Kiedy i w jaki sposób ustalić regulamin wynagradzania

- ILU ZATRUDNIASZ PRACOWNIKÓW

- CZY W FIRMIE OBOWIĄZUJE UKŁAD ZBIOROWY PRACY

- POSTANOWIENIA INNYCH OBOWIĄZUJĄCYCH W FIRMIE PRZEPISÓW[/srodtytul]

Co do zasady regulamin wynagradzania tworzy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników (art. 77k.p.). Ale uwaga, nie może tego robić, gdy w firmie obowiązuje zakładowy lub ponadzakładowy układ zbiorowy pracy, który reguluje te kwestie.

Gdy jednak zasady związane z wynagradzaniem zostaną w uzp potraktowane powierzchownie, to najlepiej, aby pracodawca opracował dodatkowo regulamin wynagradzania.

W firmie, która zatrudnia 150 pracowników, obowiązuje układ zbiorowy pracy. Z niego wynika m.in., że pracownicy mają prawo do premii i nagrody jubileuszowej. W układzie nie zostały jednak sprecyzowane zasady dotyczące wypłacania tych świadczeń, co oznacza, że jego treść została sporządzona wadliwie. Wszystko dlatego, że na podstawie postanowień układu zbiorowego pracy nie można ustalić indywidualnych warunków pracy i płacy poszczególnych pracowników. To spowodowało, że pracodawca postanowił wprowadzić dodatkowo regulamin wynagradzania.

Uwaga! W praktyce opisana sytuacja nie wystąpi często. Pracodawcy uzupełniają bowiem dodatkowe warunki wynagrodzenia bezpośrednio wuzp.

W regulaminie wynagradzania pracodawca ustala wynagrodzenie za wykonywaną pracę, inne świadczenia przysługujące pracownikom oraz zasady ich przyznawania.

Zasadniczo warunki określone w regulaminie wynagradzania można podzielić na obligatoryjne, fakultatywne i informacyjne. Bez wątpienia najistotniejszym jego elementem jest system płacy obowiązujący w firmie. Co do zasady pracodawca może go określić w formie miesięcznego ryczałtu, stawki godzinowej, jako prowizję lub akord.

Uwaga! Termin, miejsce i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia pracodawca określa w regulaminie pracy. Są to informacje o charakterze porządkowym. W regulaminie wynagradzania te postanowienia mogą się znaleźć tylko jako dodatkowe informacje i muszą odzwierciedlać dokładnie to, co wynika z regulaminu pracy.

W regulaminie wynagradzania pracodawca podaje dodatkowe składniki wynagrodzenia, takie jak premie czy prowizje. Szef nie może jednak poprzestać na przyznaniu prawa do nich. Powinien określić ich wysokości i zasady ich przyznawania oraz wypłaty. Pracodawca może np. wskazać, że premie są wypłacane w dniu wypłaty wynagrodzeń.

Elementem regulaminu wynagradzania może być też prawo do dodatków z tytułu nadgodzin, pracy w nocy czy wynagrodzenia za przestój. Jeżeli jednak te świadczenia nie będą wyższe od ustawowych, to nie ma potrzeby, aby pracodawca powielał w regulaminie wynagradzania przepisy kodeksu pracy. Podobnie jest z niektórymi świadczeniami gwarancyjnymi. Do tej grupy zaliczamy np. świadczenia za czas niezdolności do pracy, z tytułu wypadków przy pracy czy chorób zawodowych, ekwiwalenty za używanie do celów służbowych prywatnej odzieży i obuwia oraz odprawy -emerytalne, rentowe i pośmiertne. Tych ostatnich też nie trzeba precyzować w regulaminie wynagradzania, jeżeli nie będą one wyższe niż wartości wynikające z kodeksu pracy i ustaw szczegółowych.

Szczególną uwagę pracodawcy muszą zwrócić na nagrody jubileuszowe. Nie wystarczy podać w regulaminie, że pracownik ma do nich prawo. Szef musi jeszcze określić ich wysokość oraz zasady, według których będą one wypłacane. Ponadto w regulaminie wynagrodzenia mogą się znaleźć zasady waloryzacji wynagrodzeń pracowniczych.

Co do zasady pracodawca samodzielnie ustala regulamin wynagradzania, a jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, to w porozumieniu z nią.

- Czy brak zgody związków zawodowych na treść regulaminu wynagradzania oznacza, że takie przepisy wewnętrzne nie zaczną obowiązywać? -pytają pracodawcy. Zasada jest taka, że jeżeli w firmie działa jedna organizacja związkowa, to pracodawca nie będzie mógł dopóty wprowadzić regulaminu wynagradzania w życie, dopóki nie osiągnie z nią porozumienia. Sytuacja jest patowa, a ogłoszenie regulaminu zawieszone w próżni.

Inaczej będzie, gdy w firmie działa kilka związków zawodowych. Jeżeli w ciągu 30 dni od podjęcia rokowań organizacje te nie przedstawią wspólnego stanowiska, to szef samodzielnie decyduje o wydaniu regulaminu wynagradzania, rozpatrując przy tym odrębne opinie poszczególnych związków zawodowych. Taki sposób postępowania wynika z art. 30 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU nr 55, poz. 234 ze zm.).

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia, w którym podano go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy (art. 77§6 k.p.). Nie chodzi jednak o chwilę, gdy zatrudnieni zapoznają się z nim, ale o datę, z upływem której pracodawca go ogłosił.

29 marca pracodawca wywiesił na tablicy ogłoszeń regulamin wynagradzania. Zacznie on obowiązywać 13 kwietnia br. Licząc ten termin, szef zastosował art. 112 kodeksu cywilnego. Przy obliczaniu go nie ma znaczenia to, że niektórzy pracownicy - mimo wywieszonego regulaminu na tablicy ogłoszeń 29 marca - zapoznali się z nim później.

Tablica ogłoszeń to niejedyny sposób rozpowszechnienia regulaminu wynagradzania. Prawo nie daje tutaj żadnych wskazówek i przyjmuje się sposób przyjęty u danego pracodawcy. Szef może więc go rozesłać e-mailem lub poinformować pracownika o jego treści osobiście albo pozostawić go załodze do wglądu w dziale kadr. Jeśli chodzi o tryb wprowadzenia i obowiązywania regulaminu wynagradzania, to pracodawcy muszą pamiętać o stosowaniu art.241§2 k.p. Wynika z niego, że szef zawiadamia pracowników o wejściu regulaminu w życie, a także o każdej zmianie dokonywanej w tych przepisach wewnętrznych. Ponadto musi udostępnić organizacjom związkowym niezbędną ilość egzemplarzy regulaminu wynagradzania, a pracownikom - przepisy wewnętrzne do wglądu i wyjaśnić ich treść.

Niewykluczone, że wprowadzenie bądź zmiana regulaminu wynagradzania może wpływać na treść stosunku pracy. Jeżeli zmiany płynące z regulaminu wynagradzania miałyby być korzystniejsze, to stosuje się je do pracowników automatycznie.

Więcej komplikacji będzie wtedy, gdy regulamin wynagradzania wpływa niekorzystnie na dotychczasowe warunki płacy zatrudnionych. W takim wypadku pracodawca musi zawrzeć z pracownikami porozumienie zmieniające lub wręczyć im wypowiedzenia zmieniające warunki płacy.

Z umów o pracę wynika, że poza wynagrodzeniem zasadniczym pracownicy otrzymują prowizję od sprzedanych towarów. Natomiast regulamin wynagradzania wprowadza tylko miesięczny ryczałt. Mimo że ustalając jego wysokość, pracodawca wziął pod uwagę dotychczasowe zarobki zatrudnionych, to i tak taka zmiana wprowadzona regulaminem wynagradzania jest niekorzystna dla zatrudnionych. Wprowadzając ją, szef zawarł z niektórymi pracownikami porozumienia zmieniające warunki płacy, a innym wręczył wypowiedzenia zmieniające warunki płacy.

Pracodawca musi jednak pamiętać, że nie każdemu pracownikowi można wypowiedzieć warunki płacy lub pracy. Tak będzie np. z pracownikami korzystającymi z ochrony przedemerytalnej (art. 39 k.p.). Takim osobom wolno jedynie wypowiedzieć warunki płacy tylko w określonych sytuacjach (art. 43 k.p.).

Z umów o pracę wynika, że handlowcom przysługuje premia kwartalna w wysokości 2 tys. zł (8 tys. zł rocznie). Natomiast wydany regulamin wynagradzania ogranicza ją do wysokości 5 tys. zł w roku.

Pan Jan jest handlowcem, w marcu 2008 r. skończy 65 lat i osiągnie staż pracy niezbędny do uzyskania emerytury. Mimo że jest chroniony, to szef może zmienić mu warunki płacy. Wszystko dlatego, że nowe zasady wynagradzania dotyczą ogółu pracowników zatrudnianych u pracodawcy.

BŁĄD 1. ZBĘDNE PRZEPISYWANIE KODEKSU PRACY I INNYCH USTAW[/srodtytul]

Większość regulaminów wynagradzania zawiera niepotrzebne postanowienia, dotyczące np. wypłaty dodatków za nadgodziny, pracę w nocy czy odprawy z tytułu zwolnień grupowych. Pracodawcy powielają przy tym przepisy kodeksu pracy lub odrębnych ustaw. Teoretycznie nie ma w tym nic złego, bo w sumie ten element regulaminu wynagradzania można potraktować jako część informacyjną. Taka praktyka stwarza jednak niebezpieczeństwo, że powszechne przepisy zostaną przepisane z błędem lub nieprecyjnie, tworząc wątpliwości interpretacyjne. Może być też tak, że zmienią się regulacje kodeksowe, a to spowoduje, że szef będzie musiał zmienić regulamin wynagradzania.

Uwaga! Jeżeli świadczenia przysługujące pracownikom nie byłyby korzystniejsze od kodeksowych, to najlepiej nie powoływać się w regulaminie wynagradzania na ich wysokość.

Zdarza się, że obowiązujący ponadzakładowy układ zbiorowy pracy zbyt ogólnie traktuje kwestię wynagrodzeń. Pracodawcy często ignorują to, sugerując się tym, że obowiązywanie takiego uzp wyklucza ustanowienie regulaminu wynagradzania. Jest to błąd.

Uwaga! Jeżeli ponadzakładowy układ zbiorowy pracy nie wyczerpuje tematyki wynagrodzeń, to pracodawca powinien uzupełnić to w regulaminie wynagradzania lub wuzp.

Specjaliści zwracają uwagę też na to, że w niektórych firmach regulamin wynagradzania jest uzupełniany wewnętrznymi zarządzeniami zakładu pracy.

Uwaga! Jeżeli na przykład regulamin wynagradzania przyznaje pracownikom nagrody jubileuszowe, to pracodawca określa w nim dodatkowo m.in. zasady ich przyznawania i wypłaty. Informacji tych nie może być w zarządzeniu wewnętrznym.

Tworząc regulamin wynagradzania, pracodawcy przyznają pracownikom prawo do nagrody jubileuszowej. Powołują się przy tym na nieobowiązujące od 1996 r. zarządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 23 grudnia 1989 r. w sprawie ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej oraz zasad jej obliczania i wypłacania (MP nr 44, poz. 358).

Uwaga! Przy nagrodzie jubileuszowej to pracodawca ustala zasady jej przyznawania i wysokość. Nie ma przeszkód prawnych, aby posiłkował się przy tym wymienionym zarządzeniem.

Niektórzy pracodawcy przyznają dodatkowe świadczenia pieniężne, uzależniając ich wypłatę od spełnienia przez pracownika określonych warunków. Tak może być np. przy nagrodzie jubileuszowej, gdyby z regulaminu wynikało, że przysługuje ona tylko zatrudnionym na umowę na czas nieokreślony. To błąd.

Uwaga! Zgodnie z art. 18i art. 18k.p. pracodawca nie może dyskryminować pracowników ze względu na sposób zatrudnienia oraz przy wynagrodzeniu za pracę.

Za pośrednictwem regulaminu wynagradzania pracodawca pozbawia pracowników niektórych praw, np. socjalnych. Przykładowo w sierpniu br. szef tworzy regulamin wynagradzania i zamieszcza w nim postanowienie, że w 2007 r. rezygnuje z tworzenia funduszu socjalnego.

Uwaga! Pracodawca, który chciałby zrezygnować z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, musi to zrobić w regulaminie wynagradzania, a rezygnacja może dotyczy jednego roku, kilku lat lub nieoznaczonego okresu, ale pod warunkiem, że nie chodzi o lata wstecz.

W regulaminach wynagradzania wskazuje się często zasady potrąceń od wynagrodzeń. Prawo tego nie zakazuje, ale jest to niebezpieczne o tyle, że pracodawca może np. nieprawidłowo określić kwotę wolną od potrąceń.

Uwaga! Reguły dokonywania potrąceń są ustalane ustawowo. Pracodawca nie może zatem określić własnych wytycznych. Nie ma też sensu, aby powielał przepisy kodeksu pracy.

W wielu regulaminach wynagradzania znajdują się postanowienia dotyczące zasad wynagradzania osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Jest to błąd, gdyż do regulaminów wynagradzania stosuje się niektóre przepisy dotyczące układów zbiorowych pracy.

Uwaga! Zgodnie z art.241§2 k.p. układ zakładowy (w tym wypadku regulamin wynagradzania) nie może określać warunków płacy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

Niektóre regulaminy pracy pozwalają zmienić regulamin wynagradzania bez wypowiadania pracownikom dotychczasowych warunków płacy. Narusza to prawa zatrudnionych, szczególnie gdy modyfikacja ma pogorszyć dotychczasowe warunki płacy.

Uwaga! Pracodawca nie może podać w regulaminie wynagradzania informacji, że zmiana treści tych przepisów wewnętrznych nie wymaga wręczania pracownikom wypowiedzeń zmieniających warunki płacy.

Ustalając treść regulaminu wynagradzania, pracodawcy często przy tym naruszają procedurę uzgodnień ze związkami zawodowymi. Popełniają przy tym dwa błędy:

- wprowadzają treść regulaminu wynagradzania, mimo że działający w zakładzie pracy związek zawodowy zgłosił swój sprzeciw,

- wprowadzają regulamin wynagradzania, choć nie upłynął jeszcze 30-dniowy termin i działające w firmie organizacje związkowe nie uzgodniły wspólnego stanowiska.

Uwaga! Wprowadzenie regulaminu wynagradzania musi być poprzedzone opinią związków zawodowych, a one na przyjęcie wspólnego stanowiska mają zagwarantowany czas - 30 dni.

Pracodawcy podają czasami, że regulamin wynagradzania wchodzi w życie w terminie w nim określonym i termin ten podają jako krótszy niż dwa tygodnie.

Uwaga! Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia, w którym został ogłoszony (art. 77§ 6 k.p.).

Wielu pracodawców informację o terminie, miejscu i częstotliwości wypłaty wynagrodzeń podaje tylko w regulaminie wynagradzania. Z art. 104pkt 5 k.p. wynika natomiast, że właściwy jest tutaj regulamin pracy.

Uwaga! Pracodawca uniknie błędu, jeżeli termin, miejsce i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia poda zarówno w regulaminie wynagradzania, jak i pracy.

Niektórzy pracodawcy powielając zapisy regulaminu pracy dotyczące terminu wypłaty wynagrodzenia, określając go np. na połowę miesiąca.

Uwaga! Wynagrodzenie za pracę należy wypłacić raz w miesiącu niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego - art. 85 k.p.

Zdarza się, że regulaminy wynagrodzeń nie zawierają informacji o kategorii osobistego zaszeregowania pracowników. Jest to błąd zwłaszcza wtedy, gdy z takiego regulaminu wynika, że na podstawie tych informacji ustalane są stawki wynagrodzenia pracowników.

Uwaga! Jeżeli regulamin wynagradzania powołuje się na kategorię osobistego zaszeregowania pracowników, to taka tabela powinna być załącznikiem do regulaminu wynagradzania.

Niektórzy pracodawcy zamiast dodatków za nadgodziny wypłacają pracownikom ryczałt. Niekiedy może to być błąd polegający na tym, że pracodawcy nie określają wysokości ryczałtu albo określają ją nieprawidłowo. Zdarza się np., że w regulaminie wynagradzania zostaje ustalona jedna stawka ryczałtu, bez względu na zajmowane przez pracownika stanowisko pracy.

Uwaga! Najlepiej, aby ustalając ryczałt dla pracowników, pracodawca zróżnicował jego wysokość w zależności od charakteru wykonywanej pracy. Dzięki temu uniknie niebezpieczeństwa, że ryczałt jest zbyt niski w stosunku do ilości faktycznie przepracowanych nadgodzin.

Niektórzy pracodawcy podają w regulaminach wynagradzania niewłaściwą podstawę obliczania dodatków za pracę w nocy. Piszą np., że podstawą obliczenia tego dodatku jest najniższe wynagrodzenie. Uwaga! Pracodawca, który chce podać informację o tym, ile wynosi dodatek za pracę w nocy i jak go obliczać, musi pamiętać o art. 151k.p. Wynika z niego, że jest to 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego w odrębnych przepisach. Żeby uniknąć tego błędu, najlepiej nie powielać kodeksu pracy.

[ramka]Kontynuujemy cykl artykułów poświęconych dokumentom w firmie. Udzielamy w nim praktycznych rad, w jaki sposób pracodawca ma prawidłowo sformułować np. wewnętrzne przepisy w firmie czy umowy z pracownikami. Jakie postanowienia powinny się w nich znaleźć? Wskażemy najpopularniejsze błędy przy opracowaniu tych dokumentów, dziś w regulaminie wynagradzania. W DF z 28 marca pisaliśmy o regulaminie pracy. Autorami artykułów będą m.in. specjaliści z resortu pracy i Państwowej Inspekcji Pracy. Oni też odpowiedzą na pytania czytelników z tego zakresu. Zachęcamy do lektury i przysyłania pytań. WKRÓTCE NAPISZEMY O REGULAMINIE ZWOLNIEŃ GRUPOWYCH.

[/ramka][ramka]

- podstawową cechą stosunku pracy jest jej odpłatność,

- wynagrodzenie pracownika musi odpowiadać wykonywanej pracy, kwalifikacjom pracownika,

- wynagrodzenie musi też uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy,

- co do zasady wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. W innym przypadku pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, gdy przepisy tak stanowią.

[/ramka][ramka]

Pracodawcy, którzy wprowadzają regulaminy wynagradzania w życie, muszą zadbać szczególnie o to, aby ich treść była zsynchronizowana z umowami o pracę pracowników. Jeżeli taki regulamin zmieniałby zasady płacy na niekorzyść zatrudnionego, to szef musiałby zawrzeć z zatrudnionymi porozumienie zmieniające, a w ostateczności wręczyć im wypowiedzenia zmieniające warunki płacy.

Przy takim wypowiedzeniu trzeba pilnować szczególnie dwóch terminów. Chodzi o dzień, w którym regulamin wynagradzania wchodzi w życie, i o datę, z upływem której zaczynają obowiązywać nowe warunki płacy wynikające z umowy o pracę. Jeżeli np. regulamin wynagradzania ma być wprowadzony od 1 lipca 2007 r., to odpowiednio wcześniej należy wypowiedzieć warunki pracy i płacy pracownikom, aby okres wypowiedzenia upłynął przed wejściem w życie nowych, mniej korzystnych rozwiązań. Jeżeli pracownik ma 3-miesięczny okres wypowiedzenia, to oświadczenie o wypowiedzeniu dotychczasowych warunków płacy szef musi mu złożyć najpóźniej do końca marca.

[/ramka][ramka]

¦ W obowiązującym w naszej firmie regulaminie wynagradzania szef chce wprowadzić zmiany redakcyjne. Chodzi o to, aby funkcjonujące w przepisach wewnętrznych pojęcie wynagrodzenia najniższego zastąpić wynagrodzeniem minimalnym. Czy takie zmiany wymagają konsultacji ze związkami zawodowymi? - pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Reguła jest taka, że jeżeli w firmie działają związki zawodowe, to każda zmiana w regulaminie wynagradzania wymaga ich zgody. Dotyczy to wszystkich zmian, bez względu na to, czy mają one charakter redakcyjny, czy wpływają na uprawnienia pracownicze. Zatem czytelnik powinien uzgodnić zmianę pojęcia wynagrodzenia ze związkami zawodowymi.

Innym bardziej jaskrawym przekładem modyfikacji w regulaminie wynagradzania, która też wymaga uzgodnień z organizacjami związkowymi, jest zmiana pojęcia premii na nagrodę. W praktyce bowiem różnica między tymi dwoma pojęciami ma nie tylko charakter redakcyjny, ale również merytoryczny. Wynika m.in. z roszczeniowości pierwszego ze świadczeń i uznaniowości drugiego.

[/ramka]