Na mocy regulacji wewnątrzzakładowych lub praktyki firmowej niektórzy pracodawcy opłacają pracownikom różne przejazdy, np. do miejsca pracy, domu, na lotnisko, dworzec. Inni zwracają im koszty korzystania z własnych samochodów do celów służbowych. W takich sytuacjach pojawia się pytanie, kiedy te świadczenia będą stanowiły przychód pracownika.

Ważne kryterium interesu

Zmiany w podejściu fiskusa do tego rodzaju wydatków pojawiły się za sprawą wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13, DzU z 2014 r., poz. 947). Wynika z niego, że za przychody pracownika, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.; dalej: ustawa o PIT), mogą być uznane takie świadczenia, które:

- zostały spełnione za jego zgodą (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

- zostały spełnione w jego interesie (a nie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

- dają wymierną korzyść (również w postaci zaoszczędzenia wydatku) konkretnej osobie (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich).

Warunki te są swoistym barometrem przy określeniu, czy konkretne świadczenie trzeba uznać za przychód pracownika. Wyrok TK powoduje, że w wielu przypadkach fiskus zmienia dotychczasowe stanowisko.

Zwrot dla pracownika mobilnego

Nowe podejście widać choćby w interpretacji wydanej przez dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 grudnia 2015 r. (IPPB4/4511-3-95/15-2/JK3). W pytaniu do organu wnioskodawca wskazał, że jego pracownicy wykonują na zlecenie spółki różne zadania wymagające od nich przemieszczania się po terenie ustalonym jako ich miejsce pracy, w zależności od aktualnych potrzeb. Wnioskodawca zawiera z zatrudnionymi umowy o korzystaniu z prywatnych samochodów (za ich zgodą) do przejazdów w obszarze wskazanym jako ich miejsce pracy i realizacji zadań zleconych przez spółkę. Dlatego pokrywała ona koszty używania przez etatowca prywatnego auta do celów służbowych na podstawie tzw. kilometrówki. Początkowo fiskus odmówił przyznania racji spółce i uznał, że zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu w celach służbowych do jazd lokalnych będzie przychodem pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Należy go więc opodatkować z innymi przychodami ze stosunku pracy.

Inaczej po skardze

Dopiero po wniesieniu przez spółkę skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego organ podatkowy zmienił interpretację. Uznał, że otrzymywana przez pracownika kwota wypłacana jako zwrot kosztów poniesionych przez niego za użycie prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (niebędących podróżą służbową w rozumieniu kodeksu pracy) nie powoduje powstania u niego przychodu podlegającego PIT. Spółka zaś jako płatnik nie powinna do przychodów pracownika z angażu doliczać wypłacanego świadczenia. Stanowi ono bowiem zwrot kosztów używania samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych.

Korzystne zmiany fiskusa widać także w jednej z ostatnich interpretacji. Zgodnie z nią nie stanowią przychodu świadczenia polegające na zapewnieniu pracownikom dojazdu do domu po godzinach pracy. Na podstawie przepisów wewnętrznych spółka zapewniała transport ze swojej siedziby do miejsca zamieszkania pracownikom, którzy musieli być w firmie po godz. 21, gdyż polecono im godziny nadliczbowe. Urząd wskazał, że takie świadczenia gwarantują higieniczne i bezpieczne warunki pracy i służą jej organizacji (umożliwiają prawidłowe wykonywanie pracy).

Bezpiecznie do domu

Spółka wskazała, że skorzystanie przez pracowników ze świadczenia w postaci bezpłatnego transportu taksówkami bądź samochodami służbowymi z miejsca pracy do miejsca zamieszkania tym wykonujących pracę na polecenie pracodawcy w nadgodzinach porą wieczorową bądź nocną niewątpliwie następować będzie za zgodą pracownika. Fiskus uznał, że zapewnienie pracownikom transportu taksówkami lub samochodami służbowymi leżeć będzie wyłącznie w interesie pracodawcy, a nie samych pracowników, którzy – gdyby nie konieczność wywiązania się z obowiązków służbowych – nie mieliby powodu do korzystania z tej usługi (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 lutego 2016 r., IPPB4/4511-1469/15-2/JK).

W podróży

Inaczej fiskus podchodzi do pokrycia kosztów transportu (np. dojazdu na lotnisko) temu, kto jedzie w delegację służbową. Organy podatkowe często podnoszą, że pracownik powinien sam zapewnić sobie przejazd na lotnisko i z lotniska w celu wykonania podróży służbowej w zakresie polecenia pracodawcy. I to zatrudniony musi pokryć wydatki z tym związane, niezależnie od tego, czy dojechałby tam środkami komunikacji miejskiej, taksówką, autem służbowym czy własnym. Zapewniając więc pracownikom dojazd w bezpieczny i szybki sposób w celu odbycia podróży służbowej, pracodawca zaoszczędził pracownikom wydatku, który musieliby ponieść. Wszystkie koszty związane ze świadczeniem pracy przez pracownika pokrywa pracodawca. Jednak z całą pewnością nie należą do nich wydatki związane ze zwrotem kosztów przejazdu do portu lotniczego – miejsca rozpoczęcia lub zakończenia podróży służbowej, pracy, położonego w tej samej miejscowości jak miejscowość, która wynika z karty charakterystyki stanowiska pracy, a będąca jednocześnie miejscem zamieszkania pracownika. Tak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 9 lipca 2015 r. (I SA/Po 872/14). Tym samym zapewnienie przejazdu taksówką lub autem służbowym jest dla pracownika korzyścią podlegającą opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

—JoannaTorbé

Zdaniem autorki

Joanna Torbé, adwokat, Kancelaria Adwokacka Joanna Torbé i Partnerzy

Pracodawców zapewne cieszą korzystniejsze niż dotychczas interpretacje fiskusa o zwolnieniu kosztów przejazdu podwładnych z podatków. Natomiast przy oskładkowaniu świadczeń związanych z nimi szef ma pole manewru. Wymaga to jednak umiejętnego korzystania ze zwolnień przewidzianych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Zwolnienie ze składek ZUS dotyczy kosztów używania w jazdach lokalnych pojazdu pracownika do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu.

Drugim zwolnieniem, którego można użyć, są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu. Pozwalają one kupić po cenach niższych niż detaliczne niektóre artykuły, przedmioty lub usługi oraz korzystać z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Należy też podkreślić, że w ocenie ZUS wyłączenie nie obejmuje kwot wypłaconych przez pracodawcę w gotówce. Umiejętne skonstruowanie zasad rozliczenia optymalizuje składkowo i podatkowo świadczenia związane z przejazdami, co jest szczególnie ważne dla mobilnych pracowników.