Przed przystąpieniem do automatyzacji procesów związanych z wypełnieniem obowiązków podatkowych należy dokładnie przeanalizować wiele kwestii.
Cel automatyzacji w podatkach
Pierwszym krokiem jest określenie celu automatyzacji. Należy rozważyć, czy chodzi o usprawnienie procesów związanych z rozliczeniem podatku dochodowego, zarządzaniem danymi podatkowymi, czy o przygotowanie dokumentacji cen transferowych i formularzy TPR-C dla wszystkich podmiotów powiązanych w grupie. Potrzeby użytkowników mogą być różne i do każdej z nich należy podejść indywidualnie. Jasno zdefiniowany cel automatyzacji pomoże określić zakres projektu i dostosować narzędzia do konkretnych potrzeb spółki.
Czytaj więcej:
Obszarem, który jest wspomagany i dotowany w obecnej perspektywie finansowej, jest szeroko rozumiana automatyzacja, cyfryzacja i transformacja firm...
Pro
Dodatkowo warto zastanowić się nie tylko nad efektem końcowym prac automatyzacyjnych, ale też poszczególnymi etapami prac jakimi jak: oczekiwania użytkowników, integracja oprogramowania z wewnętrznymi systemami i różnymi plikami źródłowymi pochodzącymi z zasobów grupy, sposób dostarczenia danych wsadowych do aplikacji służącej do automatyzacji, liczba pracowników, która powinna być zaangażowana w proces przygotowania i interpretacji danych przygotowywanych w ramach automatyzacji.
Zwrócenie uwagi na te kwestie umożliwi dostosowanie narzędzia pod indywidualne potrzeby, zapewniając większą efektywność wprowadzanych rozwiązań.
Odpowiednie narzędzia
Po ustaleniu celu, który chcemy osiągnąć wprowadzając automatyzację, wybór odpowiednich narzędzi automatyzacji jest kluczowy. Może on obejmować oprogramowanie do przetwarzania danych, narzędzia do analizy danych, bazy danych czy specjalistyczne systemy do wypełnienia obowiązków podatkowych. Warto skonsultować się z ekspertami z dziedziny podatków i technologii, aby wybrać rozwiązania, które najlepiej spełnią potrzeby spółki.
W tym miejscu należy również zastanowić się nad narzędziami „szytymi na miarę”, czyli dostosowywanymi pod indywidualne potrzeby poszczególnych klientów. Należy jednak pamiętać, że dedykowane narzędzia mogą być dostosowywane do indywidualnych potrzeb, ale powinny również zapewniać uniwersalne funkcjonalności takie jak zapewnienie bezpieczeństwa archiwizacji i przechowywania danych w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej. Ponadto warto zwrócić uwagę, aby wybrane aplikacje były łatwe i intuicyjne w obsłudze, a zebranie niezbędnych danych nie stanowiło dla użytkowników większego wyzwania.
Ważnym aspektem automatyzacji jest integracja nowych narzędzi z istniejącymi systemami informatycznymi spółki. Zapewnienie płynnej komunikacji między różnymi systemami umożliwi efektywne przepływanie danych i uniknięcie podwójnej pracy.
W tej sytuacji przykładem może być integracja systemu księgowego, zawierającego dane o wystawionych i zapłaconych fakturach, który ma możliwość zebrania i eksportu tych informacji poprzez dedykowane rozwiązania informatyczne. Przykładowo, na jego bazie, aplikacja będzie miała zweryfikować obowiązki z zakresu cen transferowych analizując przekroczenie progów dokumentacyjnych.
Automatyzacja a przepisy podatkowe
Zautomatyzowane narzędzia mogą pomóc w wypełnianiu obowiązków podatkowych, ale tylko wtedy, gdy są one właściwie skonfigurowane. Dlatego kluczowe jest zrozumienie obowiązujących przepisów podatkowych i ich wpływu na działalność spółki. Należy również monitorować zmiany w przepisach i dostosowywać systemy do nowych wymogów.
Kluczowe jest zatem zwrócenie uwagi czy aplikacja, z której korzystamy ma zagwarantowane dostosowanie do nowych przepisów podatkowych i czy w ramach wykupionego abonamentu dostawca umożliwia tzw. konsultacje techniczne i merytoryczne.
Obsługa aplikacji
Automatyzacja wymaga odpowiedniego przygotowania personelu. Pracownicy muszą być szkoleni w obszarze obsługi nowych narzędzi, a także w zakresie zrozumienia procesów podatkowych. Zrozumienie technologii i przepisów podatkowych jest kluczowe dla skutecznego wykorzystania automatyzacji. Warto zatem w ramach prac związanych z automatyzacją zaangażować przyszłych użytkowników w czynny udział we wskazywaniu oczekiwań dotyczących aplikacji, jej funkcjonalności czy dodatkowych inicjatyw z nią związanych, które w przyszłości zaowocują lepszym zrozumieniem i obsługą aplikacji.
Po wdrożeniu automatyzacji nie można zapominać o stałym monitorowaniu jej efektywności. Spółki powinny regularnie analizować wyniki, identyfikować ewentualne problemy i dokonywać optymalizacji procesów. Automatyzacja to proces ciągły, który może przynosić coraz lepsze rezultaty z czasem, dzięki dokonywanym zmianom.
Podsumowując, automatyzacja w dziedzinie podatków może przynieść wiele korzyści, ale wymaga starannego planowania i wdrożenia. Kluczowe jest określenie celu automatyzacji, wybór odpowiednich narzędzi, integracja z istniejącymi systemami, zrozumienie przepisów podatkowych, dbałość o bezpieczeństwo danych, odpowiednie szkolenie personelu oraz stałe monitorowanie i optymalizacja procesów. Dzięki temu spółka może efektywnie monitorować wypełnienie obowiązków podatkowych i unikać błędów oraz ryzyka związanego z niewłaściwym ich wypełnieniem. Automatyzacja w podatkach staje się coraz bardziej niezbędnym narzędziem w biznesie, natomiast realne korzyści są możliwe do osiągnięcia tylko wtedy, gdy jest odpowiednio przemyślana i wdrożona.
Zdaniem autorów
Adrian Mroziewski - Starszy Manager w Zespole Cen Transferowych w MDDP
Magdalena Sosińska - Starszy Konsultant w Zespole Cen Transferowych w MDDP
Dane księgowe są niezbędne do prawidłowej identyfikacji oraz wypełnienia obowiązków podatkowych. Odpowiednie narzędzia służące do automatyzacji procesów mogą znacznie usprawnić proces przygotowania niezbędnych dokumentów. W związku z tym konieczne jest wdrożenie odpowiednich procedur i standardów pracy, aby dane posiadane przez spółkę można było łatwo wykorzystać na potrzeby agregacji danych do zidentyfikowania i wypełnienia obowiązków podatkowych. Prawidłowo zagregowane dane umożliwiają zastosowanie automatyzacji, która umożliwia m.in. automatyczne zidentyfikowanie obowiązków z zakresu cen transferowych oraz przy wykorzystaniu dedykowanych rozwiązań również przygotowanie dokumentacji cen transferowych oraz formularzy TPR-C.
