej kwoty szef musi również potrącić składki ZUS. Inaczej byłoby tylko wtedy, gdyby to nie pan Andrzej, lecz sama firma X wynajęła bądź kupiła mieszkanie i udostępniła je swojemu pracownikowi. Wówczas składki ZUS byłyby naliczone jedynie od kwoty czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej lub gminie. Takie zwolnienie zależy od formy własności lokalu, a wynika z § 3 pkt 3 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.
Natomiast z tej racji, że pan Andrzej pracuje w Warszawie, a miejscem jego stałego zamieszkania jest Lublin, korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Miesięcznie jest to 139,06 zł.
Dopóki pan Andrzej korzysta z samochodu pracodawcy w celach służbowych, dopóty nie ma z tego tytułu potrącanego podatku i składek ZUS. Jeśli jednak służbowym autem wyjechał na wczasy, powstało u niego nieodpłatne świadczenie, od którego pracodawca powinien odprowadzić podatek oraz składki ZUS. Teoretycznie taka zmiana charakteru używania auta jest nie do wykrycia, ale – jak pisaliśmy w artykule „Może być podatek za wyjazd na wakacje służbowym autem” w DF z 4 czerwca 2007 r. – podejrzenia kontrolerów z urzędu skarbowego mogą wzbudzić faktury na benzynę z miejscowości, gdzie firma nie ma żadnych interesów. Tym bardziej jeśli paliwo oraz inne wydatki na eksploatację auta w czasie wakacji pracownika zostały kupione w Szwajcarii.
Jak ustalić wartość takiego świadczenia? Urzędy skarbowe każą tu przyjąć ceny rynkowe, czyli stawki stosowane przez wypożyczalnie samochodów, z uwzględnieniem marki samochodu, roku produkcji, stanu technicznego, przebiegu, wyposażenia itp., a także tego, kto płaci za paliwo, przeglądy techniczne, naprawy itp. Nawet gdyby pan Andrzej sam ponosił koszty eksploatacji służbowego auta w czasie wakacji, to i tak firma powinna – w świetle wyjaśnień urzędów przywołanych w artykule z 4 marca 2007 r. – oszacować przychód na podstawie cen rynkowych i pomniejszyć go o koszty poniesione przez pracownika.
Załóżmy, że przychód pana Andrzeja z tytułu dwutygodniowego bezpłatnego korzystania w celach prywatnych ze służbowego auta to 1400 zł brutto.
Przez pozostałe dwa tygodnie marca pan Andrzej jeździł służbowym samochodem w celach zawodowych. Ponieważ pojazd należy do firmy, więc pan Andrzej nie dostaje tzw. ryczałtu samochodowego (otrzymywałby go od pracodawcy, gdyby jeździł w pracy autem prywatnym). Za to dwukrotnie wyjechał w podróż służbową. Raz były to dwa dni z noclegiem, drugim razem były to trzy dni z dwoma noclegami. Z tego tytułu pan Andrzej dostał:
- 5 diet po 23 zł za dobę,
- 85 zł zwrotu kosztów jazdy taksówkami,
- 450 zł zwrotu kosztów noclegu w hotelach.
Dwutygodniowe wczasy w Szwajcarii ufundowane przez szefa to bez wątpienia przychód pana Andrzeja, od którego pracodawca musi odprowadzić podatek i składki ZUS. Prezent był dość kosztowny – 10 300 zł, więc podatek z tego tytułu wyniósłby 1000 zł. Ponieważ jednak pracodawca zobowiązał się, że pokryje również koszt tego podatku, więc w efekcie przychodem pana Andrzeja jest zarówno koszty wycieczki, jak i podatku od niej (10 300 zł + 1000 zł).
Pan Andrzej otrzymał świadczenie urlopowe w wysokości 900 zł, bo zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie może ono przekroczyć dla jednej osoby wysokości odpisu podstawowego na zfśs (w 2008r. odpis ten wynosi 906,61 zł). W rzeczywistości jednak kwota, jaką dostał pan Andrzej, była niższa, bo pracodawca musiał jeszcze potrącić podatek dochodowy. Nie potrącił składek ZUS, bo świadczenia urlopowe są nieoskładkowane zgodnie z § 2 pkt 1 ppkt 21 rozporządzenia ministra pracy z 18 grudnia 1998 r.
Pan Andrzej nie zapłaciłby podatku ani składek od otrzymanego od pracodawcy zwrotu kosztów zakupu garnituru, gdyby był to ubiór służbowy albo odzież ochronna. Ponieważ jednak tak nie było, to szef, przyznając panu Andrzejowi 870 zł zwrotu kosztów tego zakupu, musiał potrącić podatek dochodowy i składki ZUS. Tak samo powinien potrącić podatek i składki od nieodpłatnego świadczenia, jakim był zegarek. To, że jest na nim wygrawerowane logo firmy, nie zwalnia od poboru podatku i składek.
Opodatkowane są też bony z funduszu związków zawodowych (tak samo zresztą byłyby opodatkowane, gdyby były wypłacane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych). Nie jest to jednak przychód z pracy, tylko przychód z tzw. innych źródeł. W tym wypadku związek zawodowy nie jest płatnikiem podatku, a więc nie pobiera zaliczki na podatek. Podatek zapłaci sam pan Andrzej, wypełniając roczne zeznanie podatkowe. Od związku zawodowego powinien dostać informację PIT-8C.
Żeby nie narażać się na sądowy spór z fiskusem, pracodawca potrąci również podatek od pakietu medycznego. W efekcie będzie musiał też naliczyć składki ZUS. Zrobi to od kwoty 19 zł, bo tyle wynosi, w przeliczeniu na jednego pracownika, miesięczny abonament wykupiony przez pracodawcę (podatku i składek nie trzeba byłoby potrącać tylko wtedy, gdyby pakiet medyczny dotyczył wyłącznie obowiązkowych badań wstępnych, kontrolnych i okresowych).
W ten sam sposób, proporcjonalnie na każdego pracownika, szef powinien obliczyć przychód z tytułu objęcia zatrudnionych grupowym ubezpieczeniem. W firmie pana Andrzeja jest to 7,50 zł miesięcznie w przeliczeniu na jednego pracownika.
Za dwa dni choroby pracodawca wypłacił panu Andrzejowi wynagrodzenie chorobowe. Pamiętajmy, że podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustalamy według poborów, jakie zatrudniony otrzymuje od obecnego pracodawcy. Nie przyjmujemy wynagrodzeń od innego płatnika. Pan Andrzej pracuje u obecnego pracodawcy od 1 stycznia 2008 r. i od początku z wynagrodzeniem 8000 zł brutto miesięcznie, dlatego też podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego jest właśnie kwota 8000 zł.
Od wypłaconego panu Andrzejowi wynagrodzenia chorobowego pracodawca nie naliczy składek ZUS (zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Obliczy natomiast i odprowadzi składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Wynagrodzenie chorobowe jest też oczywiście opodatkowane.
Użyte skróty oznaczają:
KROK 1.
Wynagrodzenie chorobowe
Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego
8000 zł – (13,71 proc. x 8000 zł) = 6903,20 zł
6903,20 zł : 30 dni = 230,11 zł
230,11 zł x 2 dni = 460,22 zł
460,22 zł x 80 proc. = 368,18 zł
KROK 2
.
Pensja za dni przepracowane (tzw. częściowa)
Wynagrodzenie brutto 8000 zł
8000 zł – (8000 zł : 30 dni) x 2 dni = 8000 zł – 533,33 zł = 7466,67 zł
KROK 3.
Wynagrodzenie netto łącznie ze świadczeniami za marzec
Poszczególne wynagrodzenia i świadczenia:
– podstawowe 7466,67 zł
– zwrot kosztów zakwaterowania 1700 zł
– zwrot kosztów korzystania z auta 1400 zł
– wycieczka do Szwajcarii 10 300 zł
– podatek od wycieczki do Szwajcarii 1000 zł
– zwrot kosztów zakupu garnituru 870 zł
– wartość zegarka 830 zł
– abonament medyczny 19 zł
– polisa ubezpieczeniowa 7,50 zł
– świadczenie urlopowe (nie podlega ZUS) 900 zł
– wynagrodzenie chorobowe (nie podlega ZUS, ale jest składka zdrowotna) 368,18 zł
Suma wynagrodzenia: 24 861,35 zł
- Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
24 861,35 zł – 368,18 zł – 900 zł = 23 593,17 zł
- Składki na ubezpieczenia społeczne
– emerytalne (9,76 proc.) 2302,69 zł
– rentowe (1,50 proc.) 353,90 zł
– chorobowe (2,45 proc.) 578,03 zł
Razem składki na ubezpieczenia społeczne: 3234,62 zł
- Podstawa wymiaru składki zdrowotnej
24 861,35 zł – 3234,62 zł – 900 zł = 20 726,73 zł
– składka na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.) 1865,41 zł
– składka zdrowotna odliczana od podatku (7,75 proc.) 1606,32 zł
- Przychód do opodatkowania
24 861,35 zł – 3234,62 zł = 21 626,73 zł
- Koszty uzyskania przychodu 139,06 zł
- Dochód: przychód – koszty = 21 487,67 zł, po zaokrągleniu 21 488 zł
- Kwota wolna od podatku 48,90 zł
- Podatek należny (19 proc.) 4033,82 zł
- Zaliczka na podatek:
podatek należny – składka zdrowotna odliczana od podatku: 2427,50 zł, po zaokrągleniu 2428 zł
- Wynagrodzenie netto do wypłaty 17 333,32 zł
1) Wynagrodzenie podstawowe i chorobowe
- Wynagrodzenie:
– podstawowe 7466,67 zł
– chorobowe 368,18 zł
Suma wynagrodzenia: 7834,85 zł
- Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 7466,67 zł
Składka na ubezpieczenie:
– emerytalne (9,76 proc.) 728,75 zł
– rentowe (1,50 proc.) 112 zł
– chorobowe (2,45 proc.) 182,93 zł
Razem składki na ubezpieczenia społeczne: 1023,68 zł
- Podstawa wymiaru składki zdrowotnej:
(wynagrodzenie podstawowe – składki na ubezpieczenia społeczne) + wynagrodzenie chorobowe = 6811,17 zł
– składka na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.) 613,01 zł
– składka zdrowotna odliczana od podatku (7,75 proc.) 527,87 zł
- Przychód do opodatkowania 6811,17 zł
- Koszty uzyskania przychodu 139,06 zł
- Dochód: przychód – koszty = 6672,11 zł, po zaokrągleniu 6672 zł
- Kwota wolna od podatku 48,90 zł
- Podatek należny (19 proc.) 1218,78 zł
- Zaliczka na podatek:
podatek należny – składki zdrowotna odliczana od podatku = 690,91 zł, po zaokrągleniu 691 zł
- Wynagrodzenie netto (do wypłaty) 5507,16 zł
2) Zwrot kosztów wynajmu mieszkania w stolicy
- Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 1700 zł
Składka na ubezpieczenie:
– emerytalne (9,76 proc.) 165,92 zł
– rentowe (1,50 proc.) 25,50 zł
– chorobowe (2,45 proc.) 41,65 zł
Razem składki na ubezpieczenia społeczne: 233,07 zł
- Podstawa wymiaru składki zdrowotnej 1466,93 zł
– składka na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.) 132,02 zł
– składka zdrowotna odliczana od podatku (7,75 proc.) 113,69 zł
- Przychód do opodatkowania 1466,93 zł
- Koszty uzyskania przychodu 0 zł
- Dochód 1466,93 zł, po zaokrągleniu 1467 zł
- Podatek należny (19 proc.) 278,73 zł
- Zaliczka na podatek 165,04 zł, po zaokrągleniu 165 zł
- Dochód netto 1169,91 zł
3) Korzystanie z samochodu służbowego podczas urlopu
- Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 1400 zł
Składka na ubezpieczenie:
– emerytalne (9,76 proc.) 136,64 zł
– rentowe (1,50 proc.) 21,00 zł
– chorobowe (2,45 proc.) 34,30 zł
Razem składki na ubezpieczenia społeczne: 191,94 zł
- Podstawa wymiaru składki zdrowotnej 1208,06 zł
– składka na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.) 108,73 zł
– składka zdrowotna odliczana od podatku (7,75 proc.) 93,62 zł
- Przychód do opodatkowania 1208,06 zł
- Koszty uzyskania przychodu 0 zł
- Dochód 1208,06 zł, po zaokrągleniu 1208 zł
- Podatek należny (19 proc.) 229,52 zł
- Zaliczka na podatek 135,90 zł, po zaokrągleniu 136 zł
- Dochód netto 963,33 zł
4) Wczasy w Szwajcarii + podatek od wczasów
- Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 11 300 zł
- Składka na ubezpieczenie:
– emerytalne (9,76 proc.) 1102,88 zł
– rentowe (1,50 proc.) 169,50 zł
– chorobowe (2,45 proc.) 276,85 zł
Razem składki na ubezpieczenia społeczne: 1549,23 zł
- Podstawa wymiaru składki zdrowotnej 9750,77 zł
- Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.) 877,57 zł
- Składka zdrowotna odliczana od podatku (7,75 proc.) 755,68 zł
- Przychód do opodatkowania 9750,77 zł
- Koszty uzyskania przychodu 0 zł
- Dochód 9750,77 zł, po zaokrągleniu 9751 zł
- Podatek należny (19 proc.) 1852,69 zł
- Zaliczka na podatek 1097,01 zł, po zaokrągleniu 1097 zł
- Dochód netto 7776,20 zł
5) Zwrot kosztów zakupu garnituru
- Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 870 zł
Składka na ubezpieczenie:
– emerytalne (9,76 proc.) 84,91 zł
– rentowe (1,50 proc.) 13,05 zł
– chorobowe (2,45 proc.) 21,32 zł
Razem składki na ubezpieczenia społeczne: 119,28 zł
- Podstawa wymiaru składki zdrowotnej 750,72 zł
– składka na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.) 67,56 zł
– składka zdrowotna odliczana od podatku (7,75 proc.) 58,18 zł
- Przychód do opodatkowania 750,72 zł
- Koszty uzyskania przychodu 0 zł
- Dochód 750,72 zł, po zaokrągleniu 751 zł
- Podatek należny (19 proc.) 142,69 zł
- Zaliczka na podatek 84,51 zł, po zaokrągleniu 85 zł
- Dochód netto 598,16 zł
6) Zegarek od firmy
- Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 830 zł
Składka na ubezpieczenie:
– emerytalne (9,76 proc.) 81,01 zł
– rentowe (1,50 proc.) 12,45 zł
– chorobowe (2,45 proc.) 20,34 zł
Razem składki na ubezpieczenia społeczne: 113,80 zł
- Podstawa wymiaru składki zdrowotnej 716,20 zł
– składka na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.) 64,46 zł
– składka zdrowotna odliczana od podatku (7,75 proc.) 55,51 zł
- Przychód do opodatkowania 716,20 zł
- Koszty uzyskania przychodu 0 zł
- Dochód 716,20 zł, po zaokrągleniu 716 zł
- Podatek należny (19 proc.) 136,04 zł
- Zaliczka na podatek 80,53 zł, po zaokrągleniu 81 zł
-- Dochód netto 570,74 zł
7) Abonament medyczny
- Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 19 zł
Składka na ubezpieczenie:
– emerytalne (9,76 proc.) 1,85 zł
– rentowe (1,50 proc.) 0,29 zł
– chorobowe (2,45 proc.) 0,47 zł
Razem składki na ubezpieczenia społeczne: 2,61 zł
- Podstawa wymiaru składki zdrowotnej 16,39 zł
– składka na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.) 1,48 zł
– składka zdrowotna odliczana od podatku (7,75 proc.) 1,27 zł
- Przychód do opodatkowania 16,39 zł
- Koszty uzyskania przychodu 0 zł
- Dochód 16,39 zł, po zaokrągleniu 16 zł
- Podatek należny (19 proc.) 3,04 zł
- Zaliczka na podatek 1,77 zł, po zaokrągleniu 2 zł
- Dochód netto 12,91 zł
8) Polisa ubezpieczeniowa
- Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 7,50 zł
Składka na ubezpieczenie:
– emerytalne (9,76 proc.) 0,73 zł
– rentowe (1,50 proc.) 0,11 zł
– chorobowe (2,45 proc.) 0,18 zł
Razem składki na ubezpieczenia społeczne: 1,02 zł
- Podstawa wymiaru składki zdrowotnej 6,48 zł
– składka na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.) 0,58 zł
– składka zdrowotna odliczana od podatku (7,75 proc.) 0,50 zł
- Przychód do opodatkowania 6,48 zł
- Koszty uzyskania przychodu 0 zł
- Dochód 6,48 zł, po zaokrągleniu 6 zł
- Podatek należny (19 proc.) 1,14 zł
- Zaliczka na podatek 0,64 zł, po zaokrągleniu 1 zł
- Dochód netto 4,90 zł
9) Świadczenie urlopowe
- Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 0 zł
- Podstawa wymiaru składki zdrowotnej 0 zł
- Przychód do opodatkowania 900 zł
- Koszty uzyskania przychodu 0 zł
- Dochód 900 zł
- Podatek należny (19 proc.) 171 zł
- Zaliczka na podatek 171 zł
- Dochód netto 729 zł
