KSeF ma usprawnić komunikację między podatnikami a administracją podatkową. Rozwiązanie to ma być również kluczowym narzędziem w rękach fiskusa w zakresie prowadzenia kontroli. Dzięki niemu urzędnicy będą mogli sprawnie przeprowadzać kontrole, kontrole krzyżowe czy czynności sprawdzające, mając duże zasoby informacji o podatnikach, ich kontrahentach oraz zawieranych przez nich transakcjach. Docelowo system ma pełnić także rolę prewencyjną, zmniejszając odsetek oszustw podatkowych. Kompletność i klarowność zawartych tam informacji, jak i transparentność samego systemu, ukróci bowiem z pewnością wiele stosowanych dotychczas niezgodnych z prawem praktyk.
Wdrożenie przepisów o obligatoryjnym rozliczaniu się za pomocą KSeF zostało odroczone do 2026 roku. Dzięki temu przedsiębiorcy mają czas na poznanie specyfiki tego systemu i nauczenie się korzystania z niego. Co warto podkreślić, KSeF jest nie tylko elementem programu księgowego, swoistą nakładką z dodatkowymi funkcjami do tego programu. Wprowadzenie systemu wiąże się z dostosowaniem procedur obowiązujących w firmie do rozwiązań i funkcji w nim przewidzianych. Punktem wyjścia powinien być dobór modelu współpracy, jaki będzie realizowany pomiędzy podatnikiem a jego biurem rachunkowym w ramach obsługi i funkcjonowania KSeF.
Modele współpracy przedsiębiorcy z księgowością w zakresie KSeF
Podstawą do wdrożenia Krajowego Systemu eFaktur jest ustalenie, w jakim zakresie konto podatnika będzie obsługiwał on sam, a w jakim podmiot zajmujący się jego rozliczeniami. Może to być pracownik lub osoba współpracująca w ramach tzw. księgowości wewnętrznej podatnika lub zewnętrzne biuro rachunkowe. We wszystkich tych przypadkach istotne jest zapewnienie odpowiednich upoważnień do dostępu do systemu z określeniem ich zakresu.
Na bazie przepisów, jakie mają obowiązywać w zakresie KSeF, przy współpracy z biurem rachunkowym można wyróżnić cztery modele, w ramach których podatnik będzie realizował obowiązki wynikające z systemu.
1. Pierwszy wariant to samodzielna obsługa KSeF przez podatnika, który sam wystawia, przesyła i odbiera faktury. Wybierając ten sposób, przedsiębiorca przesądza, że samodzielnie będzie obsługiwał system, bez korzystania z usług podmiotu zewnętrznego w tym zakresie. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nie może współpracować z żadnym zewnętrznym biurem rachunkowym. To rozwiązanie obliguje go bowiem jedynie do samodzielnej obsługi systemu KSeF, czyli do wystawiania i przesyłania e-faktur oraz odbierania ich.
2. W drugim modelu sytuacja jest zupełnie odmienna. Przedsiębiorca może jako zleceniodawca upoważnić biuro rachunkowe do obsługi systemu w jego imieniu. W zakresie tego upoważnienia będzie się ono zajmowało wystawianiem, przesyłaniem i odbiorem e-faktur.
3. Można również wybrać bardziej ograniczony model, który stanowi pewne wyśrodkowanie pomiędzy samodzielną obsługą KseF przez przedsiębiorcę a upoważnieniem w pełnym zakresie zewnętrznego podmiotu do tych czynności. Biuro rachunkowe może bowiem zostać upoważnione tylko do pobierania dokumentów z systemu, ale do ich wystawiania uprawniony będzie nadal wyłącznie przedsiębiorca.
4. Czwartym modelem jest wygenerowanie dla podmiotu zewnętrznego tzw. tokena, czyli kodu, który umożliwi pobieranie dokumentów z systemu bez uprzedniego logowania się do niego. Dzięki temu nie ma konieczności udostępniania zleceniobiorcy (biuru rachunkowemu) wszystkich danych przedsiębiorcy.
Jak prawidłowo wdrożyć KSeF
Aby poprawnie korzystać z KSeF, nie wystarczy tylko wybór przez przedsiębiorcę odpowiedniego dla niego modelu współpracy z biurem rachunkowym oraz dobór w tym aspekcie oprogramowania do obsługi systemu. Wdrożenie KSeF wymaga podjęcia wielu działań, w tym dostosowania praktyk funkcjonujących w firmie do systemu i jego funkcjonalności, a także korzystania z nich. Jeśli zatem przedsiębiorca zdecyduje się na outsourcing tych usług, to konieczne jest zawarcie umowy o współpracy z biurem rachunkowym, gdzie zostanie wybrany model takiej współpracy. Wtórnie zaś do niego, zostaną określone obowiązki i zakres zadań poszczególnych stron w przedmiocie obsługi KSeF.
Ponadto, w zależności od wyboru modelu współpracy na linii podatnik – biuro rachunkowe, należy również sporządzić szereg innych dokumentów usprawniających i jasno wyznaczających reguły tej współpracy oraz samo korzystanie z KSeF. Te dokumenty to np.:
- procedura wdrożenia KSeF;
- procedura wystawania faktur;
- procedura odbioru faktur;
- procedura obiegu dokumentów w firmie;
- oświadczenie na okoliczność składanych dokumentów oraz rzetelności faktur wystawianych w KSeF;
- oświadczenie o wyłączeniu spod obowiązku KSeF;
- lista uprawnionych do korzystania z KSeF;
- upoważnienie do korzystania z KSeF;
- zgoda na dostarczanie faktur ustrukturyzowanych (do czasu obligatoryjnego wejścia systemu);
- procedura działań na wypadek awarii systemu.
Podstawa prawna:
- rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2021 r., poz. 2481)
- art. 106r ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 361)
Zdaniem autorki
Monika Wolska-Bryńska, radca prawny, menedżer Zespołu Postępowań w Mariański Group
Mając na uwadze szereg czynności, które należy podjąć, aby prawidłowo wdrożyć i korzystać z KSeF, przedłużenie terminu na obowiązkowe wdrożenie go jest bardzo korzystne.
System stanie się obligatoryjny w 2026 roku. Przedsiębiorcy mają więc czas na dokładne poznanie go, przetestowanie i podjęcie decyzji, jaki model współpracy z biurem rachunkowym będzie dla nich optymalny. Jest to również okres do wykorzystania na przygotowanie wszystkich dokumentów/ procedur potrzebnych, wspierających lub pomocnych w korzystaniu z tego systemu.
