Czy przekazanie środka trwałego na własne potrzeby trzeba udokumentować

- Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie handlu artykułami spożywczymi i chemicznymi. Rozliczam się na zasadach ogólnych. Zdecydowałem o przekazaniu jednego z użytkowanych w firmie środków trwałych (chłodziarko – zamrażarka) na osobiste (prywatne) potrzeby. Czy konieczny jest protokół takiego przekazania i co powinien zawierać? – pyta czytelnik.

Przedsiębiorca – podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może przekazać na cele prywatne składniki majątku, które wykorzystywał w prowadzonej działalności. Aby jednak nie narazić się na ujemne konsekwencje podatkowe, musi dopełnić formalności, zwłaszcza w zakresie sporządzenia dokumentacji potwierdzającej takie przekazanie.

Podatnik powinien nie tylko sporządzić odpowiedni protokół w tym zakresie (>patrz ramka), ale także wykreślić składnik trwałego majątku z ewidencji firmy.

Składnik majątku wykorzystywany przez przedsiębiorcę w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej musi zostać przekazany protokolarnie. Ponadto, wspomniany środek trwały powinien zostać wykreślony z ewidencji środków trwałych z adnotacją o przyczynie wykreślenia i datą tej czynności. Wykreślenie następuje poprzez wpisanie w ewidencji środków trwałych daty likwidacji trwałego składnika majątku, czyli wycofania na potrzeby osobiste.

Ma to istotne znaczenie, ponieważ składnik majątku, który jest wykreślony z ewidencji, nie może być dalej amortyzowany. Z kolei ta część wartości początkowej, która nie była do tej pory zamortyzowana, nie będzie kosztem przedsiębiorcy.

W przypadku przekazania składników majątku, które należą do przedsiębiorstwa podatnika, na cele inne niż związane z przedsiębiorstwem (w tym przypadku na osobiste potrzeby), należy rozważyć kwestię podatku od towarów i usług. Jeśli podatnik miał prawo (w całości lub w części) do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie środka trwałego (który jest przekazywany na prywatne potrzeby), to takie przekazanie powinien opodatkować podatkiem od towarów i usług w momencie jego przekazania. Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT takie przekazanie jest bowiem traktowane jako dostawa towarów, a co za tym idzie, trzeba rozliczyć z tego tytułu należny VAT.

Wystawiając stosowny dokument – np. fakturę wewnętrzną jako podstawę opodatkowania należy wskazać cenę nabycia (ewentualnie koszt wytworzenia). Sam protokół przekazania jest bowiem niewystarczający, gdyż należy wystawić wewnętrzny dowód księgowy.

Stosownie do art. 7 ust. 2 ustawy o VAT opodatkowaniu tym podatkiem podlega przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Jeśli przedsiębiorcy nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie wskazanego środka trwałego, to takie nieodpłatne przekazanie nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Co należy zawrzeć w protokole

Elementy protokołu przekazania środka trwałego:

1. data sporządzenia protokołu (dzień przekazania środka),

2. dane przedsiębiorcy – nazwa, adres, NIP,

3. określenie składnika majątku, który jest przekazywany – nazwa, numer w dotychczasowej ewidencji środków trwałych, inne dane, np. miejsce dotychczasowego użytkowania,

4. podpis przedsiębiorcy,