25 września weszła w życie ustawa o ochronie sygnalistów. Przewiduje ona ochronę dla osób, które zgłaszają lub ujawniają publicznie naruszenia prawa. Prawom sygnalistów odpowiadają obowiązki podmiotów prawnych, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Podmioty te zostały zobligowane do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, które mają zagwarantować sygnalistom ochronę przed działaniami odwetowymi. Obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur, niezależnie od liczby osób świadczących pracę, mają także podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.
Wejście w życie nowych przepisów wywołuje skutki także w odniesieniu do zagadnień podatkowych.
Czytaj więcej:
Ustawa o ochronie sygnalistów a koszty uzyskania przychodów
Ustawa o ochronie sygnalistów rodzi po stronie podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób szereg obowiązków organizacyjnych, w szczególności konieczność wdrożenia procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
Wdrożenie tego typu – podobnie jak w przypadku wielu nowelizacji powodujących powstanie nowych obowiązków po stronie podatników – wymaga zaangażowania sił i środków, w tym np. przeprowadzenia szkoleń czy też zapewnienia doradztwa służącego implementacji obowiązku w sposób kompleksowy i bezpieczny, zgodny z wymogami oraz najlepszymi praktykami rynkowymi. Działania związane z zaplanowaniem sposobu weryfikowania zgłoszeń, skrojeniem procedury na miarę specyfiki danego pracodawcy czy też zapewnieniem gwarancji poufności w stosunku do sygnalisty w praktyce mogą często wymagać wsparcia zewnętrznego doradcy.
W takiej sytuacji może powstać pytanie, czy poniesione przez firmę wydatki związane z takim wdrożeniem będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W celu udzielenia odpowiedzi trzeba rozważyć spełnienie przesłanek dla uwzględnienia takiego wydatku w kosztach uzyskania przychodów.
Co do zasady wydatki tego typu nie będą wydatkami służącymi bezpośrednio uzyskaniu przychodów. Kosztem uzyskania przychodów są jednak nie tylko wydatki służące bezpośrednio uzyskaniu przychodu, ale również takie, które są związane z zachowaniem czy też zabezpieczeniem źródła przychodów. I przede wszystkim w tej perspektywie należy rozpatrywać wszelkie wydatki poniesione na implementację ustawy o sygnalistach. Podobnie jak wydatki poniesione na opracowanie innych procedur i regulaminów organizacyjnych, tak też i te związane z sygnalistami powinny stanowić koszt podatkowy związany z zabezpieczeniem i zachowaniem źródła przychodów. Skoro podjęcie działań związanych z nową ustawą jest obligatoryjne dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób, to znaczy, że nie mogą one prowadzić swojej generującej przychody działalności bez funkcjonowania takiej procedury. A skoro wdrożenie procedury wymagać może poniesienia dodatkowych wydatków, to będą one stanowić koszty uzyskania przychodów.
Naturalnie, równocześnie muszą zostać spełnione pozostałe warunki niezbędne do ukosztowienia wydatku, czyli jego definitywny charakter, związek z działalnością prowadzoną przez podatnika oraz odpowiednie udokumentowanie. Jednocześnie wspomniane wydatki nie zostały wymienione w katalogu negatywnym z art. 16 ustawy o CIT, który wyłącza możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Zapewne co ostrożniejsi podatnicy mogą chcieć potwierdzać kosztowy charakter takich wydatków za pomocą indywidualnej interpretacji. Wydaje się jednak, że nie jest to działanie niezbędne, zwłaszcza przy poprawnym udokumentowaniu charakteru poniesionych wydatków.
Wpływ ustawy o ochronie sygnalistów na procedury w firmie
Kolejnym ważnym zagadnieniem z perspektywy nowej regulacji jest konieczność przeglądu wcześniej obowiązujących procedur oraz ich dostosowanie wszędzie tam, gdzie jest to niezbędne. W podmiotach nie tylko dużych, ale też tych mniejszych obowiązuje często szereg procedur wewnętrznych regulujących zasady postępowania w określonym obszarze, podział zadań oraz odpowiedzialności, układających procesy w sposób dostosowany do specyfiki danego zespołu. U wielu podatników sam obszar podatkowy może być uregulowany w ramach kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu różnych procedur.
W przypadku każdej obowiązującej procedury istotne jest, żeby była ona przestrzegana w praktyce oraz pozostawała spójna z innymi procedurami. Posiadanie procedur wzajemnie sprzecznych czy też realnie niestosowanych przez pracowników w codziennym funkcjonowaniu organizacji może stanowić źródło poważnych problemów.
Wejście w życie nowej procedury bardzo często oznacza, że konieczna jest wery- fikacja postanowień do- tychczasowych procedur i wyeliminowanie ewentualnych sprzeczności, niejasności czy też zwykłego braku kompatybilności i nielogiczności podejścia. Często procedury dotyczące podziału odpowiedzialności za różne procesy podatkowe, procedury dotyczące zarządzania ryzykiem podatkowym albo te regulujące zasady przygotowywania rozliczenia w ramach konkretnego podatku przewidują konkretne działania na wypadek zidentyfikowania nieprawidłowości. Oczywiście procedura zapewniająca ochronę sygnalistów musi wpisywać się w dotychczasowe regulaminy i procedury, tak by pracownicy nie mieli wątpliwości, w jaki sposób powinni się zachować w określonej sytuacji.
Podatki jako przedmiot zgłoszenia sygnalistów
Analizując związki ustawy o ochronie sygnalistów z podatkami, nie sposób pominąć również sytuacji, w której przedmiotem zgłoszenia będą właśnie naruszenia związane z realizacją obowiązków podatkowych.
Ustawa nie pozostawia w tym zakresie wątpliwości. Wśród naruszeń prawa wymienionych w jej treści znajdują się również działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa i dotyczące interesów fiskalnych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej oraz jednostki samorządu terytorialnego czy też wymienione dodatkowo wprost opodatkowanie osób prawnych. Jest to dość szeroka kategoria, w ramach której mieścić się mogą bardzo różne naruszenia związane z brakiem prawidłowej realizacji obowiązków podatkowych.
Można więc wyobrazić sobie, że dostrzeżone przez pracowników naruszenia będą mogły stać się przedmiotem skutecznego zgłoszenia w formule przewidzianej przez nową ustawę. Warto pamiętać o tym, że ustawodawca przewidział dwa kanały zgłoszeń – wewnętrzny (pozwalający na zamknięcie kwestii zgłoszenia w ramach podmiotu stosującego procedurę) oraz zewnętrzny (angażujący odpowiednie organy publiczne).
Z pewnością odpowiednia procedura wewnętrzna, dająca właściwe gwarancje przewidziane ustawą oraz prawidłowo zakomunikowana potencjalnym sygnalistom w ramach danej organizacji, stwarza odpowiednie warunki dla dokonywania wszelkich zgłoszeń wewnętrznie.
Zgłoszenia zewnętrzne z kolei przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organy publiczne, właściwe do podejmowania działań następczych. W obszarze podatkowym organem takim może być Szef Krajowej Administracji Skarbowej albo naczelnik właściwego urzędu skarbowego.
Z perspektywy ryzyk reputacyjnych oczywiście lepszym rozwiązaniem jest sytuacja, w której po zidentyfikowaniu nieprawidłowości przez pracownika-sygnalistę pracodawca podejmuje samodzielnie działania naprawcze służące wyeliminowaniu nieprawidłowości. W tym zakresie procedura może przewidywać podjęcie odpowiednich działań, polegających np. na złożeniu korekty deklaracji czy też dokonania czynności z zakresu realizacji obowiązków podatkowych, które dotychczas nie zostały dokonane.
Warto też pamiętać o tym, że sygnalista zachowuje prawo dokonania zgłoszenia zewnętrznego nawet bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego. Właściwe organy administracji skarbowej albo Rzecznik Praw Obywatelskich mogą zatem otrzymywać zgłoszenia z prośbą o podjęcie odpowiednich działań, w ramach których można zakładać przeprowadzenie czynności sprawdzających albo pełnej kontroli.
Niezależnie zatem od dotychczasowych możliwości w zakresie prowadzenia analiz oraz typowania podatników do przeprowadzenia kontroli, nieprawidłowości zgłaszane przez sygnalistów w ramach zgłoszeń zewnętrznych mogą stać się dodatkowym powodem do inicjowania weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych.
Marcin Kaleta – radca prawny, starszy menedżer w Dziale Postępowań Podatkowych i Sądowych, EY Polska
Podstawa prawna:
- ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928)
- art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm.)