Kiedy i w jaki sposób ustalić regulamin wynagradzania

- ILU ZATRUDNIASZ PRACOWNIKÓW

- CZY W FIRMIE OBOWIĄZUJE UKŁAD ZBIOROWY PRACY

- POSTANOWIENIA INNYCH OBOWIĄZUJĄCYCH W FIRMIE PRZEPISÓW[/srodtytul]

Co do zasady regulamin wynagradzania tworzy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników (art. 77k.p.). Ale uwaga, nie może tego robić, gdy w firmie obowiązuje zakładowy lub ponadzakładowy układ zbiorowy pracy, który reguluje te kwestie.

Gdy jednak zasady związane z wynagradzaniem zostaną w uzp potraktowane powierzchownie, to najlepiej, aby pracodawca opracował dodatkowo regulamin wynagradzania.

W firmie, która zatrudnia 150 pracowników, obowiązuje układ zbiorowy pracy. Z niego wynika m.in., że pracownicy mają prawo do premii i nagrody jubileuszowej. W układzie nie zostały jednak sprecyzowane zasady dotyczące wypłacania tych świadczeń, co oznacza, że jego treść została sporządzona wadliwie. Wszystko dlatego, że na podstawie postanowień układu zbiorowego pracy nie można ustalić indywidualnych warunków pracy i płacy poszczególnych pracowników. To spowodowało, że pracodawca postanowił wprowadzić dodatkowo regulamin wynagradzania.

Uwaga! W praktyce opisana sytuacja nie wystąpi często. Pracodawcy uzupełniają bowiem dodatkowe warunki wynagrodzenia bezpośrednio wuzp.

W regulaminie wynagradzania pracodawca ustala wynagrodzenie za wykonywaną pracę, inne świadczenia przysługujące pracownikom oraz zasady ich przyznawania.

Zasadniczo warunki określone w regulaminie wynagradzania można podzielić na obligatoryjne, fakultatywne i informacyjne. Bez wątpienia najistotniejszym jego elementem jest system płacy obowiązujący w firmie. Co do zasady pracodawca może go określić w formie miesięcznego ryczałtu, stawki godzinowej, jako prowizję lub akord.

Uwaga! Termin, miejsce i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia pracodawca określa w regulaminie pracy. Są to informacje o charakterze porządkowym. W regulaminie wynagradzania te postanowienia mogą się znaleźć tylko jako dodatkowe informacje i muszą odzwierciedlać dokładnie to, co wynika z regulaminu pracy.

W regulaminie wynagradzania pracodawca podaje dodatkowe składniki wynagrodzenia, takie jak premie czy prowizje. Szef nie może jednak poprzestać na przyznaniu prawa do nich. Powinien określić ich wysokości i zasady ich przyznawania oraz wypłaty. Pracodawca może np. wskazać, że premie są wypłacane w dniu wypłaty wynagrodzeń.

Elementem regulaminu wynagradzania może być też prawo do dodatków z tytułu nadgodzin, pracy w nocy czy wynagrodzenia za przestój. Jeżeli jednak te świadczenia nie będą wyższe od ustawowych, to nie ma potrzeby, aby pracodawca powielał w regulaminie wynagradzania przepisy kodeksu pracy. Podobnie jest z niektórymi świadczeniami gwarancyjnymi. Do tej grupy zaliczamy np. świadczenia za czas niezdolności do pracy, z tytułu wypadków przy pracy czy chorób zawodowych, ekwiwalenty za używanie do celów służbowych prywatnej odzieży i obuwia oraz odprawy -emerytalne, rentowe i pośmiertne. Tych ostatnich też nie trzeba precyzować w regulaminie wynagradzania, jeżeli nie będą one wyższe niż wartości wynikające z kodeksu pracy i ustaw szczegółowych.

Szczególną uwagę pracodawcy muszą zwrócić na nagrody jubileuszowe. Nie wystarczy podać w regulaminie, że pracownik ma do nich prawo. Szef musi jeszcze określić ich wysokość oraz zasady, według których będą one wypłacane. Ponadto w regulaminie wynagrodzenia mogą się znaleźć zasady waloryzacji wynagrodzeń pracowniczych.

Co do zasady pracodawca samodzielnie ustala regulamin wynagradzania, a jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, to w porozumieniu z nią.

- Czy brak zgody związków zawodowych na treść regulaminu wynagradzania oznacza, że takie przepisy wewnętrzne nie zaczną obowiązywać? -pytają pracodawcy. Zasada jest taka, że jeżeli w firmie działa jedna organizacja związkowa, to pracodawca nie będzie mógł dopóty wprowadzić regulaminu wynagradzania w życie, dopóki nie osiągnie z nią porozumienia. Sytuacja jest patowa, a ogłoszenie regulaminu zawieszone w próżni.

Inaczej będzie, gdy w firmie działa kilka związków zawodowych. Jeżeli w ciągu 30 dni od podjęcia rokowań organizacje te nie przedstawią wspólnego stanowiska, to szef samodzielnie decyduje o wydaniu regulaminu wynagradzania, rozpatrując przy tym odrębne opinie poszczególnych związków zawodowych. Taki sposób postępowania wynika z art. 30 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU nr 55, poz. 234 ze zm.).

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia, w którym podano go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy (art. 77§6 k.p.). Nie chodzi jednak o chwilę, gdy zatrudnieni zapoznają się z nim, ale o datę, z upływem której pracodawca go ogłosił.

29 marca pracodawca wywiesił na tablicy ogłoszeń regulamin wynagradzania. Zacznie on obowiązywać 13 kwietnia br. Licząc ten termin, szef zastosował art. 112 kodeksu cywilnego. Przy obliczaniu go nie ma znaczenia to, że niektórzy pracownicy - mimo wywieszonego regulaminu na tablicy ogłoszeń 29 marca - zapoznali się z nim później.

Tablica ogłoszeń to niejedyny sposób rozpowszechnienia regulaminu wynagradzania. Prawo nie daje tutaj żadnych wskazówek i przyjmuje się sposób przyjęty u danego pracodawcy. Szef może więc go rozesłać e-mailem lub poinformować pracownika o jego treści osobiście albo pozostawić go załodze do wglądu w dziale kadr. Jeśli chodzi o tryb wprowadzenia i obowiązywania regulaminu wynagradzania, to pracodawcy muszą pamiętać o stosowaniu art.241§2 k.p. Wynika z niego, że szef zawiadamia pracowników o wejściu regulaminu w życie, a także o każdej zmianie dokonywanej w tych przepisach wewnętrznych. Ponadto musi udostępnić organizacjom związkowym niezbędną ilość egzemplarzy regulaminu wynagradzania, a pracownikom - przepisy wewnętrzne do wglądu i wyjaśnić ich treść.

Niewykluczone, że wprowadzenie bądź zmiana regulaminu wynagradzania może wpływać na treść stosunku pracy. Jeżeli zmiany płynące z regulaminu wynagradzania miałyby być korzystniejsze, to stosuje się je do pracowników automatycznie.

Więcej komplikacji będzie wtedy, gdy regulamin wynagradzania wpływa niekorzystnie na dotychczasowe warunki płacy zatrudnionych. W takim wypadku pracodawca musi zawrzeć z pracownikami porozumienie zmieniające lub wręczyć im wypowiedzenia zmieniające warunki płacy.

Z umów o pracę wynika, że poza wynagrodzeniem zasadniczym pracownicy otrzymują prowizję od sprzedanych towarów. Natomiast regulamin wynagradzania wprowadza tylko miesięczny ryczałt. Mimo że ustalając jego wysokość, pracodawca wziął pod uwagę dotychczasowe zarobki zatrudnionych, to i tak taka zmiana wprowadzona regulaminem wynagradzania jest niekorzystna dla zatrudnionych. Wprowadzając ją, szef zawarł z niektórymi pracownikami porozumienia zmieniające warunki płacy, a innym wręczył wypowiedzenia zmieniające warunki płacy.

Pracodawca musi jednak pamiętać, że nie każdemu pracownikowi można wypowiedzieć warunki płacy lub pracy. Tak będzie np. z pracownikami korzystającymi z ochrony przedemerytalnej (art. 39 k.p.). Takim osobom wolno jedynie wypowiedzieć warunki płacy tylko w określonych sytuacjach (art. 43 k.p.).

Z umów o pracę wynika, że handlowcom przysługuje premia kwartalna w wysokości 2 tys. zł (8 tys. zł rocznie). Natomiast wydany regulamin wynagradzania ogranicza ją do wysokości 5 tys. zł w roku.

Pan Jan jest handlowcem, w marcu 2008 r. skończy 65 lat i osiągnie staż pracy niezbędny do uzyskania emerytury. Mimo że jest chroniony, to szef może zmienić mu warunki płacy. Wszystko dlatego, że nowe zasady wynagradzania dotyczą ogółu pracowników zatrudnianych u pracodawcy.

BŁĄD 1. ZBĘDNE PRZEPISYWANIE KODEKSU PRACY I INNYCH USTAW[/srodtytul]

Większość regulaminów wynagradzania zawiera niepotrzebne postanowienia, dotyczące np. wypłaty dodatków za nadgodziny, pracę w nocy czy odprawy z tytułu zwolnień grupowych. Pracodawcy powielają przy tym przepisy kodeksu pracy lub odrębnych ustaw. Teoretycznie nie ma w tym nic złego, bo w sumie ten element regulaminu wynagradzania można potraktować jako część informacyjną. Taka praktyka stwarza jednak niebezpieczeństwo, że powszechne przepisy zostaną przepisane z błędem lub nieprecyjnie, tworząc wątpliwości interpretacyjne. Może być też tak, że zmienią się regulacje kodeksowe, a to spowoduje, że szef będzie musiał zmienić regulamin wynagradzania.

Uwaga! Jeżeli świadczenia przysługujące pracownikom nie byłyby korzystniejsze od kodeksowych, to najlepiej nie powoływać się w regulaminie wynagradzania na ich wysokość.

Zdarza się, że obowiązujący ponadzakładowy układ zbiorowy pracy zbyt ogólnie traktuje kwestię wynagrodzeń. Pracodawcy często ignorują to, sugerując się tym, że obowiązywanie takiego uzp wyklucza ustanowienie regulaminu wynagradzania. Jest to błąd.

Uwaga! Jeżeli ponadzakładowy układ zbiorowy pracy nie wyczerpuje tematyki wynagrodzeń, to pracodawca powinien uzupełnić to w regulaminie wynagradzania lub wuzp.

Specjaliści zwracają uwagę też na to, że w niektórych firmach regulamin wynagradzania jest uzupełniany wewnętrznymi zarządzeniami zakładu pracy.

Uwaga! Jeżeli na przykład regulamin wynagradzania przyznaje pracownikom nagrody jubileuszowe, to pracodawca określa w nim dodatkowo m.in. zasady ich przyznawania i wypłaty. Informacji tych nie może być w zarządzeniu wewnętrznym.