Pierwszą z nich stał się obowiązek zapewnienia klientom możliwości korzystania z płatności elektronicznych – w każdym punkcie sprzedaży (z pewnym polem do interpretacji – jaką formę może on przyjąć, najbardziej rozpowszechnioną możliwością jest terminal płatniczy). Druga, niejako pochodna poprzedniej, wprowadziła ulgi podatkowe związane z kosztami poniesionymi na udostępnienie wymaganych płatności elektronicznych. Trzecia, nieco przesunięta w czasie miała dotyczyć obowiązku integracji kas fiskalnych online z terminalami płatniczym.
Ulga podatkowa
Pierwszy z zapowiedzianych obowiązków wszedł w życie 1 stycznia 2022 r. i nie wywołał większego oddźwięku. Stało się tak po części z racji funkcjonującego od paru lat Programu Wsparcia Obrotu Bezgotówkowego, pozwalającego przedsiębiorcom na bezpłatne, a ściślej refundowane przez określony czas, korzystanie z terminala płatniczego. Dzięki temu większość białych plam (punktów nieprzyjmujących płatności kartowych) na mapie polskiej sieci akceptacji terminali płatniczych została już wcześniej zredukowana, chociaż nie wszystkie. W grudniu 2021 roku widać było wyraźnie zwiększone zainteresowanie usługami płatniczymi, jak nietrudno zgadnąć na skutek wspomnianego obowiązku. Niemniej jednak należy zauważyć, że prawodawca nie połączył go wprost z sankcjami karnymi czy skarbowymi.
W tym samym czasie zaczęły obowiązywać przepisy, dzięki którym przedsiębiorcy, nabywający terminal płatniczy do obsługi transakcji płatniczych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą skorzystać z ulgi podatkowej mającej na celu rekompensatę związanych z tym kosztów. Obejmuje ona zarówno kupujących terminal na własność, jak i dzierżawiących go od agentów rozliczeniowych.
Ulga przewiduje możliwość odliczenia od podstawy opodatkowania wydatków poniesionych na: nabycie terminala płatniczego, opłat za wynajem terminala płatniczego oraz prowizji naliczanych za obsługę transakcji płatniczych realizowanych za pomocą terminala. Mogą z niej skorzystać przedsiębiorcy opodatkowani według skali podatkowej (PIT-36), opodatkowani podatkiem liniowym (PIT-36L), a także płatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT-8).
Dodatkowe wsparcie
Wprowadzenie ulg podatkowych nie koliduje z dostępnymi wcześniej możliwościami dofinansowania terminali i prowizji oferowanego w Programie Wsparcia Obrotu Bezgotówkowego – Polska Bezgotówkowa. Połączenie obu możliwości daje przedsiębiorcom korzyść w postaci wydłużenia czasu, w którym koszty użytkowania terminala są niższe a nawet zerowe. Jeśli podatnik, który zapewnił możliwość przyjmowania płatności za pomocą terminala płatniczego, korzysta z refundacji związanych z tym kosztów w programach finansujących zwrot wydatków związanych z obsługą transakcji płatniczych, wydatki na udostępnienie płatności za pomocą terminala odlicza w roku podatkowym, w którym zaprzestał korzystania z programów finansujących wspomniany zwrot wydatków i w roku następującym po tym roku.
Na przykład, jeżeli przedsiębiorca korzysta z dofinansowania terminala w programie Polska Bezgotówkowa w okresie od 1 marca 2022 r. do 28 lutego 2023 r., wówczas prawo do ulgi podatkowej przysługuje mu po zakończeniu tego okresu, czyli od marca 2023 roku do grudnia 2024 roku.
Odroczony obowiązek
Trzecim obowiązkiem wprowadzanym przez Polski Ład miała być integracja kasy fiskalnej online z terminalem płatniczym. Rozwiązanie wzbudziło pewne obawy z uwagi na poważną sankcję w postaci grzywny 5 tys. zł, grożąca za niewywiązanie się z obowiązku, a ponadto z uwagi na – jak się okazało – nierealny termin wdrożenia tego obowiązku – wyznaczony pierwotnie na 1 lipca 2022 r. W efekcie szerokiej dyskusji oraz w wyniku współpracy z ustawodawcą, termin obowiązku integracji kas rejestrujących online z terminalami płatniczymi przesunięto na 1 stycznia 2025 r.
Integracja dla małych przedsiębiorców
Pomijając średnie i większe firmy, w najczęściej spotykanych przypadkach przedsiębiorcy na co dzień posługują się dwoma urządzeniami: kasą fiskalną służącą do ewidencji sprzedaży dla celów skarbowych oraz terminalem płatniczym do przyjmowania płatności kartą czy smartfonem. W przypadku rozwiązania niezintegrowanego, sprzedawca/kasjer musi oddzielnie „nabijać” transakcję na kasie fiskalnej i później przepisać jej kwotę do terminala, inicjując transakcję płatniczą. Integracja pozwala na zainicjowanie transakcji płatniczej z kasy fiskalnej i wysłanie jej do terminala. Oczywistą zaletą tego rozwiązania jest skrócenie czasu obsługi (jedna czynność zamiast dwóch) i uniknięcie błędów kasjerskich związanych z przepisywaniem kwoty transakcji.
W praktyce mamy jednak do czynienia z częstymi przypadkami, w których kasa fiskalna nie znajduje się w tym samym miejscu co terminal. Najprostszym przykładem jest gastronomia na dowóz. Dostawca zamówienia ma przy sobie terminal, ale nie ma przy sobie kasy fiskalnej, która znajduje się w lokalu, gdzie służy ewidencji wszystkich transakcji. We wszystkich tego typu przypadkach integracja terminali mobilnych z kasami fiskalnymi online staje się istotnym zagadnieniem wymagającym dobrego rozwiązania. Gdy oba urządzenia są podłączone do jednej sieci WIFI, jest ono nieco prostsze, ale wyzwanie technologiczne pojawia się w przypadku braku tego medium komunikacyjnego.
Kluczem jest mobilność
W tym kontekście znaczenia nabiera także to, że jak wskazują statystyki, im mniejszy przedsiębiorca, tym częściej potrzebuje on mobilnego terminala płatniczego. Według naszych obserwacji, jako największego w regionie Europy Środkowo-Wschodniej agenta rozliczeniowego, większość nowych instalacji terminali płatniczych stanowią urządzenia przenośne, które są najchętniej wybierane przez klientów. To także urządzenia najczęściej wybierane przez najmniejsze firmy, które decydują się na nie w 90% przypadków. Wiele spośród tych terminali nie zapewnia możliwości współpracy z sieciami WiFi, korzystając jedynie z transmisji GPRS za pośrednictwem sieci telefonii komórkowych. Zaletą skłaniającą do wyboru tego rozwiązania jest niski koszt dostępu do sieci i duża mobilność, pozwalająca na korzystanie z terminala wszędzie tam gdzie dociera sygnał nadajników komórkowych. To co jest zaletą w przypadku konieczności integracji urządzeń za pomocą wspólnej sieci WiFi, może być poważną wadą, ponieważ wymagałaby ona wymiany urządzeń na nowe zdolne do współpracy z różnymi punktami dostępu. Dotknęłoby by to w przeważającym stopniu małe firmy, zwłaszcza jednoosobowych usługodawców czy sprzedawców. Średni i więksi detaliści i tak korzystają z mniej lub bardziej zaawansowanych systemów sprzedażowych już teraz zintegrowanych z drukarką fiskalną, i terminalem płatniczym (w praktyce częściej z pinpadem).
Szukając złotego środka
Idąc krok dalej, nawet dla stacjonarnego terminala płatniczego kwestia integracji nie oznacza w praktyce „prostego” podłączenia kabelka. Integracja kasy z terminalem nie jest rozwiązaniem plug-and-play. Z jednej strony dostępne są różne rozwiązania fiskalne dostarczane przez dziesiątki producentów i dostawców, z drugiej różne typy i modele terminali płatniczych o różnych możliwościach. Dodatkowo obie strony „kabelka” posiadają różne media komunikacyjne zwiększające liczbę możliwych typów integracji i ich konfiguracji, które jednak nadal nie gwarantują możliwości jej wykonania. Kolejnym niezbędnym warunkiem, poprawnej współpracy obu urządzeń jest więc nie tylko wspólna sieć WiFi, czy kabel, który łączy je fizycznie ale także odpowiedni protokół odpowiedzialny za sprawną i bezpieczną wymianę danych pomiędzy nimi. Na rynku nie istnieje niestety narzędzie czy baza danych dostarczająca informacji o tym, jaki model kasy fiskalnej, z jakim medium komunikacyjnym oraz jakim interfejsem posiada konkretny przedsiębiorca. Ustalenie tego nie jest łatwe także w bezpośrednim kontakcie telefonicznym z użytkownikami kas ponieważ najczęściej nie są oni w stanie określić, czy mają drukarkę fiskalną czy kasę fiskalną i jakiego jest ona typu. W tej sytuacji by przeprowadzić integrację konieczna staje się wizyta technika, a raczej co najmniej dwie wizyty, ponieważ podczas pierwszej, brakuje zwykle wystarczających informacji o tym, co i jak trzeba będzie zintegrować u konkretnego klienta. Uwarunkowania te znacząco utrudniają realizację integracji, wydłużają potrzebny na to czas i znacząco zwiększają koszty. Tłumaczą zatem niską liczbę zrealizowanych dotąd integracji.
Szersza perspektywa
Według aktualnych szacunków, obowiązek integracji kas fiskalnych online i terminali może obejmować kilkaset tysięcy (przypuszczalnie ponad trzysta tysięcy) przedsiębiorców działających w różnych branżach i korzystających z różnych modeli sprzedaży. Fakt ten sprawia, że niezależnie od zmiany ustawowego terminu na 1 stycznia 2025, aktualnych pozostaje wiele związanych z tym obowiązkiem kwestii. Przede wszystkim dotyczą one integracji terminali mobilnych (głównie używanych poza siecią WiFi) oraz wdrożenia uniwersalnej i bezpiecznej integracji typu plug&play, być może docelowo wykorzystującej rozwiązania chmurowe. Te ostatnie mogłyby okazać się znacznie bardziej użytecznymi z uwagi na ergonomię i fakty, że kasy fiskalne online oraz terminale płatnicze dla swojego funkcjonowania już teraz muszą nawiązywać łączność z punktami sieciowymi.
Jak integrować
Omawiając zagadnienia integracji warto również uwzględnić bardziej zaawansowane uwarunkowania infrastruktury akceptacji płatności elektronicznych dostępnej w punktach sprzedaży, z których każdy ma swoje indywidualne implikacje dla optymalnego modelu integracji. Już na pierwszy rzut oka widać, że dla niektórych integracja – nawet wykonana niezależnie od obowiązku będzie realnym ułatwieniem prowadzonej działalności, a dla niektórych może nim być o ile zostanie zrealizowana w przemyślany sposób. Możliwości jest wiele, a pod uwagę należy wziąć co najmniej cztery.
Pierwszą są tzw. rozwiązania all-in-one, rynkowo nazywane kasoterminalami, fiskalnymi terminalami płatniczymi lub podobnie. Pojawiają się jako efekt niewymuszonej regulacją, rynkowej współpracy agenta rozliczeniowego i producenta kas fiskalnych, której efektem jest dostosowane do potrzeb, nowoczesne urządzenie mobilne, łączące w sobie terminal płatniczy i drukarkę fiskalną.
Drugą może być szersze dopuszczenie do użytku wirtualnych kas fiskalnych. Dla przypomnienia, w Polsce praktycznie wszystkie rozwiązanie fiskalne mają postać oddzielnego, homologowanego urządzenia, którego przeznaczeniem jest wyłącznie funkcja fiskalna. Dopiero w zeszłym roku dopuszczono kasy fiskalne funkcjonujące w postaci oprogramowania, dającego m.in. możliwość instalacji np. na smartfonie czy tablecie. Rozwiązanie to, póki co jest prawnie ograniczone do użycia w zaledwie kilku branżach – np. transporcie czy gastronomii, a jego rzeczywiste wykorzystanie komercyjne, jest na tę chwilę raczej rzadkością, choć korzystają już z niego np. znane serwisy przewozowe.
Nowe możliwości
Pewne nadzieje można wiązać z trzecią możliwością, której dostarczają rozwiązania znane jako tzw. SoftPOS czy LikePOS, umożliwiające akceptację płatności na smartfonie czy tablecie. Sprawiają one, że terminal płatniczy przestaje być jedynym urządzeniem dopuszczonym do obsługi płatności zbliżeniowych realizowanych zarówno plastikową kartą, jak i smartfonem będącym jej nośnikiem. Wykorzystanie aplikacji płatniczej na telefonie i jej współpraca z kasą fiskalną w postaci odrębnego urządzenia, jest dodatkowym zagadnieniem technicznym wymagającym rozpatrzenia w kontekście integracji.
Czwarty wariant, aczkolwiek na tę chwilę obecny raczej w większych przedsiębiorstwach, jest zjawisko przenikania się świata fizycznego i cyfrowego. W kontekście płatności objawia się ono w postaci omnichannelowości umożliwiającej zakup w tradycyjnym sklepie/punkcie sprzedaży, ale zapłatę w aplikacji mobilnej, z pominięciem terminala płatniczego. Przykładem takiego rozwiązania są coraz bardziej popularne płatności przy użyciu kodów QR, które można spotkać np. na stacjach benzynowych.
Ważny termin – 1 stycznia 2025 r.
Podsumowując, z punktu widzenia przedsiębiorcy, w kontekście Polskiego Ładu oraz płatności elektronicznych należy przypomnieć o obowiązku akceptacji takich płatności i korzyściach płynących z możliwości stosowania ulg podatkowych „na terminal”, które można odliczyć także w przypadku korzystania z refundacji np. w Programie Polska Bezgotówkowa.
Odnosząc się do odroczonego w czasie obowiązku integracji kas fiskalnych pozostaje docenić decyzję o zmianie terminu jego wejścia w życie i wykorzystać dodatkowy czas dla wypracowania wygodnego i innowacyjnego rozwiązania umożliwiającego realizację wymagań ustawowych oraz jednocześnie zapewniającego korzyści funkcjonalne dla objętych nim przedsiębiorców.