Wraz z zakończeniem roku kalendarzowego podatnicy zmagają się prawidłowym zakwalifikowaniem poniesionych wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Wątpliwości te dotyczą w szczególności nakładów na budowanie wizerunku, w tym wydatków na tzw. działalność CSR (czyli biznesu odpowiedzialnego społecznie). Prawidłowe ujęcie i udokumentowanie takich wydatków często może przesądzić o uznaniu ich za koszt podatkowy.
Co do zasady, wydatki poniesione na reklamę są kosztem podatkowym, jeśli reklama jest związana z prowadzoną działalnością i służy uzyskaniu przychodów. W praktyce ukształtowało się też podejście, że wydatek powinien być racjonalny i właściwie udokumentowany.
Inaczej niż wydatki na reklamę, koszty reprezentacji nie mogą być kosztem uzyskania przychodów. Zgodnie z ustawą o CIT, do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT).
Reprezentacja, czyli co
Przepisy ustaw podatkowych nie definiują pojęcia „reprezentacja". Słownikowa definicja wskazuje, że reprezentacja to „okazałość, wystawność w trybie życia związana ze stanowiskiem, pozycją". Zgodnie z ukształtowaną dawniej linią orzeczniczą i interpretacyjną, koszty reprezentacji charakteryzowały się okazałością i wystawnością, a celem ich poniesienia było wyłącznie kreowanie wizerunku firmy (np. interpretacja Izby Skarbowej w Rzeszowie z 6 grudnia 2006 r., IS.I/2-4231/22/06). Jednocześnie, ze względu na brzmienie wspomnianego przepisu, wykluczano z kosztów wydatki na usługi gastronomiczne (posiłki, poczęstunek).
Obecnie podejście do reprezentacji wygląda inaczej. Przełomowy okazał się wyrok NSA z 25 stycznia 2012 r. (II FSK 1445/10), zgodnie z którym „koszty reprezentacji (...) to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia".
Tym samym, dla ustalenia, czy dane działania stanowią reprezentację, konieczna jest każdorazowa ocena okoliczności i celu poniesionych wydatków.
Co z poczęstunkiem dla klienta
Powyższe podejście potwierdzają także najnowsze orzeczenia NSA. Przykładem może być wyrok z 19 stycznia 2016 r. (II FSK 2657/13). Sprawa dotyczyła spółki, która na spotkaniach z kontrahentami w swojej siedzibie serwowała drobny poczęstunek (kawa, mleko, soki, słodycze, owoce itp.). Ponadto, spółka organizowała też szkolenia dla klientów – zarówno odpłatne jak i nieodpłatne, a podczas ich trwania oferowała ciepłe napoje oraz drożdżówki, owoce. Zdaniem spółki ponoszone wydatki mogą być zaliczone do kosztów podatkowych i nie są kosztami reprezentacji.
NSA poparł stanowisko spółki zaznaczając przy tym, że wymienione w ustawie o CIT przykładowe koszty reprezentacji, tj. wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów (w tym alkoholowych), nie zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny, a charakter takiego wydatku należy oceniać każdorazowo i indywidualnie.
Szczególne działania
Obecnie coraz więcej firm angażuje się w programy społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR). Działania CSR mają na celu głównie:
- promowanie pozytywnego wizerunku firmy,
- poprawę konkurencyjności poprzez prowadzenie dialogu społecznego,
- zarządzanie relacjami z różnorodnymi interesariuszami spółki.
Często przybierają one formę działań podejmowanych na rzecz lokalnej społeczności bądź propagowania jakiejś słusznej społecznie idei. Czy wydatki na CSR można jednak zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? W końcu chodzi często o budowanie wizerunku.
Okazuje się, że fiskus zgadza się, aby wydatki na CSR uznawać za koszty podatkowe, nawet jeśli w niektórych przypadkach trudno wskazać bezpośredni związek ponoszonych wydatków z osiąganym przychodem. Brak związku bezpośredniego nie oznacza jednak, że takiego związku nie ma w ogóle. Podejście takie zaprezentowane zostało w interpretacji indywidualnej Izby Skarbowej w Katowicach z 4 kwietnia 2016 r. (IBPB-1-3/4510-259/16/TS).
Niestety, nie wszyscy podzielają ten pogląd. WSA w Szczecinie uznał bowiem (wyrok z 24 maja 2016 r., I SA/Sz 378/16), że wydatki na CSR nie są kosztem uzyskania przychodu, ponieważ „mają charakter oficjalny, kształtują wizerunek firmy, powodujący pozytywne postrzeganie przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne".
Popularyzacja działań CSR jest jednak w Polsce zjawiskiem na tyle nowym, że trudno mówić o jednolitej linii orzeczniczej czy interpretacyjnej. Może się zdarzyć, że fiskus i sądy uznają wydatki na CSR za koszty reprezentacji, które są wprost wyłączone z kosztów podatkowych. Dlatego warto zatroszczyć się o zebranie dowodów czy argumentów przemawiających za związkiem ponoszonych działań z osiąganym przychodem.
DOMINIKA KUCHARCZYK, KONSULTANT W ABC TAX SP. Z O. O., S PÓŁKA DORADZTWA PODATKOWEGO
