Pora nocna obejmuje 8 godzin między 21 a 7. Tak mówi art. 151§ 1 k.p. Ale są to jedynie ustawowe ramy. Pracodawca sam określa, na jakie godziny przypada u niego noc. Musi się jednak zmieścić w przepisowych widełkach.

Ustalić porę nocną musi każdy pracodawca. A więc i ten, u którego praca jest rzeczywiście świadczona w nocy, jak i ten, którego pracownicy wykonują swoje obowiązki tylko w ciągu dnia. Może się przecież zdarzyć, że z zupełnie nieprzewidzianych powodów trzeba będzie jednak popracować w nocy. Wtedy pracownikom należy się dodatkowa gratyfikacja finansowa. Aby ustalić, za ile godzin, należy wiedzieć, od kiedy do kiedy trwa pora nocna.

Pani Joanna zajmuje się obsługą finansowo-księgową innych przedsiębiorstw. Normalnie pracuje od poniedziałku do piątku od 9 do 17. Ale wskutek spiętrzenia prac przez 3 dni wykonywała swoje obowiązki od 9 do 22. Ponieważ pora nocna w jej firmie została ustalona od 22 do 6, to nie należy jej się dodatek za pracę w nocy. Pani Joanna kończyła bowiem pracę przed rozpoczęciem pory nocnej. Pracodawca powinien wypłacić jej jedynie dodatek za godziny nadliczbowe.

Pan Krzysztof pracuje w systemie zmianowym: pierwsza zmiana trwa od 7 do 15, druga od 15 do 23. Pora nocna jest określona jego w firmie od 23 do 7. A więc w normalnym toku pracy nie otrzymuje dodatku za pracę w nocy. Jednak 3 stycznia pracodawca poprosił go (podobnie jak innych pracowników z rannej zmiany), aby przyszedł do pracy na 6. W tej sytuacji za tę jedną godzinę (od 6 do 7) panu Krzysztofowi należy się dodatek za pracę w nocy. A ponieważ przepracował tego dnia 9 godzin zamiast 8, należy mu się również dodatek za jedną godzinę nadliczbową. Pora nocna powinna być określona w układzie zbiorowym pracy, jeśli pracodawca jest nim objęty, albo w regulaminie pracy. Jeśli u pracodawcy nie obowiązuje ani układ zbiorowy, ani nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy (zatrudnia mniej niż 20 pracowników), wówczas powinien ustalić ją w obwieszczeniu. W tym ostatnim wypadku na szefie spoczywa dodatkowy obowiązek. Musi poinformować pracowników na piśmie o obowiązującej u niego porze nocnej (art. 29 § 3 k.p.).

Jeśli pracodawca nie określi pory nocnej, wtedy będzie obowiązywała u niego ustawowa pora nocna. A to oznacza, że nie obejmie ona 8 godzin, lecz całe 10 godzin - między 21 a 7. W efekcie pracownik wykonujący pracę w tym czasie może żądać dodatku za pracę w nocy.

Pracującym w nocy jest taki pracownik, którego rozkład czasu pracy obejmuje co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub którego przynajmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na noc (art. 151§ 2 k.p.). A że praca w nocy zakłóca rytm biologiczny człowieka, przyspiesza zmęczenie i wymaga wzmożonego wysiłku psychofizycznego, dlatego ustawa ustanawia limit czasu pracy w tej porze doby. Wynosi on 8 godzin na dobę.

Ale ta granica nie dotyczy każdego pracownika wykonującego pracę w porze nocnej. Odnosi się tylko do pracownika, który łącznie spełnia następujące warunki:

- został zaliczony do grupy pracujących w nocy (patrz wyżej),

- wykonuje prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym bądź umysłowym, których wykaz określa pracodawca w porozumieniu z zakładową organizacją związkową (a gdy taka u niego nie działa - z przedstawicielami pracowników wybranymi w sposób przyjęty u pracodawcy) oraz po uzyskaniu opinii lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami i z uwzględnieniem gwarancji bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia pracowników (art. 151§ 3 i 4 k.p.).

Pani Halina jest pracownikiem działu informatycznego. Pracuje na dwie zmiany od 6 do 14 lub od 14 do 22. Pan Henryk w tej samej firmie pracuje przy taśmie produkcyjnej w systemie trzyzmianowym (I zmiana: 6-14, II zmiana: 14-22, III zmiana: 226). Ponieważ w każdym 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym więcej niż 1/4 czasu pracy pana Henryka przypada na porę nocną, która w firmie została określona od 22 do 6, należy on do kategorii pracujących w nocy. Pracodawca zaliczył pracę przy taśmie do szczególnie niebezpiecznych i związanych z dużym wysiłkiem fizycznym, dlatego pan Henryk nigdy nie będzie pracował w porze nocnej więcej niż 8 godzin na dobę. Gdyby zdarzyło się natomiast, że pani Halina będzie zmuszona wykonywać pracę w nocy, wówczas nie obejmie jej limit 8 godzin. Nie należy bowiem do kategorii pracujących w nocy i jej praca nie znalazła się w wykazie prac szczególnie niebezpiecznych lub wymagających szczególnego wysiłku fizycznego albo psychicznego.

Można jednak przekroczyć zakaz zatrudniania pracownika w nocy przy pracach szczególnie niebezpiecznych bądź związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub psychicznym powyżej 8 godzin na dobę. Dotyczy to pracowników:

- zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

- prowadzących akcję ratowniczą w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usuwających awarię.

Naruszenie zakazu zatrudnia w porze nocnej to wykroczenie (art. 281 pkt 5 k.p.). Grozi za to kara grzywny. Jeśli nałoży ją inspektor pracy, będzie ona wynosić nie więcej niż 1 tys. zł, a gdy sąd -do 5 tys. zł.

Kobietę w ciąży, zatrudnianą w nocy, pracodawca musi przenieść na okres ciąży do pracy poza porą nocną. Kiedy jest to niemożliwe lub niecelowe, powinien przesunąć ją do zupełnie innej pracy, wykonywanej w innych porach niż noc. A gdy i takie rozwiązanie zawodzi, musi zwolnić ją z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 178 k.p.). Pracownik opiekujący się dzieckiem w wieku do 4 lat musi złożyć oświadczenie, czy zamierza skorzystać ze swojego uprawnienia i nie pracować w nocy lub zgodzić się na pracę w tej porze doby (przechowuje się je w części B akt osobowych). Gdy oboje rodzice lub opiekunowie dziecka pracują, wówczas zakaz zatrudniania w nocy bez wyrażenia na to zgody dotyczy tylko jednego z nich (art. 189 k.p.).

Zakaz zatrudniania w nocy pracownika niepełnosprawnego nie jest absolutny. Pracownik ten może świadczyć pracę w nocy, jeśli jest zatrudniony przy pilnowaniu lub lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne załogi (w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą) zgodzi się na to (art. 16 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych).

Każdemu pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Jest to 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 151§ 1 k.p.). Należy się on niezależnie od przyjętego u pracodawcy rozkładu czy systemu czasu pracy i bez względu na to, czy praca w nocy jest wykonywana stale, czy doraźnie. Dla jego wypłaty nie ma też znaczenia zajmowane przez pracownika stanowisko ani inne wypłacane należności, np. dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.

20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w nocy to gwarantowane minimum. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca przewidział korzystniejszy pułap tego dodatku.

Jeśli tego nie zrobi, wówczas musi obliczać stawkę dodatku za godzinę pracy w nocy odrębnie dla każdego miesiąca. Dlaczego? Bo różna jest liczba godzin pracy w poszczególnych miesiącach. W tym celu powinien podzielić minimalne wynagrodzenie brutto (w 2007 r. - 936 zł) przez liczbę godzin pracy w danym miesiącu, a następnie uzyskany wynik pomnożyć przez 20 proc. (patrz tabela). Tak wyliczoną stawkę powinien pomnożyć przez liczbę godzin pracy w porze nocnej, aby uzyskać kwotę dodatku, jaką powinien wypłacić pracownikowi.

Pan Mirosław w styczniu 2007 r. przepracuje 40 godzin w porze nocnej. W związku z tym powinien otrzymać dodatek w wysokości 42,40 zł:

- (936 zł : 176 godz. [liczba godzin pracy w styczniu]) x 20 proc. = 1,06 zł

- 1,06 zł x 40 godz. = 42,40 zł

- kobiety w ciąży (art. 178 § 1 k.p.),

- pracownicy opiekujący się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, jeśli nie wyrażą zgody na pracę w nocy (art. 178 § 2 k.p.),

- pracownicy młodociani (art. 203 § 1 k.p.),

- pracownicy niepełnosprawni (art. 15 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, DzU nr 123, poz. 776 ze zm.).

Kwota ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej. Jeśli będzie ona znacząco odbiegać od dodatku, jaki pracownik otrzymałby, gdyby nie przyznano mu ryczałtu, pracodawca będzie musiał wypłacić mu wyrównanie (por. wyrok Sądu Najwyższego z 24 kwietnia 1979 r., I PRN 42/79).