Wykaz podatników VAT – jak uniknąć sankcji

Biała lista zawiera informacje o numerach rachunków podatników otwartych w związku z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą. Dokonanie przelewu na rachunek niezgłoszony do tego rejestru będzie możliwe w dalszym ciągu. Jednak zapłata (choćby w części) za fakturę dotyczącą transakcji o łącznej wartości przekraczającej 15 tys. zł brutto na rachunek czynnego podatnika VAT niewidniejący w wykazie, będzie prowadzić do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wartości odpowiadającej tej kwocie wpłaty. Może wiązać się także z odpowiedzialnością solidarną dotyczącą VAT należnego, który nie zostanie odprowadzony od tej transakcji przez sprzedawcę. Sankcje będą dotyczyć płatności realizowanych w roku podatkowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2019 r.

Co szczególnie istotne, kara jaką podatnik poniesie w podatku dochodowym może, lecz nie musi, być związana z rozliczaniem niektórych transakcji w VAT za pośrednictwem mechanizmu podzielonej płatności. Ustawodawca, wychodząc z założenia zbliżonego do tego, jaki przyświecał mu przy wdrożeniu podzielonej płatności, uznał bowiem, że skuteczne ograniczenie liczby transakcji gospodarczych o wątpliwym pochodzeniu może być osiągnięte tylko wówczas, gdy odbiorca faktury również zostanie dotknięty konsekwencjami „nabycia" faktury. Zwraca uwagę zwłaszcza fakt związania ścisłego limitu wartości transakcji z ograniczeniami, które już obowiązują w porządku prawnym w obszarze rozliczeń w transakcjach B2B – płatności gotówkowe powyżej kwoty 15  tys. zł już są wyłączone z kosztów podatkowych.

Czytaj także: Wykaz podatników VAT jest niekompletny. Firmy mają obawy, fiskus uspokaja

Negatywnych konsekwencji związanych z wyłączeniem wydatków z kosztów podatkowych oraz solidarną odpowiedzialnością można jednak uniknąć. Jeszcze zanim ww. sankcje wejdą w życie, podatnicy powinni zweryfikować umowy zawarte z aktualnymi dostawcami towarów i usług. Rachunek wskazany do zapłaty musi zgadzać się z danymi udostępnionymi na białej liście podatników.

Dlatego w przypadku ewentualnych rozbieżności już wcześniej należy podjąć się próby wprowadzenia zmian w umowach z kontrahentami i w kolejnych fakturach wystawianych przez nich

Jeśli w wykazie brakuje numeru rachunku kontrahenta, to można zwrócić się z prośbą o uzupełnienie przez niego danych (spółki wpisane do KRS aktualizują te dane przez złożenie NIP-8, natomiast podmioty prowadzące jednoosobową działalność poprzez zgłoszenie danych do CEIDG). Na uzyskaniu porozumienia w tym zakresie zależy przecież nie tylko nabywcy podlegającemu ewentualnym sankcjom, ale również dostawcy towarów czy usług, który dba o zachowanie wiarygodności i poprawnych relacji biznesowych.

Podobnie przy nawiązywaniu współpracy z nowym dostawcą należy ustalić numer rachunku do zapłaty należności, zgodnie z danymi wynikającymi z białej listy VAT.

Kogo należy sprawdzać

Nasuwa się zatem pytanie, jak daleko sięga obowiązek weryfikacji rachunków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Otóż, podejmując się sprawdzenia kontrahentów, trzeba wziąć pod uwagę, że:

- ewentualne sankcje dotyczyć będą płatności na rzecz czynnych podatników VAT; nie mają one zastosowania do regulowania należności względem podatników VAT zwolnionych;

- wyłączenie z kosztów czy solidarna odpowiedzialność będą obejmować płatności na rzecz zarówno polskich, jak i zagranicznych kontrahentów, posiadających rejestrację jako podatnicy czynni w Polsce.

Jak określić limit transakcyjny

Wskazane konsekwencje podatkowe będą się odnosić tylko do transakcji, których jednorazowa wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 tys. zł brutto lub równowartość tej kwoty. Transakcje w walutach obcych należy przeliczyć na złote według średniego kursu waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień przeprowadzenia transakcji.

W przypadku transakcji o wartości niższej lub równej 15 tys. zł, sposób uregulowania należności będzie w zasadzie nieistotny. Czy to jednak oznacza, że otrzymując od kontrahenta fakturę na kwotę niższą niż limit można nie obawiać się sankcji? Niestety nie. Ustalając ww. próg wartościowy, należy wziąć bowiem pod uwagę, że:

- Limit ten należy odnosić do całej wartości transakcji. Dlatego, jeśli transakcja o wartości jednorazowej powyżej 15 tys. zł brutto zostanie udokumentowana kilkoma fakturami na wartość niższą od tej kwoty (np. fakturami zaliczkowymi i końcową), to za każdą z nich należy zapłacić na rachunek czynnego podatnika z białej listy VAT.

- Ustalenie jednorazowej wartości transakcji w niektórych przypadkach może nie być proste. Mylące mogą być np. faktury otrzymywane regularnie z tytułu umów dotyczących najmu czy ciągłej współpracy w zakresie usług księgowych, prawnych, informatycznych itp.

Przykład

Spółka X zamówiła maszynę na wartość 60 tys. zł brutto od czynnego podatnika VAT. Pierwszą zaliczkę (20 tys. zł) wpłaciła 21 grudnia 2019 r., drugą transzę (10 tys. zł) – 3 stycznia 2020 r. (tj. w nowym roku podatkowym), pozostałą kwotę (30 tys. zł) – w dniu dostawy, tj. 29 stycznia 2020 r. Wszystkie wpłaty były dokonane na rachunek kontrahenta nieujawniony do białej listy podatników. W tej sytuacji ryzyko wyłączenia z kosztów podatkowych i solidarnej odpowiedzialności w VAT nie dotyczy tylko pierwszej wpłaty dokonanej jeszcze w 2019 r.

Umowy o stałe świadczenie usług

O ile w przypadku pojedynczych dostaw czy usług, ustalenie limitu transakcyjnego nie sprawia zwykle problemu, o tyle w przypadku transakcji ciągłych mogą powstać pewne wątpliwości. Najbardziej jaskrawym przykładem są tutaj płatności z tytułu umów o stałe świadczenie usług, zawartych na czas nieokreślony, które przewidują zapłatę ustalonej kwoty w cyklu, np. miesięcznym. W tej sytuacji limit 15 tys. zł powinien być naliczany narastająco w stosunku do całej wartości umowy. Jeśli suma płatności pewnych (z uwzględnieniem okresu wypowiedzenia) od początku obowiązywania takiej umowy przekroczy limit ustawowy, to wszystkie płatności muszą być dokonywane na rachunek podatnika VAT czynnego wykazany na białej liście (por. wyrok WSA we Wrocławiu z 29 maja 2018 r., I SA/Wr 301/18 oraz interpretację dyrektora KIS z 11 grudnia 2018 r., 0112-KDIL3-3.4011.351. 2018.1.DS).

Przykład

Załóżmy, że 1 kwietnia 2020 r. podatnik X prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zawarł umowę współpracy (na czas nieokreślony), w ramach której będzie świadczył na rzecz spółki Y usługi programistyczne. Umowa przewiduje miesięczne płatności w wysokości 6 tys. zł brutto oraz miesięczny okres wypowiedzenia (liczony od końca miesiąca, w którym złożono wypowiedzenie).

Suma należności pewnych z umowy przekroczy limit 15 tys. zł przy dokonywaniu drugiej zapłaty ((6 tys. zł x 2) + 6 tys. zł za okres wypowiedzenia= 18 tys. zł). Ta właśnie płatność i każda kolejna powinna być dokonywana na rachunek podatnika X zgodny z białą listą podatników. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby ze względów bezpieczeństwa od samego początku przekazywać wpłaty na ten właśnie rachunek.

Analogicznie, gdy taka umowa zostanie zawarta na czas określony (np. pół roku), decydująca jest suma płatności przypadających dostawcy towarów lub usług za cały czas trwania umowy. Gdy z góry wiadomo, że łączna wartość należności kontrahenta z tej umowy przekroczy limit 15 tys. zł brutto, wówczas od pierwszej płatności konieczne jest przekazywanie zapłaty na jego rachunek ujawniony w wykazie podatników (por. wyroki WSA we Wrocławiu z 27 września 2017 r., I SA/Wr 688/17 i WSA w Warszawie z 9 kwietnia 2019 r., III SA/Wa 1465/18).

Przykład

Podatnik zawiera 20 stycznia 2020 r. umowę dotyczącą zakupu usługi wsparcia technicznego na okres 24 miesięcy. W umowie przewiduje się ryczałtowe miesięczne wynagrodzenie 1000 zł brutto. Wartość transakcji w tym przypadku wynosi 24 tys. zł brutto (1000 zł x 24), czyli już pierwsza płatność powinna zostać wpłacona na rachunek usługodawcy ujęty w wykazie podatników VAT.

Da się zabezpieczyć płatności

Zapłata na inne, niż ujęte w rejestrze VAT, konto dostawcy/usługodawcy – czynnego podatnika – za transakcję powyżej 15 tys. zł będzie wiązać się z potrzebą zgłoszenia jej do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury. Zgłoszenia należy dokonać w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu. Brak zgłoszenia lub zgłoszenie po terminie oznaczać będzie konieczność wyłączenia tego wydatku z kosztów oraz ryzyko solidarnej odpowiedzialności w VAT. Na wyłączenie solidarnej odpowiedzialności mogą liczyć nabywcy płacący poprzez mechanizm split payment (nie znosi to jednak obowiązku wykluczenia ww. wydatku z kosztów).

Obowiązek zgłoszenia będzie więc dotyczyć sytuacji, w których:

- zapłata następuje na rzecz kontrahenta zagranicznego, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, który nie posiada polskiego rachunku bankowego;

- na białej liście brakuje informacji o rachunku kontrahenta, bez względu na to, czy przyczyną jest niezgłoszenie go przez dostawcę, czy błąd związany z transferem danych do wykazu podatników;

- strony uzgodniły, że zapłata dostawcy nastąpi na jego rachunek inny niż zgłoszony do wykazu.

Zdaniem autora

Krzysztof Wiśniewski, doradca podatkowy, dyrektor Departamentu Doradztwa Podatkowego i Prawnego w Mariański Group Kancelarii Prawno-Podatkowej

Problemy z weryfikacją kontrahentów wciąż nie są rozwiązane

Podatnicy powinni zwrócić uwagę na zgodność (compliance) przyjętych umownie rozwiązań w zakresie rozliczeń pomiędzy kontrahentami z wprowadzanymi ustawowo ograniczeniami. Będzie miało to szczególne znaczenie w przypadku płatności kartą płatniczą czy też z wykorzystaniem instytucji faktoringu, o czym ustawodawca zdaje się nie pamiętać. Do chwili obecnej nie wprowadzono również jednoznacznych i pewnych narzędzi do weryfikacji powszechnie stosowanych na rynku rozwiązań z wykorzystaniem wirtualnych rachunków kontrahenckich.

Nie sposób odmówić słuszności dla uzasadnienia wprowadzenia nowych ograniczeń, wszakże na rozroście szarej strefy szkody ponosi nie tylko budżet. Istotne zastrzeżenia budzi już jednak sposób wprowadzenia tych zmian, choćby ze względu na brak możliwości opracowania narzędzi do skutecznej weryfikacji tak wymagających obowiązków. Pikanterii całej zmianie dodaje fakt, iż skutki błędu popełnionego przez podatnika będą nieodwracalne. Nawet mylne wykonanie przelewu na rachunek inny niż podany na fakturze i ujawniony w rejestrze bezwzględnie pozbawi podatnika możliwości zaliczenia wydatku w koszty. Przepisy nie regulują bowiem kwestii zwrotu błędnie wykonanego przelewu.

Zdaniem autora

Ewelina Jankowska, starszy konsultant w Departamencie Doradztwa Podatkowego i Prawnego w Mariański Group Kancelarii Prawno-Podatkowej

Od przedsiębiorców wymaga się coraz wyższych standardów

Przepisy dotyczące ograniczenia zaliczania wydatków w koszty uzyskania przychodów mogą znaleźć zastosowanie jedynie do transakcji udokumentowanych fakturą, spełniających określone kryteria wartościowe, realizowanych z przedsiębiorcą, który na moment przeprowadzenia transakcji jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, gdy zapłata za tę transakcję nastąpi na rachunek inny niż ujęty w wykazie podatników na dzień zlecenia przelewu. Wskazuje to zatem na wymóg sprawdzania dostawcy / usługodawcy w wykazie przynajmniej dwukrotnie, tj. w momencie dokonania dostawy lub wykonania usługi oraz w dniu zlecenia przelewu.

Do tej pory kontrola statusu dostawcy w rejestrze VAT była istotna głównie dla ustalenia prawa do odliczenia VAT z faktur wystawianych przez ten podmiot. Organy podatkowe kwestionują bowiem obniżenie podatku należnego, dokonane na podstawie dokumentów wystawionych przez podmioty niezarejestrowane jako podatnicy VAT czynni. Obecnie wykaz ten pozwala na jeszcze szersze ustalenie historii rejestracji kontrahenta, co może dać większą pewność w relacji biznesowej z tym podmiotem. Dodatkowo, wykaz obejmuje teraz informacje o rachunkach zgłoszonych w związku z prowadzoną działalnością, które są z kolei istotne z punktu widzenia zabezpieczenia dokonywanych potrąceń kosztów i zapobiegania ewentualnym przypadkom solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania dostawcy w VAT. Konieczność weryfikacji tych rachunków to następny element wpływający na podwyższenie standardu należytej staranności wymaganej od przedsiębiorców.

podstawa prawna: ustawa z 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2019 r. poz. 1018)

podstawa prawna: art. 96b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 2174 ze zm.)